不動産業の業務効率化はどう進める？効果的なシステムの選び方を解説

不動産業は、契約などの関係から今でも物件情報や顧客情報を紙媒体で管理することが多く、資料を探したり作成したりといった業務に時間がかかってしまうため、何とかこの部分の業務を効率化したいと考えていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？
不動産業の業務効率化を謳った業務支援システムも多く販売されているため、導入を検討している企業さまもいらっしゃるかと思います。

この記事では、不動産業のどんな業務が効率化できるを解説した上で、おすすめの業務効率化ポイントと方法を紹介します。
業務効率化にお悩みの不動産業の企業さまは、検討材料としてぜひご活用ください。

この記事でわかること

• 不動産業の効率化が必要な理由
• 不動産業で効率化が可能な業務
• 業務効率化システムを導入する際の注意点

こんな人におすすめの記事です

• 不動産業で業務効率化を進めたいと考えている方
• 業務効率化システムの導入を検討している方
• おすすめの業務効率化システムを知りたい方

不動産業で業務効率化が必要な理由

コロナ禍や人手不足の影響で、不動産業界では特に業務効率化が求められています。

コロナ禍により顧客と対面する業務をできる限り減らすことが求めらるようになりましたが、不動産業務は物件の相談や内見など、顧客と対面せざるを得ない業務が多いのが特徴です。
そのため、オンラインでの面談や内見ができるシステムなどを使用して、業務形態を変化させる必要があります。

実際、コロナ禍でオンライン内見の利用は広がっています。
顧客管理システムによる内見希望者のリスト管理も合わせれば、さらなる業務効率化も可能でしょう。

また、これは不動産業に限った話ではありませんが、現代の日本では深刻な人手不足が続いています。人手不足の主要な原因は、少子高齢化による労働人口の減少と、働き方改革の推進による労働時間の減少です。

少ない人数･少ない時間で業務を進めるには、業務の効率化が欠かせません。不動産業務では、書類仕事や対面業務など時間のかかる業務が多くなりがちなため、業務効率化がより強く求められているのです。

不動産業務で効率化が可能な4つの業務

業務の効率化を進めるには、業務フローを確認して、効率化できる部分とできない部分を検討する必要があります。
例えば、対面での接客業務は、顧客が希望するのであれば顧客満足度の観点から省略することは難しいでしょう。

ここでは、主要な不動産業の業務を例に、効率化が可能な業務を解説していきます。
自社の業務状況と比較して、取り入れられる部分は積極的に取り入れてみてください。

物件や顧客情報の管理

物件や顧客情報の管理を紙媒体で行っているのであれば、データ管理に移行することで、業務効率化を図れます。

不動産業の特徴として、物件のオーナーも、物件を借りる人や購入する人も、どちらも顧客であるということが挙げられます。
そしてそれらが物件を通して紐づくため、紙媒体の情報管理では情報の検索や更新に時間がかかったり、何度も同じ情報を入力する必要があったり、最新情報に更新されていなかったりと無駄な工数が発生しがちです。
データ管理に移行すれば情報は一元化され、さらにそれがクラウドであれば常に最新の情報を社内全体で共有できます。

物件の空き情報や顧客との過去のやり取りをすぐに確認できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

日報や契約書の管理

不動産業では、毎日の業務日報や契約成立時の契約書作成など、書類作成業務も多くなります。日報や契約書についても、データ管理ができる状態にしておくと便利です。

日報や契約書は過去に作成したものを参照するケースも多いため、データ管理をしておけば必要なものをすぐに検索できます。

報告書作成業務

不動産の管理業務では、オーナーへの収支報告書作成も大変な業務です。業務効率化システムを活用すれば、契約情報や入金の情報を参照して収支報告書の自動作成も可能です。
収支報告書の作成時間を短縮できるだけでなく、数字の転記ミスも防止できます。

内見業務

内見業務も時間の取られる業務です。コロナ禍の影響で需要が増えているオンライン内見を導入することで、大幅な効率化が見込めます。
さらに、内見希望者のデータをシステムで管理しておけば、内見の順序の調整や見込み顧客の管理も同時にできて便利です。

不動産業の業務効率化にはシステムの導入が効果的

不動産業の業務効率化には、まず「社内の方法を一元管理できるシステム」の導入がおすすめです。
現在、不動産業の業務を支援するシステムは多くの種類が販売されており、導入例も増えています。

自社に合ったより効果的なシステムを選ぶポイントは、次の3点です。

• 業務効率化の目的に合ったものか
• 使いやすさ･サポートの充実度
• 連携サービスの豊富さ

システムを導入するのであれば、それを使いこなして成果を挙げなければ意味がありませんので、導入前に自社の業務に合っているかを見極めましょう。

業務効率化の目的に合ったものか

システムを導入する際に、「何となく便利そうだから」と導入の目的を考えずに導入するのはNGです。
まずは、自社の課題･問題点を把握して、それを克服できるシステムを選ぶようにしましょう。

業務上の課題は、会社によってさまざまです。自社の課題に対応できるシステムを選ばなければ意味がないので、課題の把握から始めることを徹底してください。

使いやすさ･サポートの充実度

システムを導入しても、それを使いこなせなければ意味がありません。操作が難しいシステムは、担当者に対する操作説明や慣れるまでに工数がかかってしまいます。
そのため、システムを選ぶ際には使いやすさも重視すべきです。

また、システムを効果的に使いこなすには、自社に合わせたカスタマイズも必要となってくるため、サポートに相談する機会も少なくありません。
そのため、サポートが充実したシステムを選んでおけば、なお安心できます。

連携サービスの豊富さ

システムの中には、他のAPIとの連携が可能な製品もあります。連携サービスの種類が豊富であれば、さまざまな用途に使用可能です。

システム導入後の新たな課題にも柔軟に対応できるため、連携サービスの豊富なシステムを選んでおけば間違いありません。

不動産業務の効率化にはkintoneがおすすめ

不動産業務支援システムの選択に迷うのであれば、kintone(キントーン)の導入がおすすめです。
kintoneは20,000社以上に導入されている業務効率化システムで、不動産業における導入例も多くあります。
不動産業務に特化した「不動産業務改善パッケージ」もあるので、特に不動産や顧客情報の管理を紙やエクセルで行っている企業に効果的と言えるでしょう。

不動産業務改善パッケージについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼不動産業でよくある課題をkintoneで解決！不動産業業務改善パッケージ

kintoneでできること

kintoneとは、「自社の業務に合わせてドラッグ＆ドロップで業務効率化アプリを作ることができる」、いわば業務改善のプラットフォームです。
物件管理や契約管理等、自社の業務に合わせたアプリを自分たちでつくることができます。
複数の情報を一元化して管理できるのがkintoneの特徴で、日報･顧客情報･物件情報などを一か所にまとめてデータ管理することで、常に最新の状態を保つことができ、情報検索も容易になります。
プラグインと呼ばれる拡張サービスや、外部との連携サービスも豊富なため、さまざまな課題に対応可能となっています。

顧客からの問い合わせ内容や対応状況などの共有も簡単で、対応漏れやトラブルを防止できます。
発注書や請求書の作成業務も自動化でき、数値の二重入力や転記ミスの防止にもつながります。

kintoneについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事も読んでみてください！
▼kintoneとは？実現できること･業務アプリの例もご紹介！

不動産業のkintone導入事例

「自社の業務に合わせて好きなように作る･カスタマイズできる」ため、kintoneの使い方はその企業の業務･課題によってさまざまです。
ここでは、実際に不動産業務で活用している導入事例を3つ紹介します。

案件管理で脱エクセル

▼不動産業でkintone活用！案件管理の脱エクセルを成功に導く手順とは？｜株式会社レアルジャパンさまのアプリ開発事例

株式会社レアルジャパンさまでは、案件管理をエクセルからkintoneに移行することで業務効率化に成功しました。
エクセルでの案件管理では、個別管理によって情報がブラックボックス化していましたが、kintoneでの一元管理によって情報共有がされ、場所や端末を選ばずに案件情報を確認できるようになったのです。

契約情報を一元化

▼kintoneで不動産管理！駐車場の契約情報を一元化｜建設業　株式会社アイケーディさまのアプリ開発事例

管理すべき物件(駐車場)の情報を紙やエクセルで契約情報を管理していると、契約情報が更新されていない、資料が分散しているなどの理由で、現状を正確に把握するのが困難です。
株式会社アイケーディさまでは、kintoneに情報を一元化したことで、物件の最新情報を簡単に確認できるようになりました。
その結果、問い合わせへの即時対応が可能となり、契約待機者の管理漏れもなくなるなど、管理業務の時間や手間の大幅な削減につながっています。

賃貸の請求業務を効率化

▼脱エクセル！kintoneで賃貸の請求業務を効率化｜不動産仲介業　株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

株式会社東洋不動産さまは、従来、請求書をエクセルで作成し、それを紙でファイリングすることで請求書の管理を行っていました。
しかし、この方法では、請求書を作成する度に入居者やオーナーの情報を調べる手間や、過去の請求書を探す手間がかかるという課題を抱えていました。

kintoneを導入することで、請求情報の情報共有が容易になり、物件と入居者やオーナーの情報が紐づけられているため、いちいち情報を調べる手間もなくなりました。
データ管理のため、過去の請求書を検索するのも簡単です。

全ての業務の基幹となる、不動産業の「顧客管理」については、こちらの記事もご参照ください！
▼kintoneで請求書を作成するために必要な「顧客管理」とは？～不動産仲介業編～｜株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

kintoneを活用して不動産業の業務を効率化させよう！

業務効率化の方法はいろいろありますが、もし今御社が紙やエクセルを中心とした業務をおこなっているのであればkintoneの導入が効果的です。
kintoneはさまざまな業務に活用できるため、まずは自社の課題･問題点を発見して、その課題をkintoneで克服しましょう。
業務効率化に成功すれば、手間やコストを削減できるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。積極的な業務効率化により、競合との差別化も図れるでしょう。

「自社の課題はITで解決可能なのか？」とお悩みなら、業務効率化を支援してくれるコムデックのような専門家に相談してみるのも解決方法の一つです。
「数年後、自社がどうなっていたいのか」を見据えて、今から業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか？