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不動産業でよくある課題をkintoneで解決!不動産業業務改善パッケージ

不動産業の業務課題を解決するkintone活用とは?
  • 賃貸物件の紹介や契約、売買の仲介等、不動産にかかわる事業をされていらっしゃる企業様は、オーナー様の情報や入居者様の情報、契約内容に物件情等々、とにかく管理すべき情報が多く常にエクセルを開いて最新情報を確認しながら業務を行っているということも少なくありません。

    今回は、そんな土地、建物、アパート等の賃貸/不動産売買/分譲に関わる管理業務を紙やエクセルを使って行っている「不動産業」の企業様の課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します!

    不動産業の業務によくある課題……kintoneで解決できます!

    コムデックが不動産業の企業さまからkintone(キントーン)の導入相談を受ける中で、よくお伺いする課題は以下の通です。
    御社にはいくつ当てはまるでしょうか?

    • オーナー、物件、入居者の情報が別々の エクセルで管理されており、書類作成の度に調べる必要がある
    • 契約書や重要事項説明書等の書類作成を行うために2重/3重入力している
    • 物件の空き状況は都度社内の資料を確認する必要があり
    • リーシングを営業任せにしている為各物件の情報が分からない
    • 誰がいつどこに発注を行ったのか管理できておらず属人化している
    • 地主・用地の情報や売買案件の商談状況が共有されておらず、担当者以外は対応できない
    • 顧客からどんな問い合わせがいつ来たのか、回答状況はどうなっているのかは本人しかわからない
    • オーナーへの毎月の収支報告資料の作成・振込金額の算出に時間がかかる
    • 空室率や収支分析を行う為に複数のエクセルや紙資料から集計を行っている

    冒頭でお伝えした通り、不動産業の場合には「顧客」双方にいることになるためその分管理すべき情報も増えます。
    それらの情報がエクセルを中心として管理されているため都度転記が必要であったり、全体での共有ができず属人化してしまっていることが課題と言えるでしょう。

    また、毎月の家賃収入を元に物件オーナー様向けの収支報告書を作ったり、退去に関わる業者への発注や退去者への清算をおこなったりと、お金に係る書類発行が多く、それらの作成に手間と時間がかかることも業界の抱える課題の一つです。

    エクセル中心で情報管理をしているとどうしてもこれらの課題を避けて通ることができませんが、業務改善プラットフォームのkintoneであれば解決可能です。
    kintoneは自社に合わせた形で業務アプリを開発していけるため、一から自社に合ったソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自社が使いやすいツールにしていくことができます。

    とは言え、ゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
    自社で開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。

    そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
    コムデックの「不動産業業務改善パッケージ」であれば、先ほど挙げた課題を網羅しながら、これまで難しかった分析・集計の自動化が可能となります。

    不動産業業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます!

    kintone不動産業業務改善パッケージでできること

    不動産業業務改善パッケージ(サービスページへのリンク)は、大きく分けて以下の6つの機能を有しています。

    • 賃貸顧客管理(オーナー/入居者)機能
    • 賃貸契約管理(物件/契約)機能
    • 不動産売買管理機能
    • 発注管理機能
    • 請求/収支報告書管理機能
    • 問合せ管理機能

    各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。

    賃貸顧客管理(オーナー/入居者)機能

    まず、不動産賃貸業における「顧客」つまり物件のオーナーと入居者を管理する機能です。これらが後でご紹介する契約管理や物件管理、請求管理等と紐付く基礎のアプリとなります。

    オーナー管理

    アパート・マンションのオーナー氏名、住所、連絡先等の基本情報を管理する機能です。
    物件管理と紐づけることで所有している物件の情報がオーナー管理内に一覧で表示される他、オーナー管理から新しく物件を登録することが可能です。
    他にも、振込先口座の情報等を管理することもできます。

    コムデック 不動産パッケージ

    入居者管理

    入居者の氏名や連絡先等の基本情報に加えて、連帯保証人や緊急連絡先、同居人の情報等を一元管理する機能です。
    ここを見れば常に最新の入居者情報を参照できます。
    契約とは別の機能となっており、後で契約と紐づけを行うため、例えば複数物件契約している場合でも入居者管理の登録は1回で済みます。

    コムデック 不動産パッケージ

    賃貸契約管理(物件/契約)機能

    オーナー情報と入居者情報を元に、それぞれと紐づけを行いながら登録するのが契約管理機能です。

    物件管理では、物件の基本情報と紐づくオーナー情報を管理することができます。
    現在の入居者はもちろん、該当物件の過去の入居者履歴も集約されるため、契約履歴を確認する事で家賃の変動や値付けに役立てることができます。

    契約管理では、その物件に紐づく入居者と契約金額や契約日、敷金礼金、駐車場契約の有無、保証会社や保険会社等、これまで紙やエクセルで管理していた情報一元管理することが可能です。
    それぞれ物件名や入居者名で簡単に検索を行うことができるため、問合せ時にすぐ契約内容を確認することができます。

    コムデック 不動産パッケージ

    物件管理

    コムデック 不動産パッケージ

    契約管理

    ここまでご紹介した顧客管理機能と契約管理機能の仕組みは、以下のようになっています。
    バラバラのエクセルで情報管理をしていたころに比べ、相互に紐づいていますので、それぞれの情報を自動的に参照できる仕組みです。

    コムデック 不動産パッケージ

    不動産売買管理機能

    不動産売買についても、賃貸同様顧客は双方に存在します。
    しかし、不動産売買において重要となるのは「売手」と「不動産」、そして「その不動産に係る商談の記録」なため、kintone不動産業業務改善パッケージでは「地主管理」「用地管理」の二つにアプリを絞って、より分かりやすく管理できる形にしています。

    地主管理

    地主管理は、賃貸におけるオーナー管理と同じ役割の機能です。
    売買に関わる地主の基本情報管理する機能となっており、用地管理と紐づけることで所有している土地の情報が自動で集約されます。

    「この地主の方が所有している土地を全て知りたい」というときには、地主管理からご確認いただくことが可能です。
    購入可能な土地を把握する事で買い付けを行うための準備ができます。

    コムデック 不動産パッケージ用地管理

    用地管理は、賃貸における物件管理と同じ役割の機能です。
    一つの土地に対して複数の地主を設定できるため、誰が利権者なのかをすぐに把握することができます。

    土地の基本情報を管理するだけではなく、その土地に関する商談記録を登録できるようになっており、担当者以外でも商談の状況を把握することができます。
    また、エリア別に土地をカテゴライズしたり、地目や坪数等柔軟な検索が可能なため、欲しい情報に素早くたどり着くことができます。

    コムデック 不動産パッケージ

    コムデック 不動産パッケージ

    エリア分けされている土地

    発注管理機能

    不動産業においては、退去時や何かが壊れた時等、業者に依頼して清掃や修理を実施することが多々あります。
    いつ・どこに・何を・いくらで依頼しているのか、支払いは終わっているのかといったステータスをエクセルでしかわからないという状況に陥ってしまいがちです。

    それらの情報を、属人的に管理するのではなく会社全体で共有するための機能が発注管理となります。

    業者管理

    どこにどんな依頼をいくらで発注したのかを管理するためには、まず発注先の管理が必要です。
    業者管理は、電気/ガスなどのインフラやトラブル発生時の修理業者、退去時の清掃業者等の情報を管理する機能です。

    対応業種や金額、連絡すべき先が明確になっていることで、トラブル発生時にすぐに対応を行うことができます。
    また、発注管理と紐づけることで、その業者に対して過去にどんな依頼をしたのかがわかります。

    コムデック 不動産パッケージ

    発注管理

    修理や退去時のクリーニング、防災点検等、各種作業の発注を管理する機能です。
    業者管理と紐づけることで業者別の発注履歴を集約することができる他、ワンクリックで発注書データの作成、およびPDF出力ができます。
    業者ごとに月別の支払い金額を自動集計することも可能です。

    コムデック 不動産パッケージ

    コムデック 不動産パッケージ

    業者別支払い金額集計

     

    請求/収支報告書管理

    業務に合わせた請求管理機能で請求書を発行でき、入金の管理まで行える機能です。
    退去であれば、敷金等も含めて精算金額を算出し、オーナー・退去者それぞれにインボイスに対応した請求書を発行できます。
    発注業者や仕入れ額を入力すると、自動で原価や粗利額を集計可能です。

    コムデック 不動産パッケージ

    また、請求書だけではなく、家賃や管理費などを毎月月末に自動集計し、各オーナー様向けの収支報告書を作成できます。
    毎月入居者ごとの家賃額を確認して作成していた手間を削減することが可能です。

    コムデック 不動産パッケージ

    画像はイメージです。御社のフォーマットに合わせて出力ができます。

    問合せ管理機能

    不動産業には、お客様はもちろん業者や保証会社等、様々なところから問合せが入ります。
    それらを電話口の従業員だけで対応することは難しく、別の担当者に引き継ぐ必要があるケースも少なくありません。
    不動産業業務改善パッケージでは、それらの問合せを一元管理する機能を備えています。

    いつ問合せが来て、誰が受け付けてどういう状況なのかを把握することができます。
    未対応の問合せがあれば、担当者宛にリマインドを行うことも可能です。

    過去の問合せ履歴も名前や内容等ですぐ検索可能なので、トラブル対応時のノウハウとして蓄積できる他、当時担当した従業員以外でも対応できます。
    従業員別に問合せ対応数を自動集計することで、業務負荷を見える化できます。

    コムデック 不動産パッケージ

    不動産業のkintone活用事例

    ▼kintoneで請求書を作成するために必要な「顧客管理」とは?~不動産仲介業編~|株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

    コムデック 不動産パッケージ

    ▼脱エクセル!kintoneで賃貸の請求業務を効率化|不動産仲介業 株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

    コムデック 不動産パッケージ

    株式会社東洋不動産さまでは、オーナーや入居者、物件等の基本情報管理はもちろん、請求書の発行もエクセルで実施されていました。
    各情報がバラバラのエクセルで管理されているため、請求書を作成するたびにオーナー様や入居者様の住所・名前を調べなくてはならない状態だったのです。

    そこにkintoneを導入し、オーナーと物件、入居者と物件、それぞれが契約管理の中で紐づくことで、物件ごと・契約ごとに発行する請求書作成業務を大きく効率化することができました。

    不動産業業務改善パッケージで脱エクセル・脱紙へ!

    冒頭で不動産業によくある業務上の課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか?
    それらの課題はkintone不動産業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。

    • 賃貸契約情報が一元化され、常に最新の物件・オーナー・入居者の情報を参照
    • 物件に対してオーナーと入居者の情報が紐づき、条件に応じた情報の検索が容易
    • 不動産売買の仲介手数料や退去費用の手数料等の請求書を作成・印刷可能
    • 業者の連絡先や支払先を管理でき、発注書を発行可能
    • 売買物件や購入希望者の情報を社内で共有することにより、担当者以外も状況を把握し問い合わせ対応ができる
    • 問い合わせ内容や対応状況を管理することで、対応の抜け漏れ防止とトラブル対応ノウハウを蓄積
    • 毎月のオーナーへの収支報告書 & 指定口座宛の振込FBデータを自動作成
    • 原価率や利益、空室率等を自動集計できる

    もし御社がエクセルを中心として顧客情報や契約情報の管理をされているようであれば、kintone不動産業業務改善パッケージで「顧客・契約情報の一元管理」はもちろん、収支報告書や請求書の作成、売買商談の管理といった周辺業務まで一括で業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか?

    kintone不動産業務改善パッケージについてよくあるご質問

    Q.コムデックのサポート範囲は?
    A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
    また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
    標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。

    Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
    A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
    現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。

    Q.競合他社の製品も検討している 差別化ポイントを教えてほしい
    A.機能については弊社HPをご覧ください。
    その他詳細につきましてはお問い合わせください。

    この記事を書いた人

    生田智之

    『DXの第一想起者』

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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