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案件管理・在庫管理をkintoneで一元化!KANBANプラグインで進捗管理がずっと楽に|タッチパネル製品輸入販売 ナイスモバイル株式会社さまの事例

kintoneで案件の進捗を見える化!アプリ間連携で在庫をリアルタイム把握!
案件管理や在庫管理に複数のエクセルやツールを使用している企業さまはまだまだ多いはず。

複数のエクセルやツールでの管理は手間がかかるうえ、入力漏れや更新漏れが起こりやすく、結局営業担当からの在庫確認は管理部門に電話で……そんな状態になっていませんか?

一度はkintoneを導入するも使いにくさからエクセルに逆戻りしてしまった企業さまが、案件管理や在庫管理などをkintoneで一元化し、さらに全体の進捗状況も一画面で把握できるようになったkintone再チャレンジの導入事例をご紹介します。

以前にkintoneを導入したときは定着しなかったけれど…

2016年に設立されたタッチパネル製品輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さま

「ITで働き方改革を支援する」をキーワードに、オールインワンミーティングボードにこだわってテレワークや遠隔授業用ツールを提供されています。
2018年からはMAXHUB(マックスハブ)の日本正規販売輸入元として、全国のオフィスや教育現場にMAXHUBを展開。

MAXHUBはその本体にWindowsが搭載されており、マイク・カメラも内蔵されているなど、オンラインミーティングや授業などに活用しやすい製品です。

▼MAXHUBの魅力大公開 WEB会議の価値最大化!

コムデックでも大活躍しているこのMAXHUBですが、昨今のコロナ禍で需要が大幅に増加。
ナイスモバイル株式会社さまでは、急激な需要拡大に社内の在庫管理や案件管理の体制が追い付かず、社員さんの業務負荷も増大していました。

当時エクセルで行っていた在庫管理

当時エクセルで行っていた在庫管理

ナイスモバイル株式会社さまではもともと業務管理ツールとしてkintone(キントーン)を導入していたものの、使い方や使用ルールが浸透しないまま放置されたアプリがあったり、一部はエクセル管理に戻っていたりと、環境が整備されていない状態が続いていました。

案件管理と出荷情報はkintone、見積書や在庫管理はエクセル……このように、kintoneと複数のエクセルを駆使して案件情報や在庫情報を管理していたため、二重に管理が必要な情報もあり効率は低下してしまっていました。

世間で一気に進んだオンライン化により、案件が急増して社員さんたちへの負担は大きくなるばかり。
このままでは限界が来るいつかお客様にも迷惑を掛けてしまう、と状況の打開を図りはじめました。

コロナ禍による受注増で案件管理コストが増大!複数のエクセルを見ないと状況が分からない

取扱商品の需要急増により、業務管理体制と社員さんの業務時間増加が課題となっていたナイスモバイル株式会社さま。
状況を整理する中で、早急に対応すべき課題は以下の3つであることがわかりました。

1.営業側からリアルタイムな在庫状況や納期が把握できない(在庫管理)
→受注や問い合わせの度に、営業担当が毎回本社へ確認していた

2.納品日・納品先・納品時間指定といった納品に関する情報がまとまっていない(案件管理・進捗管理)
→取引先の希望納品日ギリギリになって出荷チームから営業担当に問い合わせが入り、慌てることも

3.受注があるとkintoneと複数のエクセルへの情報登録が必要で、工数がかかる
→二重に情報を登録する必要がある部分もあり、入力漏れが発生しやすくなっていました

これらの課題を解決するために、導入してはいましたが活用度がいまいちだったkintoneへ改めて情報を集約し、データ管理することで体制を整えたい
また、kintoneをチェックするだけで案件の進捗・受注内容・出荷状況・納期などが一通り把握できる状態を実現して、スムーズで無駄のない業務フローを確立したい
そんな思いでナイスモバイル株式会社さまのkintone導入再チャレンジが始まりました。

出荷ピークまでに何とかしたい…!プロトタイプアプリの先行開発により3か月でアプリ運用スタート

こうして案件管理や在庫管理の体制を見直すことになったナイスモバイル株式会社さまですが、この時点で、出荷がピークを迎える9月を目前に控えていました。

課題解決に向けたkintoneの再導入、案件情報や在庫情報の一元化を対面開発で進めることになりました。

通常の対面開発では、まず現状や業務のフローをしっかりヒアリングしてどこからkintone化していくべきかを検討し、一緒にアプリを開発していきます。

目の前で作ったアプリを今度は実際の現場で使っていただきながら、より現場の要望や課題に沿ったものになるようブラッシュアップを重ねていく……という段階を踏みますが、この方法では今回ナイスモバイル株式会社さまが求めるスピードには応えられません。

出荷のピークに対応するためには、それまでに実運用に耐えるアプリを完成させ、実際に使う現場の方にもある程度操作に慣れていただく必要があります。

そこで、初期開発の時間を短縮し、以下のような「プロトタイプアプリをあらかじめ作成」+対面開発という流れで対面開発を進めていきました。
  1. 現状の業務フローの整理と課題の洗い出し
  2. 課題を解決するためのkintoneアプリ構成検討
  3. プロトタイプアプリを作成
  4. 担当者さんと打ち合わせでアプリの調整
  5. 実案件を対象としたトライアル実施
  6. 使ってみての要望をヒアリングし調整
  7. 社内での操作説明会
  8. 旧アプリやエクセルからデータを移行し、本番運用スタート

案件管理と在庫管理を連携!受注時に自動で在庫を引き当て

検討の結果、案件管理と進捗管理、そしてそれに伴う在庫管理は、「案件管理アプリ」「製品管理アプリ(在庫管理アプリ)」を自動連携させることで実現することになりました。

まず、案件管理では、納品ぎりぎりのタイミングで営業担当に確認することもあったという納品に必要な情報を網羅。

直前に慌てて確認する必要が無いような仕組みを作りました。

そして、製品管理アプリ(在庫管理アプリ)には「在庫」「デモ機」「成約済」「不良」というステータスを設定し、入荷した製品がまだ納品先の決まっていない在庫なのか、成約済みなのかを管理できるようにしました。

まず、営業担当が「案件管理アプリ」にお客様ごとの案件を登録していきます。

本社では、製品を入荷したら「製品管理アプリ(在庫管理アプリ)」でまずは「在庫」として登録します。

この時、自動で製品管理番号(レコード番号)が採番されます。

続いて、お客様から注文を受けたら、「案件管理アプリ」で受注した製品の情報を製品管理番号から取得し、受注登録を行います。

すると、「製品管理アプリ」側で該当製品のステータスが「成約済」に自動で切り替わり、その製品を受注した案件の基本情報も自動入力されます。

これにより、「どの案件にどの製品の在庫が紐づいているのか」が簡単に把握できるようになっただけではなく、「製品管理アプリ」に登録されている在庫情報を自動集計し、「今現在の各製品の在庫数」も把握できるようになりました。

NIMO kintone 製品管理アプリ

この在庫管理の仕組みには、アプリ間で必要なデータをコピーして取得できるルックアップ機能や、条件分岐プラグインを活用しています。

案件管理・在庫管理をkitnone化して連動させることにより、営業担当からの都度の在庫確認連絡を不要にし、受注時には在庫を確実に確保できるようになったのです。

NIMO kintone 案件管理アプリ

製品在庫が自動で引き当てされている「案件管理アプリ」の画面

条件分岐処理プラグインの詳しい使い方はこちら!
▼入力効率大幅アップ!kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説!

進捗管理はKANBANプラグインで実現!全体の状況を一画面で把握

「案件管理アプリ」と「製品管理アプリ」の連携により、案件管理と在庫管理の課題がクリアできたナイスモバイル株式会社さま。

続いて、「全ての案件の進捗を一画面で確認したい」という進捗管理のご要望に応えるべく、実際にコムデックでも案件管理に活用しているKANBANプラグインを導入しました。

▼ITサポート部から付箋が消えた!kintoneで案件管理を改善

いわゆる「かんばん方式」のようにkintoneに登録されている情報を見える化するもので、ステータスごとに案件をカード形式で表示

付箋を貼ったり剥がしたりするように、案件一つひとつをドラッグ&ドロップでステータス更新できます。

NIMO kintone KANBAN

ナイスモバイル株式会社さまがメインで扱うMAXHUBを使えば各案件の情報を十分な大きさで表示でき、タッチペンで操作もできるため、KANBANプラグインとは相性バッチリ!

これまで、案件ごとの進捗状況は1件ずつ検索し、詳細画面まで遷移することで確認していましたが、KANBANプラグインの導入により多数の案件を一画面で確認可能になりました。
一画面で各案件の進捗状況を把握できるため、自分が担当している案件に対する次のアクションも把握しやすくなり、スムーズに業務を行える環境が整ったと言えます。

案件管理・在庫管理・進捗管理にkintoneを導入した効果とは

案件管理、在庫管理をkintoneへ一元化し、進捗管理にKANBANプラグイン導入をおこなったナイスモバイル株式会社さまでは、それらの改善と合わせてこれまでエクセルで行っていた見積書作成や、販売店管理もkintone化。

複数のエクセルとkintoneへの入力、複数の確認が必要であった業務が、kintoneに入力すれば完了し、kintoneを見れば全ての最新状況を把握できる環境になりました。

NIMO kintone 見積管理アプリ

kintone 見積管理の画面

ナイスモバイル株式会社さまのkintone再導入の効果は以下の通りです。

  • 複数のエクセルを使っていたのがkintoneさえ見ればわかる状態となった
  • KANBANプラグインにより案件の状況が一目でわかるようになった
  • 出荷や納品に関する情報がアプリを見れば確認できるようになった
  • 製品の在庫管理と案件の受注管理が連携し、kintone上で一元管理できるようになった
  • エクセルで行っていた見積作成や販売店管理もkintoneで一元管理できるようになった
急速導入だったこともあり、これまでのやり方を変えてkintoneに順応するためのパワーは必要とはしましたが、削減された手間や時間を考えるとメリットは大きい、とのことです。

kintoneでのデータ管理をさまざまな方向に活かしていきたい

kintoneの再導入、そして情報の一元化に取り組まれ、ナイスモバイル株式会社さまでは案件管理や在庫管理、進捗管理などに関わる課題が解決されました。

今後は、kintoneの「使いながらブラッシュアップしていける」という特徴を活かし、作成したアプリがより使いやすくなるよう、アップデートしていく予定です。

kintoneに情報が集約されたことにより、さまざまなデータがkintoneに蓄積されるようになったため、蓄積されたデータを分析し、事業計画などに展開させていくことも視野に入れています。

それだけではなく、kintone活用を外部にも広げ、販売店からの注文管理をkintoneで行うことで、サプライチェーン全体の効率化も目指していくとのことでした。

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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