増え続けるデータをどう管理する！？パソコンとスタッフさんの余裕を生み出したDropbox Business導入！｜HP制作・広告デザイン業　有限会社エムブレインさまの事例

WEBや広告制作現場にありがちなデータ管理問題はつきまといますよね？

そこで今回は、増え続ける「データ管理」に悩んでいたホームページ･広告制作に携わる有限会社エムブレインさまでDropbox Businessを導入により起こった変化、そしてその結果もたらされたもうひとつのメリットについてご紹介します！

お客さまが増え、お付き合いが長くなるほど増えるデータ量

有限会社エムブレインさまは2005年に設立され、ホームページ制作を通じてさまざまな企業さまとのパートナー関係を築いてこられました。

ネットを通じて情報を得る人が増えている今、企業さまにとってのホームページの重要度は確実に上昇しています。
そんな中で、ヒアリングから企画・制作、そしてその後のサポートやコンテンツの見直しまでを一手に担い、「人と人とを結びつける、価値あるホームページを作りたい」との思いで制作に取り組まれていらっしゃるとのことです。

ホームページの制作には、画像など容量の大きなデータを多数必要とします。
その中には、お客様からお預かりしたロゴデータや、会社イベントのお写真、過去の印刷物データなど、「使うかわからないけれど、使うかもしれないから取ってある」データも。

加えて、製作の過程で複数の案や修正前後のデータなどが発生するため、完成までには1件の企業さま分でもとても大きなデータ量となっていきます。
企業さまとのお付き合いが長くなればなるほど、リニューアルやコンテンツの差し替えなどによりデータ量は膨れ上がっていきました。

有限会社エムブレインさまではこれまで、保有するデータの容量増加への対策として、修正途中や修正案で採択しなかったデータは削除し、最新のデータのみを残しておく、という方法で進めてこられました。

「でもね、修正が完了してしばらく経つと、『やっぱり前の形に戻したい』とご希望をいただくことも少なくないんですよ」

そう話されるのは有限会社エムブレインさまの田中社長。

「以前の形に戻したい」、そうなると最新のデータだけを保持している有限会社エムブレインさまでは、以前のデータを消してしまっているため簡単には戻すことができません。
スタッフさんが記憶やメール履歴などを頼りに元に戻す、という作業をされたこともあるそうです。

「記憶を頼りに作り直す」 「お客様へのメール添付した資料を探す」。
そこにかける時間を、もっとお客様のために使えるのではないか？という想いは以前からお持ちだったといいます。

エムブレイン　田中社長

データの「要る」・「要らない」を決めるには時間とパワーが必要

また、「データの取捨選択」は意外と時間と手間を使うということがわかってきました。

データ容量が多くなってパソコンのHDD容量を圧迫しはじめると、当然データの削除作業が発生するわけですが、「どれを残して」「どれを消すか」を判断することは、スタッフさんの時間と作業が必要なのです。
上にあげたように、以前に「前に戻す」という作業が発生したことを考えると、どこまで消してよいのか…悩んでしまいますよね。

少人数精鋭で作業されている有限会社エムブレインさまは、「データ削除に割く時間やパワーがもったいない！」と思うことがあったといいます。

外付けHDDでの管理も考えたけれど…

パソコンの容量不足といえば、外付けHDDにデータを移行しての管理を思いつく方もいらっしゃるでしょう。
有限会社エムブレインさまでも、かつては外付けHDDを使っていたことがあるそうです。

しかし、外付けHDDには紛失や故障への不安がつきまといます。

有限会社エムブレインさまでは、実際に使用していた外付けHDDが故障してしまった経験もあり、この時はバックアップを取っていて事なきを得ましたが、「いつか壊れてお預かりしたデータや作成したデータが消えてしまうのではないか？」という不安がぬぐえずにいたそうです。

加えて、すぐには使わないデータを外付けHDDに移すという作業自体にも時間がかかる上、そこからデータを探して取り出してくるのにも手間が発生します。

このように、「外付けHDDの管理」自体も、時間と手間を必要とする業務となってしまいかねません。

以前まで使用していた外付けHDD

「Dropbox Business」でのデータ管理にはスムーズに移行できた！

「過去データを残しておけないと、お客様からのご要望にすぐに対応できない」
「データ容量を気にしてデータを選別する時間がもったいない
「外付けHDDではいつ壊れるかわからない」

これらのデータ管理に関する課題に対して、有限会社エムブレインさまでは「Dropbox Business(ドロップボックスビジネス)」を導入することにしました。

セミナーでDropbox Businessについて知り、容量無制限且つクラウド上にデータが保管されているという点に惹かれて導入を決められたという有限会社エムブレインさま。

iCloudやGoogleDriveなど、スマートフォンからも利用できるクラウドサービスが増えてきていることもあり、プライベートで無料版Dropboxを利用しているスタッフさんもいらっしゃったため、抵抗感少なく導入がおこなえたそうです。

PC内のフォルダと同じように活用できるため、操作を改めて覚えるコストを抑えることができるのもDropbox Businessの特徴です。

個人向けDropboxとの大きな違いはセキュリティ面や管理者機能などであり、使用感が大きく変わらない、という面も導入しやすかったのではないでしょうか。

「Dropbox Business」管理方法にちょっとした工夫も…

有限会社エムブレインさまでは、「Dropbox Business」を導入するにあたり、フォルダ管理の仕方も変更しました。

「お客様に関するデータを保管する」というと、まず企業さまのお名前でフォルダを作成し、そこにデータを入れていく…という管理方法を想像しがちですが、有限会社エムブレインさまでは企業さま名のフォルダで分けるのではなく、「〇年〇月」という年月ごとのフォルダを作成し、その中に企業さまごとのフォルダを用意したのです。

これにより、作成中のデータや完成後のデータを時系列で残せるようになりました。
そのため、企業さまからの「この時の形に戻したい」というご要望にも素早く対応できるようになったそうです。

また作業したスタッフさん側も「この頃に作業したな…」ということは思い出しやすいそうで、データを探し出すこともスムーズになったとか。
基本的には有限会社エムブレインさま社内でのデータ共有や保管のために活用されている一方で、企業さまからデータを預かる際にも役立っています。

ホームページ制作に欠かせない写真やロゴ、過去の印刷物データなどは容量が大きく、メール添付などでは送信できないこともあります。
しかし、「Dropbox Business」を介することでこれらのデータのやり取りがスムーズになりました。

お客さま側が「Dropbox」を使用されていることも増えてきているそうで、そのような場合にはフォルダごと共有することで毎回メールや無料のストレージサービスを使ってデータのやり取りをする必要は無くなります。

「Dropbox Business」でパソコンにさらに余裕を持たせられるスマートシンク機能

また、有限会社エムブレインさまでは「Dropbox Business」にあるスマートシンク機能を活用されることで、データ管理をより効率化されています。

スマートシンク機能では、パソコンから該当データのファイル名やサイズなどは確認できるけれど手元のパソコン内と同期はされておらず、データ本体がクラウドのみにあるという状態にできるのです。
そのため、すぐに使う予定がないデータはスマートシンクで管理し、それがどういうデータかはパソコンからすぐに確認できるため、必要があればダウンロードして使う、ということが可能です。

これにより、お付き合いの長い企業さまのたくさんのデータを管理していても手元のパソコンの容量を圧迫することがなく、パソコンの動作がスムーズになって作業自体もサクサク進めることができるようになったと話してくださいました。

パソコンの入れ替え作業が発生した場合にも、パソコン内のデータが少量であれば移行が簡単に済み、スムーズに作業できると喜ばれています。

「Dropbox Business」でもたらされたもう一つのメリットとは？

有限会社エムブレインさまには「Dropbox Business」によりもたらされたもう一つのメリットがありました。
完全リモートワークで働くというスタッフさんが出てきたのです。

田中社長は、「Dropbox Business」を導入済みであったことがリモートワークにもスムーズに対応できた理由だとおっしゃいます。
「Dropbox Business」でデータを共有することにより、スタッフさんがどこにいても必要な情報はDropbox内にあるため、問題なく作業を進められているとのこと。

スタッフさんの働き方にも多様性をもたらす変化となりました。

スタッフ全員がリモートワークの為、社内には田中社長一人でした。

これからも地元のたくさんの企業さまのパートナーとして…

「クラウドに不安を感じる方もいますが、物理的に壊れてしまったり、失くしてしまったりする外付けHDDより安心。

なにより、容量を気にしなくていいという利便性がありがたい」とおっしゃる田中社長。
どんな会社でも、あまり抵抗感なく取り組みやすい、「はじめてのクラウド」になってもらいやすいのがDropbox Businessですと太鼓判を押していただきました！

データが増え続けていっても、状況が変化しても、管理や業務がスムーズにおこなえるようになった今、エムブレインさまはますますたくさんの企業さまのパートナーとして注力していかれることでしょう！