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kintoneとDropboxの連携プラグイン、Dropbox for kintoneの特徴を解説!

kintone × Dropbox 連携プラグイン
  • 社内の業務をkintone(キントーン)で管理している企業さまの中にも、「容量等の関係からファイルの管理だけはDropboxを利用している」という企業さまは多くいらっしゃいます。
    そんな時におすすめしたいのが、kintoneとDropboxを連携して、双方のデータ管理を簡単にする方法です。

    2つのツールを連携することで、双方のファイル管理が容易になり、業務の効率化を図ることができます!

    この記事でわかること

    • kintoneとDropboxを連携する方法
    • kintoneとDropboxの連携で得られるメリット

    こんな人に向いている記事です

    • kintoneとDropboxを使い分けており、データとファイルの紐づけに困っている人
    • kintoneとDropboxを行き来する手間を省きたい人
    • kintoneとDropboxの連携を検討している人

    kintoneでファイル管理は可能、ただしやや不便な点も

    まず、kintoneでファイル管理は可能です。
    kintoneの標準機能には「添付ファイル」フィールドがあり、画像・ワード・エクセルなどのファイルを1フィールドに対して1GBまで添付できます。

    コムデック kintone×Dropbox

    また、kintoneでは契約ユーザー数×5GBのディスク容量が提供され、空き容量はユーザー間で共有されます。

    例えば、10ユーザーの場合はその企業全体で50GBの容量があり、1人の社員が業務がら大量のファイルを扱い40GBを利用、さほど容量を使わない社員で残りの10GBを使用するといった活用方法も可能です。
    現在の自社のディスク容量を確認したい場合には「cybozu.com共通管理」から「契約状況」を見てください。
    現在使用している容量と、全体の容量が記載されています。

    コムデック kintone×Dropbox

    kintoneでファイル管理を実現した事例はこちら!
    ▼kintoneでファイル管理を実現!「資料を探す手間」がゼロに|電気工事業株式会社アイフク・テックさまのアプリ開発事例

    しかし、1フィールドに添付できる容量は1GBが最大のため、データ量の大きい動画や写真、建設業の図面などはkintoneだけで管理するのは難しそうです。
    また、kintoneに添付されたファイルは都度ダウンロードしないと内容を編集することができません。
    ちょっとだけ変えたいところがあっても、ダウンロード→編集して保存→kintoneに再添付という手順を踏む必要があるので、頻繁に内容変更があるデータの管理には向きません

    kintoneそのものでファイル管理を行う方法や、kintoneでの管理に向くデータ・向かないデータはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
    ▼kintoneでファイル管理はできるのか?プラグインで階層構造を実現!

    kintoneとDropboxの使い分けで生じる課題

    kintoneの標準機能でもファイルの管理はできますが、ファイル管理に特化しているツールではないため不便な点もあります。
    そこで、各種データの保管場所としてDropbox(ドロップボックス)をはじめとするクラウドストレージをご利用いただいている企業さまも多いのではないでしょうか。

    しかし、kintoneとDropbox等のクラウドストレージを使い分けていると、どうしても以下のような手間が発生してしまいます。

    双方のファイル管理が大変

    kintoneとDropboxを使い分けていると、データの更新や変更があった際に、双方の情報を都度変更する必要があります。
    どちらかのデータ更新のし忘れで「どれが最新のデータか分からなくなった」ということも起こりかねません。

    Dropbox上の大量のデータから情報を探す手間がかかる

    Dropboxでファイル管理をしている場合、kintoneで管理している業務に紐づくファイルをDropbox側でわざわざ探しにいくという手間が発生します。
    対応策として、Dropboxで発行したファイル共有用のURLをレコード内に貼っておく方法があり、そうすることでDropboxでファイルを探す手間は省くことはできます。

    しかし、この方法では「ファイルのそのものが変わった時にリンクを貼り直さないといけない」「ファイルが別ブラウザで開いてしまうため、煩わしい」という声も挙がっています。

    コムデック kintone×Dropbox

    kintoneとDropboxを連携するプラグイン:Dropbox for kintone

    「ファイル管理そのものはDropboxで行いたいけれど、もうちょっとkintoneと一緒に便利に使えないかな……」

    というご要望にお応えできる「Dropbox for kintone」というプラグインがあります。
    kintoneとDropboxを連携し、kintoneでのファイル管理を便利にすることが可能です!

    Dropbox for kintoneの特徴

    「Dropbox for kintone」は、kintoneの画面上からDropboxにファイルを保存したり、ファイルのプレビュー閲覧、データ共有用のURLの発行ができるプラグインです。

    連携すると、kintoneのレコード内にDropbox連携領域が表示され、kintoneのレコードからそのままDropboxのファイルにアクセスできるようになります。
    レコード単位でフォルダが自動作成され、kintoneにファイルをドラッグ&ドロップするだけでレコードに紐付いた形でDropboxにファイルが保存されるのです。

    例えば、ある案件の見積書を再確認したい場合、従来であればわざわざDropboxで検索して確認しなければなりませんが、Dropbox for kintoneを利用することで、kintoneのレコード画面から確認することができ、時間の短縮に繋がります。
    ファイルデータの修正や削除をしたい場合は、Dropbox側で修正すればkintoneの画面上からファイルにアクセスした場合も自動的にデータの更新がされているため、kintone側で特に操作をする必要はありません
    その他にも、kintoneでデータの内容をプレビューできるため、これまではファイル内容の確認のために必要だったダウンロードの手間が省けたり、ファイル共有のURLもkintoneから発行できる機能もあります。

    Dropbox for kintoneの利用料金

    「Dropbox for kintone」の基本情報は、下記のとおりです。

    提供会社
    株式会社キャップドゥ
    料金 0円
    利用条件 DropboxBusinessの契約が必要(1ユーザー:年額15,000円)

    「Dropbox for kintone」は、Dropboxのビジネス版「DropboxBusiness」を契約していれば初期費用も月額費用も0円で導入できます。
    無料版のDropboxではご利用いただけませんのでご注意ください。

    kintone公式のこちらのページから問い合わせることで取得できます。

    kintoneとDropboxをシームレスに連携しよう!

    kintoneの標準機能のみでもファイルの管理は可能ですが、扱えるデータの量に上限があったり、画像ファイル以外のプレビューができないなど、機能面でやや物足りない点があります。
    そのため、ファイルの管理はDropbox等のクラウドストレージで行っている企業さまも多いですが、やはりツールの使い分けには手間がつきものです。

    「Dropbox for kintone」プラグインを活用しkintoneとDropboxを連携することで、kintoneでのファイル管理より便利にカスタマイズできます。
    kintoneでのファイル管理にお悩みの会社さまは、ぜひこの記事を参考にしてください。

    この記事を書いた人

    西道涼

    『クラウドサービスの先導者』

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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