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月10時間の時短達成!Dropbox Businessで書類や資料の共有・回覧業務のスリム化成功への道を大公開!|建築・土木業 株式会社西邦建設様の事例

株式会社西邦建設さまで実現した書類や資料に関わる業務のスリム化。建築・土木の現場と社内、そして関わる企業さまとの書類や資料の共有・回覧業務が月10時間も圧縮できたDropboxbusiness導入事例について大公開!ぜひご覧ください。

書類や資料にまつわる業務の一つひとつは些細だけれど…

「脱ハンコ」議論の際にも話題になった、決裁などのために「書類をもって各担当者の間を行き来する」という作業。
完全なハンコレスとなっていない業界はまだまだ多く、いろいろな現場でいまだ見られる光景ではないでしょうか。
さらに書類や資料に都度修正が加わることがある業界では、一つひとつの作業にかかる時間は数分だとしても、書類の扱いにたくさんの時間を割いていることになります。
建築業界のように現場と決裁先が物理的に離れている場合にはなおさらです。

同時に10の現場が動く=大量の紙資料が発生

三重県伊勢市を中心に、公共工事を主軸とした事業を展開されている株式会社西邦建設さま。

土木と建築の両面に強みをお持ちであり、国土交通省の案件を中心として事業を展開されています。

特に、地域の土木業界でのJV案件を得意とされていて、(JVはジョイントベンチャーを示し、複数の企業さまと協力し合って事業を推進する案件を指します)いろいろな企業さまとやり取りしながら業務を進めてこられました。

そういった案件を含め、株式会社西邦建設さま内で同時に動いている現場の数は常時10ほどあり、各現場に必要な書類はそれぞれの現場で現場監督と呼ばれる各事務所の責任者が配置され、作成、保管を行っておられました。

JVの現場事務所

現場と会社を行き来する現場監督と書類

これまで、現場監督さんはご自身が担当する工事の書類をそれぞれ個々に保有していました。

書類に印鑑が必要な場合は、現場から会社へ移動して処理

遠方の現場であれば、一往復するだけで1時間以上かかってしまいます。
そして、確認してもらった書類をまた別の社員さんに直接、またはメールで回して……という作業を繰り返し、進めていきます。

関係する企業さまとのやり取りもメールでおこなうため、図面や資料に修正などが発生した際のメールのやり取りは相当な数でした。

また、過去に現場で使った資料データの管理場所も、現場監督それぞれのHDDでした。
そのため、新規案件に取り組む際、過去に社内で扱った案件に似た部分があっても、監督が違うと資料が再活用できません

新しい現場に入るたびに、自分が手元に持っているデータで使える部分を活かしつつ、新しい資料を作成して…という作業を繰り返していました。

これらの作業ともっと効率化することで、力を入れるべき業務にパワーを割くことができるのではないか、と考えておられたそうです。

全社でHDD→Dropbox Businessへの移行へ取り組んだ

「書類や資料処理のための現場と会社の行き来や、社員さんの間の行き来を減らしたい
「メール送受信にかかる労力を減らしたい

「新しい現場に入るときに、似た部分のある資料を再活用して、スムーズに資料を起こしたい

これらの課題に対応するため、西邦建設さまではDropbox Business(ドロップボックス ビジネス)を導入しました。

建築・土木関係の専用ソフトでDropbox連携に対応していないものを除き、社内で共有できる資料はすべてDropboxでの保管へ移行することにしたのです。

じっくりと導入をおこない、「Dropboxに入れる」を当たり前の状態に

株式会社西邦建設さまでDropbox Business導入すると決まった時、社内ではIT自体に抵抗のある社員さん抵抗のない社員さんが二極化していました。

実際に使用する社員さんたちに負荷がかかりすぎないよう、それぞれの理解度に合わせて、機能を絞りながら導入スタート。

まずはこれまで利用していたHDDと同じように、置き換えとして活用をする人、他者への共有等、Dropbox Businessならではの機能を活用したり、ご自身のスマホから資料を閲覧する等、積極的に活用する人。

それぞれのペースに合わせ、じっくりと時間を掛けながら進めていきました。

全社で「HDDの卒業」を目標に掲げ、時間を掛けながらていねいな導入を実施した結果、今では「資料はDropboxへ」が当たり前になったそうです。

現場監督さんたちが紙の資料を手に現場と会社を行き来したり、メールや直接のやり取りをしたりすることがほぼなくなり、時間や労力は大きく削減

今は社内でのメールでの書類のやり取りほぼ無い状態にまで到達。

結果として、資料や書類に関する月10時間ほどの業務時間削減に成功されたのです。

図面の修正が発生した時は、会社にいる社員さんへ指示を出しておくと、修正されたものがDropbox Businessにアップされて現場からスマホで確認できるようになりました。

出かける準備をしてから資料の印刷忘れに気が付いた時にも、他の社員のパソコンから必要な資料を出力できるのも

「小さいことだけれど、荷物からパソコンを出して、起動してフォルダを開いて資料を探して印刷して…という手間を考えると嬉しい時間短縮」

だと現場監督のお一人は話されます。
また、社長さんや社外の方にチェックしてもらう資料も、これまでは文章作成にも気を配りながらメールでお願いしていたものが、Dropbox Businessに入れておくだけで適宜チェックが進むなど、小さな作業時間がいくつも削られていきました。

Before→After

社外とはフォルダ共有で、スムーズなやり取りに

社外の方との共有も、株式会社西邦建設さま側でフォルダを作成することで、最新資料の共有などがスムーズに進んでいるそうです。

相手もDropbox Businessを使っていればフォルダごと共有しておくことができますし、そうでない場合にも あらかじめデータ共有用と定めたフォルダのURLを共有しておけば、そのURLにアクセスしてもらうことで毎回メールを送る手間を省くことができます

例えば、3つの企業さまが関わる事業を進めていて途中で修正が入った場合、これまでは修正内容を伝え、各社の担当者さんで回覧しながら書類の修正を進めていく必要がありました。

Dropbox Businessのフォルダを共有しておくと、修正が伝わった時点で書類にアクセスして修正を進めてもらえる、確認を再度してもらえるため、離れた場所にいる人たち同じテーブルに置いてある書類に適宜アクセスするような形で作業が進んでいき、流れが大変スムーズになったとか。

「作業自体はかんたんなことだけれど、とても手間のかかることだった。これがなくなったことはとても大きなメリットと感じている」

と話してくださいました。

Dropbox Businessを活用し、より効率化を図る!

現在、株式会社西邦建設さまのDropbox Businessの中には各現場のフォルダがあり、それぞれの管理の仕方は現場ごとに異なっているそうです。
いわば、倉庫の中に各現場の棚を設けたけれど、その棚の使い方はそれぞれ、という状態ですね。

ほかの現場に携わっている社員さんが探し物をする際には、少し時間がかかってしまいます。

今後の目標は、このフォルダの使い方を統一することで、全社的により効率よく情報が共有できる状態。

Dropbox Businessを上手に活用して生産性を向上させている社員さんも増えつつあり、まだ使い切れていない機能の活用も含め、会社全体でのスキルアップを目指されます。

Dropbox Business導入前に現場監督さんがそれぞれで保有していた「過去データ」も全体で活用し、課題のひとつであった、新規の現場に関する資料作成の時間削減にも取り組まれる予定です。

また、同じようにDropbox Businessを利用されている業者さんと積極的に組むことで、情報共有にかかるコストを積極的に削減し、Dropbox Business活用のメリットを増幅させ、よりスムーズに事業を進めていけるとも考えられているそうです。

社内・社外とのやり取りがスムーズになり、Dropbox Businessの更なる活用を目指されている株式会社西邦建設さまは、これから先、さまざまな事業により精力的に効率的に取り組まれることでしょう!

この記事を書いた人

西道涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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