kintoneとWEBフォームを連携しイベント管理を一元化！メール配信の自動化も実現｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

お客様や協力業者など、外部からの問い合わせや各種申し込みをどのように受け付けていますか？

書類提出やメールで申し込みを受け付けて、その情報をエクセル等に転記することで集約している企業さまも多いのではないでしょうか？
紙やメールでの申し込みの場合、不備があった時には再度書類の郵送やメールが必要になり、お互いに手間が生じてしまいます。

転記や差戻しといった手間は、各種申し込みをWEBフォームから行ってもらい、さらにその情報をkintoneへと自動連携することで解決できます。

今回の記事では、kintoneとWEBフォームの連携により申し込みをペーパーレス化し、その後の業務も効率化した一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの事例をご紹介。
イベント申し込みや予約を紙の申請書で受け付けている企業さまや自治体の方は、是非ご覧ください！

申し込み情報を紙で管理するのが大変……申請や管理をデジタル化したい！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、町田市のPR活動を行っている団体です。
主にHPや地図、チラシといった媒体の発行や観光案内などを実施し、町田市の観光業を盛り上げるために尽力されています。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの業務の1つに、イベント参加の申し込み受付と、イベントに参加する団体の管理があります。

このうち、イベント参加の申し込みは参加団体が必要書類を印刷し、必要事項を記入して事務局に提出していました。
紙での対応が必須となるイベント申し込みは参加者にとって負担となるだけではなく、事務局側にとっても参加団体から提出された書類を適切に管理し、申込内容を取りまとめてエクセルに転記して参加団体一覧を作成しなければなりません。

また、提出された内容に修正が必要な場合は個々の団体に再送を依頼しており、申し込みの確定までに時間がかかります。
参加団体の担当者は提出書類を再度作成して印刷し、事務局へ再発送する必要があり、両者にとって手間が多い状態です。

それだけではなく、参加団体へ追加の案内がある場合には、各団体のメールアドレスを手動で入力して一斉送信する必要があり、ここにも手間がかかっていました。

このイベント申し込みに関わる一連の業務を効率化したい一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、請求業務のために導入していたkintone(キントーン)を、イベント申し込みにも活用できないかと考えました。

kintoneを活用した請求業務の効率化はこちらの記事で詳しく解説しています！
▼kintoneとマネーフォワード請求書を連携して請求書発行から送付までを効率化｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

イベントの参加申込が直接kintoneに登録されれば、転記の必要もなく、メール一斉送信のためのメールアドレス一覧等も自動的に作ることができます。
外部からkintoneに登録する方法はいくつかありますが、今回一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまではイベントの参加申し込みをWEBフォーム経由にする方法を選択。

WEBフォームに登録された情報が自動でkintoneにも連携され、kintone内でデータを活用できる状態を目指して構築がスタートしました。

WEBフォームからの情報をkintoneで管理！自動で情報が登録される仕組みを構築

kintoneを活用することで、イベント参加者募集に関する業務の効率化を目指した一般社団法人町田市観光コンベンション協会さま。

はじめに、イベントへの参加申し込みを従来の紙からフォームブリッジを使ったWEBフォームに変更しました。

フォームブリッジとは、アンケートや申し込みといった様々なWEBフォームを作成できるツールで、WEBから登録された申し込み情報やアンケートの回答を自動でkintoneに保存することができます。

フォームブリッジで作成したWEBフォームをkintoneと連携することで、申し込み情報がkintoneのレコードに自動的に登録されるようになります。

申し込みが完了したら、kintone内の情報を外部へ公開するための「kViewer(ケイビューワー)」の専用のマイページが自動で作成され、イベント参加者にログインメールが送られます。
マイページには参加にあたって必要な情報を入力するための別のフォームへのリンクが用意されているため、マイページから必要情報の登録が可能です。

WEBフォームの構築については以下の記事で解説していますので、詳しくはこちらをご覧ください。
▼kintoneとWEBフォームを連携してイベント参加申込の一元管理を実現 | 観光業 一般社団法人町田観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

申し込み情報に不備があった場合は、参加団体の担当者に確認し、事務局側でレコードを書き換えることができます。
わざわざ紙の申込書を再提出いただく必要がなく、書類の再送や返送を待つ手間と時間が短縮されました。

kintoneに登録された情報を活用して、書類作成･メール送信を自動化！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、WEBフォームとkintoneを連携しただけではありません。
kintoneに登録された情報を活用して、書類の作成やメール送信の自動化も実現しました。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの場合、開催するイベントに応じて市などの自治体や保健所、消防署に書類を提出する必要があります。

参加者ごとに帳票の作成が必要となりますが、kintoneにデータがあればそれもワンクリックで作成可能です！

kintone内の情報を自社の帳票に合わせて出力できるプリントクリエイターを活用し、イベント参加団体の帳票をPDFで一括出力できます。
自治体や関係先へそのまま提出できる形式となっており、従来のような手動での作業は必要ありません。

さらに、申し込みの段階で収集した各団体のメールアドレスがkintone上に登録されているため、メールの一斉送信もできます。

メールの一斉送信機能の実装には「kMailer(ケイメーラー)」を利用しました。
kMailerを利用することで、特定のタイミングに自動または手動でメールを送信できます。
メールテンプレートを作成しておけば、メールを新規作成する手間を省くことが可能です。

申請情報をkintoneで管理することで、事務局と申し込み者両方の業務効率化を実現！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの事例では、申請情報をkintoneで管理することにより、申し込み者と事務局両方の業務効率化を実現しました。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのメリット

WEBフォームを通じてkintoneに必要な情報が全て登録されることで、行政等への提出書類を一括で作成できるようになりました。

参加団体の情報がkintoneに自動で登録されるため、書類の管理コストの削減、エクセル等への転記コストの削減、提出書類作成コストの削減につながっています。
提出書類に不備があった場合もkintone上で修正処理ができるため、参加団体との書類のやりとりに割く時間を大きく削減できました。

また、イベントの予定変更など追加の案内がある場合は、WEBフォームに入力された情報をもとにメールを一括送信できるため、連絡先の確認やメールの送付にかかる手間も削減されました。

新たな申請情報が必要になった場合には、WEBフォームの修正だけではなく、kintoneアプリや印刷帳票の設定も必要にはなりますが、申し込み情報を転記したり、登録情報を参照して都度メール配信する手間を考えると、kintoneとWEBフォームを連携することで大幅に業務が効率化されることは間違いありません。

申し込み側のメリット

申し込み者は手続きをWEBフォームで完結できるようになったため、書類を記入･郵送する手間がなくなりました。
さらに、不備があった場合も該当箇所の情報を事務局へ伝えるのみで修正対応が完了します。
アナログな作業が必要なくなり、申し込み者の手間も大きく減らすことができました。

WEBでの入力に慣れていない方もいるため、その場合には従来通りの紙での申し込み対応が必要になりますが、多くの方はオンラインで申し込みを完結できるようになるでしょう。

kintoneとWEBフォームを連携してイベント管理を効率化しよう！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、フォームブリッジ･kViewer･プリントクリエイター･kMailerを活用することで、kintoneをベースとしたイベント管理のプラットフォームが完成しました。

これにより、申し込み管理の業務効率が大幅に改善されています。
また、書類作成や修正対応の手間が削減されるため、参加団体にとってもメリットのある仕組みが構築されました。

今後開催されるイベントでWEBフォームを活用しながら、必要箇所をさらにブラッシュアップしていく予定です。

コムデックでは、お客様のさまざまな課題に合わせてその場でアプリを構築する「対面開発」を行っております。
kintoneとWEBフォームの連携をはじめ、ITを活用して業務効率化を図りたい企業さまはお気軽にお問い合わせください。