kintoneとWEBフォームを連携してイベント参加申込の一元管理を実現｜観光業 一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

イベントやセミナーを運営する企業にとって、参加者からの申し込み管理や問い合わせ対応は大事な仕事の1つです。

申し込みや問い合わせを電話･メール･書類などさまざまな方法で受け付けるのはいいですが、その後で担当者がエクセルに1件ずつ申込内容を入力して参加者リストを作っている企業さまも多いのではないでしょうか。
この方法では管理に手間がかかるうえ、入力ミスや書類紛失などが起きるリスクがあります。

そんな時は、申し込みをWEBフォームに変更し、kintoneと連携させることで効率化が可能です。

今回の記事では、kintoneとWEBフォームを連携させて申し込み情報の一元管理を実現した、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの事例を紹介します。
「参加者情報を一元管理したい」「参加者リストを自動作成したい」とお考えの方は、ぜひご覧ください！

書面やメールでバラバラに届く参加申し込み…情報管理や問い合わせ対応を効率化したい！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、東京都町田市の観光を盛り上げるために設立された一般社団法人さまです。
「自然･歴史･文化･産業を活用した心豊かな観光まちづくり」を目指して、地域情報の発信やイベントの運営などをされています。

お祭りやイベントの出店者募集では、代表者の連絡先や出店形態、火気使用届、搬入車両届などさまざまな情報の管理が必要です。
これまではイベントのたびにエクセルやワード形式の申し込み書を作成･配布し、出店者が記入したものをメールで受け付けていました。

事務局では、届いたメールを1件ずつ確認して出店者リストに転記し、書類が揃っているかどうかを確認します。
必要に応じて出店者情報を会場施設に伝える必要がある他、出店者から問い合わせが来た時にはその都度該当する申請書類を探しながら対応しなければならないため、仕事の効率を下げる要因になっていました。

このような課題を抱えていた一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、「理想のイベント申し込み･参加者リスト管理」の形を以下の通りに定義しました。

• WEB上から出店する側にも分かりやすい形で申し込みができる
• 出店者情報が一か所にまとまっており、手間をかけずに一元管理できる
• 出店者が知りたい情報があらかじめまとまっており、出店者からの問い合わせを削減できる

どうやってこの状態を実現するかを考えたとき、候補に挙がったのがkintone(キントーン)でした。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、請求業務の効率化のためにkintoneを導入されています。
kintoneと外部連携ツールを活用すれば、「WEBフォームを構築し、その回答をkintoneに自動で保存して情報を一元管理する」ことも、「kintone内の情報を限定的に公開して出店者用のマイページを作り、問い合わせを減らす」ことも可能です。

kintoneを活用した請求業務の効率化はこちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼kintoneとマネーフォワード請求書を連携して請求書発行から送付までを効率化｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

フォームブリッジで申し込み情報の一元管理･登録の自動化を実現

まずは、フォームブリッジを使って申し込み用のWEBフォームを作成します。
フォームブリッジとは、アンケートや申し込みといった様々なWEBフォームを作成できるツールで、WEBから登録された申し込み情報やアンケートの回答を自動でkintoneに保存することができます。

実際に作成した受付フォームがこちらです。
シンプルな項目で、誰でも申し込みがしやすいようになっています。
必須項目を入力しないと申し込みができないようになっているため、抜けもれなく必要事項を集めることが可能です。

同じ要領で、火気･熱源使用届や臨時出展届等、様々な届出用のWEBフォームを作成していきました。

各WEBフォームはそれぞれ専用のURLからアクセスすることができるため、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは申し込み用のURLをホームページやSNS、パンフレットにも掲載しています。
パンフレットにはQRコード化したものを載せているため、スマホから簡単にアクセスできるようになっています。

フォームブリッジの活用により、出店者が送信した申し込み情報は、自動でkintoneに登録されるようになりました。
わざわざ事務局で転記しなくても、情報の一元管理が可能です。
出店者にとっても、スマホ1つで手続きできるようになったのがメリットです。

WEBフォームを作成できたら、続いて「イベントに関する情報の一元管理」を実現するため、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまが主催するイベント情報を取りまとめたポータル、つまり掲示板をkintoneの「スペース」という機能を使って構築しました。
ポータル画面は自由に編集ができるため、例えばkintoneアプリで作成したグラフや表を埋め込んだり、外部へのリンクを貼り付けることもできます。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまではポータルに直近のイベントに必要な情報を集約し、先ほどご紹介したWEBフォームや各種資料、管理するためのアプリに遷移できるようにしました。

スペースの活用方法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneのスペース機能とは？作成手順･活用方法を紹介

kViewerでマイページを作成し、各種申請もkintoneで一括管理

WEBフォームから申し込みが送信されたら、自動で登録完了メールが送信されます。

登録完了メールには、申込団体ごとのマイページURLが添付されており、申込者はマイページにログインすることで火気使用届や備品申請、搬入車両届など追加で必要な情報登録フォームにアクセスすることができます。

個別のマイページ作成にはkViewer(ケイビューワー)を活用しています。

kViewerとは、kintoneのアカウントを持たないユーザーにもkintone内の情報を公開できるツールです。
マイページには自分が出した申請の受け付け状況も確認できるステータス欄を設けることで、問い合わせを削減できるようにしています。

kintoneとWEBフォームを連携する際のポイント

フォームブリッジでWEBフォームを作成したり、マイページ上にイベント情報を表示したりするにあたり、イベントの日時や場所、主催者といった基本情報は、kintoneのイベントマスタアプリからフォームブリッジやkViewerに反映できる仕組みにしました。

これにより、kintoneのイベントマスタアプリさえきちんと管理しておけば、それぞれを別個に更新する手間がなくなり、「申し込み書の開催日時が誤っている」「マイページだけ情報の修正が漏れた」といった混乱も防げるようになっています。

フォームブリッジやkViewerを直接編集するには、連携に関する知識も必要になります。
そのため、今回のアプリ開発では、なるべく日頃から使い慣れているkintone上で設定ができるようにしたのがポイントです。

kintoneとWEBフォームを連携することで大幅な工数削減が可能に！

今回、kintoneとWEBフォームを連携したことで、イベントの運営側･出店者側ともにさまざまなメリットがありました。

まず運営側である一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、出店者情報や各種申請をすべてkintoneで管理できるようになったのがメリットです。
スタッフなら誰でもリアルタイムでkintoneの情報を確認できるため、出店者と電話やメールで個々にやりとりする必要がなくなり、大幅な工数削減になりました。

また、出店者側もスマホで申し込みを完結できるようになりました。
本人確認書類が必要な場合も、わざわざ身分証をコピーして提出することなく、スマホカメラで撮影してそのまま添付するだけで済みます。
さらに、自分たちの申し込みが受理されたかどうかは、マイページにアクセスすれば確認できるようになりました。

ただし、イベントによってイレギュラーな申請項目が必要になった場合は、その都度kintoneアプリとフォームブリッジのWEBフォーム、kViewerのマイページでそれぞれ項目を追加しなければなりません。

多少の手間はかかりますが、以前のように毎回一から申し込み書を作成していたことに比べれば、工数の削減になっていると言えます。

kintoneとWEBフォームの連携で、イベント運営を効率化しよう！

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、kintoneとWEBフォームを連携することで、出店者情報の登録や問い合わせ対応の工数を削減することに成功されました。

事務局の業務が効率化されただけでなく、出店者の申し込み手続きがスマホ1つで簡単にできるようになったことも、大きな成果です。
今回作った仕組みを、今後はさまざまなイベントの情報管理に活用していきたいとのことです。

株式会社コムデックでは、お客様のお悩みをお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
今回のように「WEBや他のツールと連携したい」というご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。