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kintoneとkViewerの連携で社内にも取引先にも嬉しい情報共有!|建築申請代行業 株式会社エムズアーキプランニング 福岡ファクトリーさまの導入事例

kintoneの情報をkViewerで社外に共有!報告レス・リアルタイム共有を実現
取引先との情報共有、どのようにされていますか?

ワードやエクセルにまとめてメールに添付、というやり取りは手間や時間がかかるだけではなく、ミスも起こりがちです。

今回は取引先との情報共有業務を、kintoneとkViewerの連携で改革し、業務効率化と取引先の利便性を実現した株式会社エムズアーキプランニング 福岡ファクトリーさまの取り組みを紹介します。

kintoneで案件管理の業務効率化を実現!次は取引先へのリアルタイムな情報共有が課題

建築申請代行業 株式会社エムズアーキプランニングさまは、建築物に関するさまざまな申請作業を代行、サポートされています。

取引先であるビルダーや工務店からのリピート率はほぼ100%となっており、最近では大手住宅メーカーとの取引も増えています。

取引先が増え、同時進行する案件数も増えていくなかでエクセルによる業務管理に限界を感じ、より効率良く業務がおこなえるよう改善・改革に取り組み始めたのが2020年。

kintone(キントーン)を導入し、これまで利用していた様々なエクセルを整理・情報を相互に紐づけて効率化を実現しました。

複数のエクセルファイルでおこなっていた案件管理や売上管理、取引先情報などをkintoneへ移行したことで、社員さんたちはkintoneを確認するだけで案件に関するデータや進捗、取引先詳細などが一通りの情報を把握可能に。

「案件担当者が見るためのエクセル」「経理担当者が金額を確認するためのエクセル」といったように、同じ情報を複数のエクセルに転記する必要もなくなり情報の一元化が実現できました。

また、社員さんごとの売上金額等の集計もkintoneに登録した情報から自動化され、業務の効率が大きく向上したのです。

▼エクセルからkintoneへの切り替えで案件管理業務や売上集計の大幅改革を実現!|建築申請代行業 株式会社エムズアーキプランニング 福岡ファクトリーさまの導入事例

kintoneの導入により社内の業務効率化に成功した株式会社エムズアーキプランニングさまが次に着手したのは、複数の案件を受注している取引先とそれぞれの案件の進捗状況をリアルタイムに共有すること。

というのも、株式会社エムズアーキプランニングさまでは週に1度取引先へ各種申請の進捗状況をエクセルにまとめて報告しており、案件数の増加に伴って取りまとめと報告にかかる手間と時間が増加していたからです。

おこなっていた進捗報告資料作成作業の流れは以下の通り。
  1. kintoneから報告対象となる案件のデータを探す
  2. 報告対象となる案件について、各種申請の進捗状況をエクセルへ転記
  3. 前回の報告以降の変更点のみ色を変えて、何が変わったのかわかるように
  4. その取引先からの依頼で進行している案件すべてに対しこれらをおこなう
  5. 取りまとめたエクセルデータを取引先の担当者さんへ送信
kintoneに案件情報が集約されているため、報告対象となる案件を抽出するのは簡単です。

しかし、報告資料を作成するためにはkintoneの情報を転記・集約する必要があるため、今後も案件が増えていくことを考えても、この部分は早いうちに改善すべきだと考えていました。

そこで、はじめはプリントクリエイターを活用してkintoneに集約された情報を所定のフォーマット上に表示し、PDFで出力して送付する方法をとりましたが、この方法では転記は必要なくなる一方「データを送る」というプロセスは変わっておらず、情報にリアルタイム性もありません。

「転記不要」という業務効率化の観点だけではなく、取引先に安心して申請業務を任せていただくため、そして同業他社との差別化を図るためにも、「取引先へのリアルタイムでスムーズな進捗状況の共有」は重要なポイントです。

「kintone上に集約された最新の案件情報を、転記等なく外部の取引先にリアルタイムで共有したい」

このご要望を実現するためには、「データを取引先に渡す」というプロセスそのものを変える必要がある……そう考えた株式会社エムズアーキプランニングさまでは、kintoneの情報をそのまま取引先に共有できる仕組みを検討し始めました。

kintoneから直接情報共有……見やすさと見え方を重視してkViewerを選択!

kintoneにあるデータをそのまま活用し、必要な情報に絞って外部に公開・共有するためのツールは、ゲストスペースやじぶんページ、kViewer等、複数開発されています。

じぶんページでの情報共有事例
▼kintone×じぶんページでご家族さまにスムーズな情報共有と大きな安心感を!|介護業 合同会社パークヒルズさま

kViewerでの情報共有事例

今回は、これらの中から「これまで使っていたエクセルと見え方を近づけられる」「kintoneアカウントを持っていなくても閲覧可能」という2点から、kViewerを採用することにしました。

kViewerは「一覧形式」や「グラフ形式」「カレンダー形式」等、見え方のスタイルを選べるため、これまでのエクセルの進捗報告資料により近いレイアウトのものを選択できます。

さらにkViewerにJavaScriptでカスタマイズを施すことで、「表示する必要のない情報の非表示」「新規変更点のみ色を変えて表示」など、株式会社エムズアーキプランニングさまのご要望に合ったものに調整することが可能となります。

kViewerで進捗報告資料作成の時間は不要、取引先側のチェックもスムーズに!

kViewerを導入した株式会社エムズアーキプランニングさまでは、案件の進捗状況報告ツールをエクセルからkintone+kViewerに変更されました。

kintoneにある情報がそのままピックアップされていくため、週1回のエクセル作成業務が不要になりました。
人の手による転記ではなく自動抽出のため転記ミスもありません

また、取引先は案件の進捗状況を知りたい時にkViewerにログインすればいつでも最新の状況が確認できます

株式会社エムズアーキプランニングさまの社員さんによる取りまとめや転送作業が不要になり、取引先からの都度の問い合わせもゼロに

kViewerの導入により、お互いにやり取りの手間がなくなり、「kintone上に集約された最新の案件情報を、転記等なく外部の取引先にリアルタイムで共有」できる環境が整ったのです。

また、取引先はkViewerにログインすることで最新情報が確認できるだけではなく、多数の案件が同時進行していても見たい情報や案件を簡単に検索、抽出できます

エクセルの場合には、ひとつのエクセルに記載されているのは進行中の案件のみのため、完了した過去の案件情報を確認したいときにまずその時点のエクセルを探さなくてはなりませんでした。

しかし、kViewerなら全ての情報が集約されているため、検索窓から過去データも検索してチェックできます

また、kViewerはGoogleAnalytics(グーグルアナリティクス)とも連携できるため、どの取引先がどれだけkViewerをチェックしてくれているかアクセス状況の解析も可能となります。

「外部への情報共有」でkintoneの活用はもっと広がる

今回、株式会社エムズアーキプランニングさまでは、kintoneとkViewerの連携によって取引先への情報共有の業務効率が大きく向上。
さらに、取引先が知りたい時に最新の状況を確認できる環境を実現しました。kintoneを社内で活用するだけではなく、外部も巻き込んで情報の活用を進めることでよりkintoneへの情報の一元化が進み、データベースとしての価値が増します。

外部にもkintoneの情報を共有すると、自社だけではなく取引先の業務効率も向上する……そんなプラスの効果を広げていくことができるのです。

株式会社エムズアーキプランニングさまが次に検討していることは、kintoneとフォームブリッジの連携です。

フォームブリッジは、kintoneアカウントを持っていない外部ユーザーでもkintone内にデータを保存できるツール。

例えば、新規案件依頼フォームをフォームブリッジで作成すると、入力・送信された情報がそのままkintoneへ登録されてデータ化される、といった使い方ができます。

社内の業務効率化や社員さんの業務負担削減はもちろん、取引先の満足度も大切にされている株式会社エムズアーキプランニングさま。

今後もkintoneの活用の幅を広げ、自社だけではなく取引先も含めた業務改善に取り組んでいかれることでしょう!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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