kintone for LINE WORKSの通知連携で報告業務を自動化｜製造業のアプリ開発事例

kintoneを導入している企業さまの中には、情報管理はkintoneで行いつつ、報告にはメールやチャットを使っているというところも多いのではないでしょうか。

例えば、営業部門が案件を獲得したときや、介護福祉の現場でインシデントが発生したときなどに、kintoneで記録をして、周知にはメール･チャットを使うケースがよく見られます。
しかし、このような運用では同じことを何度も入力しなければならず、手間がかかってしまいます。

そこで本記事では、kintone for LINE WORKSを使ってkintoneの通知をLINE WORKSに連携することで報告業務を自動化した製造業の事例を紹介します。
kintone for LINE WORKSを使った通知連携については、こちらの動画でも詳しく解説しているのであわせてご覧ください。

kintoneの更新を自動でLINE WORKSに通知したい！

今回の事例の製造業の企業さまでは、これまで案件が発生したらLINE WORKS(ラインワークス)のチャットで報告されていました。
ところが、最近kintone(キントーン)で案件管理をするようになったことで、案件が発生したときにkintoneとLINE WORKSの両方に入力が必要になりました。
少しの手間と思うかもしれませんが、同じことを2回入力する手間があると言うだけでなく、片方を忘れてしまう要因にもなりかねない運用です。

現場のメンバーに報告作業の負担をかけたくないと考えたこの企業さまでは、kintoneに登録するだけで自動的にLINE WORKSにも通知する方法を検討し始めました。

kintoneの更新を何でも通知していると大量になってしまうため、必要なものだけを厳選して通知できるのが理想です。

現場負担を軽くすることと通知条件を柔軟に設定できること、この2点を踏まえて、「kintone for LINE WORKS」を使ってkintoneとLINE WORKSを連携させることにしました。

kintone for LINE WORKSならkintoneの更新をLINE WORKSのチャットに通知できる

kintone for LINE WORKSは、コムデックが開発したkintoneとLINE WORKSを連携するサービスです。
機能を簡単に説明すると、kintoneの情報をLINE WORKSに送れる「通知機能」と、LINE WORKSのチャット内容をkintoneに登録できる「チャット登録機能」という2つの機能があります。

通知機能を活用することで、kintoneで管理しているデータやタスクの情報を、LINE WORKSに自動で通知可能です。

通知連携をすれば、kintoneのアカウントを持たない人でもLINE WORKSのアカウントさえあれば通知を受け取れます。
LINE WORKSのアカウントは、個人でもグループでも構いません。

また、通知の件名や本文も自由にカスタマイズができます。「1時間置き」や「毎日」といったリマインダー通知もできるため、タスク漏れも防ぐことが可能です。

通知連携のポイントは「通知するもの･しないもの」の区別

ここからは、kintoneの「案件管理アプリ」の更新をLINE WORKSに通知連携する際のポイントについて解説します。

kintone for LINE WORKSでできることをよりご理解いただくために、まずはkintoneの標準機能に備わっている通知機能でできることを簡単に説明します。
kintoneの標準機能の通知では、次のようなときに通知が可能です。

＜kintoneの標準機能でできる通知＞

• レコードが新規登録されたとき
• レコードが編集されたとき
• レコードのフィールドの値があらかじめ設定した条件を満たしたとき
• レコードの日付項目を基準として、指定したタイミングになったとき　など

kintoneの標準機能では、レコードを編集する前にすでにフィールドの値が条件を満たしていると、新たな通知はされない仕組みになっているため、軽微な編集のたびに何度も通知が届くのを防いでいます。
しかし、中には「条件を満たしていれば何度でも通知を行いたい」というケースもあるでしょう。

そんな時、kintone for LINE WORKS連携による通知の場合には、すでに条件を満たしているものも都度通知が届くようになってしまいます。
しかしその一方で、案件管理アプリで「アポ済」「受注」「失注」のステータスがあった際、kintoneの標準機能のようにはじめて「受注」になった場合のみ通知する、ということができません。

この問題を解決するために、今回は新たに「関連部署への通知をする」というチェック項目を追加し、レコード更新時に入力することにしました。
さらに条件分岐処理プラグインを組み合わせて、チェックの自動解除等を行うことにより、通知が必要な更新のときのみ通知をLINE WORKSに連携できるようになりました。

kintone for LINE WORKSなら通知文も自由自在

kintone for LINE WORKSでは、通知文を自由にカスタマイズできることも魅力の1つです。

kintoneの標準機能の通知は「レコードが追加されました」のような簡単な文章のみとなっています。
これでは、通知を見ただけで更新内容までは分かりません。

そんなときにkintone for LINE WORKSを使うと、件名や本文にkintoneデータを引用しながら、レコードの概要まで通知文で知らせることが可能です。

設定方法は、まずkintoneの「通知設定アプリ」で、通知したいアプリ、タイミング、通知させるBotなどを設定します。
通知内容に{%フィールドコード％}を入れることで、kintoneデータからの引用が可能です。

例えば「製品マスタアプリ」では、ラジオボタンが「確認済」になったら、「製品コードが確認されました」という定型文で担当者に通知されます。

また「案件管理アプリ」では、「通知する」という項目にチェックが入ったら、レコード内のエンドユーザー、担当者、受注伝票No.が通知される設定です。
kintone for LINE WORKSを使うことで、情報を二重で入力する必要なく、「通知する」にチェックを入れるだけで自動で通知できるようになりました。

kintoneとLINE WORKSの通知を連携するメリットとは

今回の事例の製造業さまでは、kintone for LINE WORKSを導入したことでkintoneとLINE WORKSに同じことを2回入力する手間を省くことができました。
忙しいときにチャットの送信を忘れて周知が遅れるミスも未然に防ぐことができます。

通知するかどうかはその都度チェック欄で指定できるため、無駄な通知が届くこともありません。
報告を受ける側にとっても、必要な情報を簡潔に受け取れるのがメリットです。
通知にはURLも付けられるため、ワンクリックでレコード詳細を確認でき時短につながります。

新たにkintoneを利用することになったメンバーに対しても「kintoneにさえ入力すれば、もうチャットで報告しなくて済む」というポジティブな動機付けができ、導入もスムーズに進みました。

kintone for LINE WORKSの通知連携で報告業務を自動化しよう！

kintone for LINE WORKSで通知を連携すると、kintoneに入力するだけで自動で報告業務まで完了するようになります。
1件あたりで短縮できる時間は数分かもしれませんが、これが1日に何件分、従業員何名分……と積み重なると、組織全体では大きな効率化になります。

この事例の企業さまは今後、他のアプリにも通知連携を拡大していきたいとのことでした。
業務によっては、リマインダー機能の活用も視野に入れているとのことです。

コムデックでは、kintoneとLINE WORKSを連携するサービス「kintone for LINE WORKS」を提供しております。
社内にITに詳しい人がいないという企業さまも、親切･丁寧にご説明させていただきますので、お気軽にご相談ください。

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