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ワークフローをkintone化!プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介

  • 見積・備品購入の申請等、上長に承認してもらう必要がある申請業務や、案件の工程ごとに内容を確認してもらう業務の時に大活躍するkintoneのプロセス管理機能。

    「紙で承認を回しているから時間と手間がかかる!」

    そんな企業様は是非kintoneのプロセス管理機能でワークフローをkintone化してみてください!

    今回は、そんなワークフローをkintone化した事例や、無料のプラグインでもっと便利に活用する方法をご紹介します!

    この記事でわかること
    • kintoneプロセス管理機能を使ってワークフローをkintone化する方法
    • ワークフローでよくあるご要望の対応方法(複数人で承認したい、条件によって分岐したい、承認印をつけたい)
    • プロセス管理の無料プラグイン「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」の使い方
    • ワークフローをkintone化した事例
    こんな人に向いている記事です
    • プロセス管理機能でどんなことができるのか知りたい
    • kintoneでワークフローを実現したい
    • プロセス管理機能を使ってみたが、希望する形にならない
    • 実際の事例を知りたい

    kintoneプロセス管理機能とは?標準機能でワークフローを設計

    会社の中で、一般の従業員一人で決済できる範囲は限られており、課長や部長、さらに社長といった、決済権を持つ複数の人が関わり、状況を確認しながら進めていくのが仕事です。

    例えば、お客様向けに作成した見積書の内容を上長に確認してもらい、OKが出ればお客様に提出して案件を進めていく見積の管理や、購入したい物品を上長に申請し、承認してもらったら総務に購入してもらう備品購入申請等がこれにあたります。

    これらの「誰かに内容を確認して、承認してもらう必要がある」仕事の時に、いちいちプリントアウトして承認印をもらって…というプロセスを踏んでいると、「上長がその場にいるときしか承認してもらえない」「さらにその上長まで書類が回るのに時間がかかる」といったデメリットが発生してしまいます。

    この承認に関わる一連の業務、いわゆるワークフローをkintone(キントーン)上でペーパーレスに完結できるようにした仕組みがプロセス管理機能です。

    ワークフローの専門システムとkintoneを連携させるような仕組みもありますが、シンプルなワークフローから複数承認者がいるワークフロー、条件分岐するような複雑なワークフローまで、標準機能で実現可能!

    現在の進捗状況が一目でわかり、さらに誰が次に何をするべきかといった情報までkintoneで管理することができる他、過去のステータスも履歴で見ることができるため、ここまでにかかった時間や担当した人も把握することができます。

    kintone上ですべての手続きが完結できるため、例えば上長が社外にいたとしても、スマートフォンから承認を行うなど、紙で申請・承認を行っていた時に比べ各段にビジネススピードを速めることができるのです。

    ▼kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの導入事例

    プロセス管理機能の設定方法を具体例で解説!備品購入プロセスを実装

    早速プロセス管理機能を使ってみましょう。

    今回は、「備品購入」を申請するアプリで実際のワークフロー設定方法を解説していきます!

    まずは、設定画面を開き、「一般設定」の中から「プロセス管理」を選択します。

    kintone アプリ設定画面

    初期設定ではプロセス管理機能はオンになっていないため、まずは「プロセス管理を有効にする」チェックを入れてください。

    kintone プロセス管理

    プロセス管理機能をオンにしたら、まずはステータスを設定します。
    ここでは、「発生しうるすべてのステータス」を登録して下さい。

    プラスボタンを押していくことでプロセスを追加できます。

    今回は、備品購入の際に発生する状態を以下画像のように設定しました。

    kintone ステータス

    ステータスの次は、ステータスを変える際のアクションや条件を設定していきましょう。

    プロセス管理は、「作業を行う人(申請する人、承認する人)」「アクション(承認等)を行うことでどのステータスからどのステータスに変わるか」「どの条件の時にそのアクションを実行できるか」を組み合わせることでワークフローを設定します。

    まず、全く未申請の状態から、申請者が起こすアクションは何でしょうか?

    今回の場合は、「部長に承認を依頼する」というアクションになります。

    備品購入は誰でも申請することができるので、作業者や条件は特に指定せず、「部長に承認を依頼する」と、ステータスが未申請の状態から「部長承認依頼中」に変わるように設定しました。

    kintone プロセス設定

    部長承認依頼中の状態で承認が行える人は部長だけに限定する必要がありますので、次のプロセスでは作業者を指定します。

    kintone プロセス管理 作業者の設定

    作業者には個別のユーザーの他、アプリ内にあるフィールドやkintoneがレコード内で保持している情報(作成者、更新者)に該当するユーザーを指定することもできます。

    このような形で、各プロセスに対するアクションを設定したものがこちらです。

    ステータスが多くなれば、その分プロセスも長くなります。

    kintone ステータス
    ワークフローで自分が作業者(承認者)に指定されると、kintoneのトップページに「未処理事項」として表示されるので、ここから承認が必要なレコードを確認することができます。

    今回設定したのはストレートに部長から社長まで承認してもらうケースですが、このプロセスを元に、よくあるご要望にお応えできるようなワークフローを設定していきます!

    ワークフローでよくあるご要望

    複数承認したい

    先ほどお伝えした通り、ワークフローを設定することで一人目が承認→二人目が承認→三人目が……というように、複数人が承認を行うことができます。

    しかし、管理したいプロセスによっては「次のステータスに移るときに、複数人から承認してもらいたい」「ステータスはできるだけ増やしたくない」「順番と言うよりも、同列で承認で良い」場合があります。

    そんなときは、作業者を指定する際、複数人を指定することができます。

    作業者として複数人を指定して、「この中から承認してもらう人を一人選ぶ」のか「複数人の内誰か一人が承認すれば良い」のか、「全員の承認が必要」なのかを設定することができるのです。

    kintone ワークフロー

    複数人を指定

    kintone ワークフロー

    承認の仕方を指定

    次のユーザーから作業者を選択
    前のステータスの作業者が、次のステータスの作業者を一人選びます。

    部署によって承認者が変わるような場合に便利な機能です。

    次のユーザー全員
    指定した作業者全員が承認すると、次のステータスに変わります。
    ユーザー全員が承認しないと次に進めないアクションと、ユーザーの内一人でも実行可能なアクション(差し戻し等)を指定可能です。

    次のユーザーの内1人
    指定したユーザーの内、誰か一人が承認すれば次のステータスに進みます。

    承認印をつけたい

    紙の申請書と同じように、承認印を表示して誰が承認しているのかを見えるようにしたい……!というご要望も良くいただくのですが、残念ながら承認印を自動でつけることはできません。
    ※承認者の方が、自分で承認印の画像をレコード内に添付することは可能

    標準機能で承認印を表示することは難しいですが、レコード内に「誰がどのようなアクションを行ったか」の履歴が残ります。

    kintone ステータスの履歴

    条件分岐したい

    ワークフローにおいては、しばしば「この条件の時は、承認者は○○さんになる」「この条件の時には、社長まで承認が必要」と言ったように、場合によってワークフローが変わることがあります。

    そんなときも、プロセス管理内の設定で条件を付けくわえることが可能です。

    例えば、先ほどの承認フローに、「金額が1万円未満なら部長承認までで完了、それ以上なら社長承認まで必要」する場合の設定をしてみましょう。

    金額が条件分岐となるので、1万円未満か以上かでまず条件を設定します。

    その上で、1万円未満の場合には「承認」か「差し戻し」しか選べないようにし、1万円以上の場合にはさらに上長に承認を上げるように設定ができます。


    ステータスに応じて項目の入力必須や入力不可を変えたい場合には後ほど紹介するプラグインをご活用ください!

    承認されたら申請者本人や、経理に通知したい!

    これはプロセス管理の機能ではありませんが、上長の承認が下りたタイミングで本人や経理担当者に通知したい場合には、「レコードの通知機能」を活用しましょう。

    設定内の「レコードの条件通知」から、通知条件を追加していきます。

    kintone 通知条件

    プロセス管理機能がオンになっていると、条件としてステータスを指定することができます。

    承認になった場合には申請者本人に通知をしたい、そんなときには以下のように設定してください。

    見積承認、備品購入……活用事例をご紹介!

    基本的な設定方法が分かったところで、プロセス管理機能の具体的な活用事例をご紹介します。
    ただ紙のワークフローを置き換えただけではなく、その他の業務も一緒に効率化していることが特徴です!

    kintoneの申請アプリで備品購入をクラウド化

    ▼kintoneの申請アプリで備品購入をクラウド化|製造業伊勢舗装工業株式会社さまの事例

    kintoneで承認速度が2倍!備品購入の確認コスト0へ!

    伊勢舗装工業株式会社さまでは、元々備品購入は口頭で上長に承認を取り、各自が発注の処理を行っていました。

    上長がその場にいなければ承認を得ることもできないため、必要なものが必要な時に届かないというリスクがありました。

    口頭なので当然記録も残らず、発注すべき備品が発注できているのかは記憶だより。
    また、届いた備品の内容や数が正しいのかどうかも本人しかわかりません。

    そこで、kintoneの中で発注申請が行えるようにアプリを開発。
    上長は社内にいなくてもスマホで申請を確認して承認できるため、これまでよりスピーディにワークフローが回るようになりました。

    それだけではなく、しっかりと記録が残るため届いた備品の確認もスムーズに。
    月間/年間で各部品がどれだけ購入されているかも自動集計できるようになりました。

    kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認

    ▼kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの導入事例

    kintoneで実現した 見積承認フロー

    株式会社アイフク・テックさまでは、それまでエクセルで作成、印刷して上長に承認を依頼していた見積管理をkintone化。

    こちらも、先ほどの伊勢舗装工業株式会社さまの事例と同様に、「社内にいないと確認が難しい、社外で確認しようとすると手間がかかる」状態でした。

    そこで、原価管理を行う過程で連携していた販売管理システムを活用。
    kintoneとは別の販売管理システムで見積書を作成し、その内容を自動連係しているアプリにプロセス管理の仕組みを設定しました。
    その結果、社外やスマホからでも承認が行えるようになり、さらに上長が承認すると見積書上に承認印が表示されるように。
    販売管理システムと連携しているからこそ、標準機能では難しい承認印や、細かい見積書も問題なく実現できました。
    この他にも、案件管理アプリにワークフローを設定し、案件の進捗に合わせて随時管理者の方が状況を確認する仕組みを取り入れられている企業様もあります。

    承認申請あるある:必要な項目が入力されていない!差し戻しで時間のロス…

    どんな企業でも大なり小なり活用したい場面が必ずあるはずのプロセス管理機能ですが、「複数の状況に応じて入力必須となる項目」があるときには困ったことも。

    何故なら、kintoneの標準機能では「最初から必須入力」の設定はできても、「このステータスの時にだけ入力必須にする」といった設定はできないからです。

    例えば、案件管理アプリでステータスが「受注」になった時、「受注日」「受注金額」は必ず入力してほしい!というとき。

    受注した段階で判明する項目ですので、もちろんアプリに案件を登録した見込みの段階ではわからない項目になります。

    入力必須項目には設定できませんので、入力が無くてもステータスは変更され、上長に申請ができてしまいます。

    しかし、必要な情報が入力されていない状態で申請されても上長は判断できないため、「こことここ入力して再申請してください」とコメントを残して差戻…

    いくらペーパーレス化して承認までのスピードをアップさせたとしても、差し戻しされていては効果も半減です。

    そんなプロセス管理を強力にバックアップする「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」の使い方をご紹介します!

    無料のステータス連動必須フィールド設定プラグインでワークフローをもっと便利に!設定方法を解説

    そんなときに是非活用していただきたいのがTISさん「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」

    「このステータスになった時には、この項目も必ず入力してほしい」をピンポイントで叶えてくれる、非常にありがたいプラグインです。

    例えば先ほどお伝えした、案件管理アプリでステータスが「受注」になった時、「受注日」必ず入力してほしい!というとき。

    受注日を入力せずにステータスを「受注」に変更すると、専用の入力画面が表示されてその項目を入力しなければステータスを変更できない状態になります。

    ステータス連動必須フィールド設定プラグインで設定を行うことで、「申請されたはいいけれど、必要な情報が入っていないから承認できないから差し戻す」といったタイムロスを未然に防ぐことができるのです。
    ステータスに応じて入力必須の設定を行うための設定方法をご紹介します!

    プラグインの設定画面を開くと、プロセス管理で設定したアクションが自動で表示されます。

    あとは、入力必須にしたい項目を指定してあげるだけ!


    入力必須の設定以外にも、「このステータスになった時には、特定の項目を自動入力する/自動である項目から内容をコピーしてくる」設定や、入力ミスを防ぐために「ステータスに応じて、入力できないフィールドを指定する」ことも可能です。

    ワークフローをkintone化してペーパーレスへ

    「この申請をするときは、必ずこの情報も記入してね」そんな社内のルールで運用していらっしゃる会社さんも多くいると思います。
    紙での申請・承認であれば強制力のないルールを周知することしかできませんが、kintoneであればプラグインによって「記入しなければ仕事が先へ進まないから絶対に入力してもらう」状態を作ることが可能です。

    プラグインも活用しながら、プロセス管理機能を活用して是非ペーパーレスなワークフローを実現してみてください!

    今回お伝えした「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」の設定内容を動画でわかりやすく解説しています。

    是非あわせてご覧ください!

    この記事を書いた人

    生田智之

    『DXの第一想起者』

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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