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kintoneプロセス管理+ステータス連動必須フィールド設定プラグインで申請承認業務をペーパーレス化!

案件管理や見積・備品購入の申請等、「上長に承認してもらう必要がある」業務の時に大活躍するkintoneのプロセス管理。

今回は、そんなプロセス管理を強力にバックアップする「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」の使い方をご紹介します!

kintoneプロセス管理機能とは?標準機能でワークフローを設計

会社の中で、一般の従業員一人で決済できる範囲は限られており、課長や部長、さらに社長といった、決済権を持つ複数の人が関わり、状況を確認しながら進めていくのが仕事です。

例えば、お客様向けに作成した見積書の内容を上長に確認してもらい、OKが出ればお客様に提出して案件を進めていく見積の管理や、購入したい物品を上長に申請し、承認してもらったら総務に購入してもらう備品購入申請等がこれにあたります。

これらの「誰かに内容を確認して、承認してもらう必要がある」仕事の時に、いちいちプリントアウトしてハンコをもらって…というプロセスを踏んでいると、「上長がその場にいるときしか承認してもらえない」「さらにその上長まで書類が回るのに時間がかかる」といったデメリットが発生してしまいます。

この承認に関わる一連の業務をkintone(キントーン)上でペーパーレスに完結できるようにした仕組みがプロセス管理機能です。

プロセス管理機能はkintoneアプリの設定画面で「プロセス管理を有効にする」にチェックを入れれば使えるようになります。

現在の進捗状況が一目でわかり、さらに誰が次に何をするべきかといった情報までkintoneで管理することができる他、過去のステータスも履歴で見ることができるため、ここまでにかかった時間や担当した人も把握することができます。

kintone上ですべての手続きが完結できるため、例えば上長が社外にいたとしても、スマートフォンから承認を行うなど、紙で申請・承認を行っていた時に比べ各段にビジネススピードを速めることができるのです。

▼kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの導入事例

必要な項目が入力されていない!差し戻しで時間のロス…

どんな企業でも大なり小なり活用したい場面が必ずあるはずのプロセス管理機能ですが、「複数の状況に応じて入力必須となる項目」があるときには困ったことも。

何故なら、kintoneの標準機能では最初から必須入力」の設定はできても、「このステータスの時にだけ入力必須にする」といった設定はできないからです。

例えば、案件管理アプリでステータスが「受注」になった時、「受注日」「受注金額」は必ず入力してほしい!というとき。

受注した段階で判明する項目ですので、もちろんアプリに案件を登録した見込みの段階ではわからない項目になります。

入力必須項目には設定できませんので、入力が無くてもステータスは変更され、上長に申請ができてしまいます。

しかし、必要な情報が入力されていない状態で申請されても上長は判断できないため、「こことここ入力して再申請してください」コメントを残して差戻…いくらペーパーレス化して承認までのスピードをアップさせたとしても、差し戻しされていては効果も半減です。

ステータス連動必須フィールド設定プラグインで解決!「このステータスの時は、この項目も入力必須!」

そんなときに是非活用していただきたいのがTISさん「ステータス連動必須フィールド設定プラグイン」

「このステータスになった時には、この項目も必ず入力してほしい」をピンポイントで叶えてくれる、非常にありがたいプラグインです。

例えば先ほどお伝えした、案件管理アプリでステータスが「受注」になった時、「受注日」必ず入力してほしい!というとき。

受注日を入力せずにステータスを「受注」に変更すると、専用の入力画面が表示されてその項目を入力しなければステータスを変更できない状態になります。

ステータス連動必須フィールド設定プラグインで設定を行うことで、「申請されたはいいけれど、必要な情報が入っていないから承認できないから差し戻す」といったタイムロスを未然に防ぐことができるのです。

ステータス連動必須フィールド設定プラグインの設定方法

ステータスに応じて入力必須の設定を行うための設定方法をご紹介します!

プラグインの設定画面を開くと、自動的に設定しているプロセスが表示されています。

あとは、入力必須にしたい項目を指定してあげるだけ!

入力必須の設定以外にも、「このステータスになった時には、特定の項目を自動入力する/自動である項目から内容をコピーしてくる」設定や、入力ミスを防ぐために「ステータスに応じて、入力できないフィールドを指定する」ことも可能です。

「社内のルール」でカバーできない部分はプラグインの力を借りる!

「この申請をするときは、必ずこの情報も記入してね」そんな社内のルールで運用していらっしゃる会社さんも多くいると思います。

紙での申請・承認であれば強制力のないルールを周知することしかできませんが、kintoneであればプラグインによって「記入しなければ仕事が先へ進まないから絶対に入力してもらう」状態を作ることが可能です。

是非御社の運用に合ったプラグインを見つけ、アプリに追加してみてください!

ステータス連動必須フィールド設定プラグイン活用のポイントを動画で解説!

今回お伝えした内容を動画でわかりやすく解説しているのがこちらの動画!

是非あわせてご覧ください!

▼【プロが手取り足取り教えます!】キラリと光るkintone構築!

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴奏まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴奏まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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