kintoneで在宅でも仕入管理を実施できる環境を構築！権限設定でセキュリティも万全｜調剤薬局 株式会社イワオ薬局さまのアプリ開発事例

オンプレミス型の仕入管理システムでは、特定の店舗や端末でしか操作できず、在宅勤務中は伝票入力などの業務が行えないという課題があります。
そんな時、kintoneを活用すればクラウド上で仕入伝票を一元管理でき、店舗外からでも業務を実施可能です。

今回は、kintoneで仕入管理アプリを構築し、オンプレミス型の仕入管理システムから移行したことで、在宅でも仕入業務を遂行できるようになった株式会社イワオ薬局さまの事例を紹介します。

「店舗に出勤しないと仕入管理業務ができない」「在宅勤務でも仕入業務を回したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

特定の端末からしか仕入管理を行えない……kintoneで在宅でも業務を行えるようにしたい！

株式会社イワオ薬局さまは、三重県伊勢市エリアに根ざす地域密着型の医療調剤薬局を展開されています。

患者さまが心から信頼できる「かかりつけ薬局･薬剤師」を目指すなか、キャッシュレス決済やオンライン服薬指導、処方せんスマホ受付など、利便性の向上につながるサービスの提供に尽力されているのが大きな特徴です。

コムデックでも、これまでkintone(キントーン)をはじめとするクラウドシステムによる情報共有とiPadを活用したクラウド電子薬歴の活用などをサポートさせていただきました。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

▼kintoneで複数店舗間の備品管理を既存システムから切り替え｜調剤薬局 株式会社イワオ薬局さまのアプリ開発事例

▼kintoneとGoogle Formsを連携！問診票のデジタル化に向いているのはGoogle Forms？フォームブリッジ？｜株式会社イワオ薬局さまのアプリ開発事例

これらの取り組みは、従業員さまの作業効率はもちろん、患者さまに対する質の高いケアの実現や待ち時間の短縮といった効果を生み出しています。
そんな株式会社イワオ薬局さまが今回着目されたのは、医薬品の仕入管理です。

株式会社イワオ薬局さまでは、もともとオンプレミス型の基幹システムを利用していました。
こちらが、実際に使用されていた基幹システムの画面です。

シンプルな画面で作業を行いやすく、仕入先ごとに納入金額や返品金額が表示できるので使いやすい一方、オンプレミス型なので特定の端末でしかデータを管理できないという課題を抱えていました。

管理者は、仕入伝票の入力作業のために、端末のある店舗へ出勤しなければなりません。
早くから在宅勤務も推進されていた株式会社イワオ薬局さまにとって、在宅で仕入管理ができない状態は非効率的でした。

そこで、在宅勤務で仕入管理を実施するために、特定の端末以外からでも管理者が状況を把握できるようkintoneをベースに仕入管理の仕組みを構築することにしました。

仕入伝票アプリを構築して自宅からkintoneで仕入管理ができる環境を実現！

ここからは、自宅で仕入管理をできるようにしたkintoneの仕入伝票アプリを構築する流れと、アプリの特徴を解説します。

業務フローの整理から仕入伝票アプリを構築

今回は、大きく3つのステップを通じて仕入伝票アプリを構築しました。

1.業務フローの整理

まずは各店舗の仕入業務の流れを詳細にヒアリングし、「どのタイミングで」「どの担当者が」「どのような仕入情報を入力するのか」を明確化して業務フローを整理するところからはじめました。

ヒアリングをもとにアプリ化する際の入力ルールを統一することで、現場ごとのバラつきや二重入力が発生するリスクを軽減することが可能です。

2.基幹システムから必要な項目を抽出

次に、従来の基幹システムで管理していた仕入伝票項目から、kintoneで管理するうえで本当に必要な項目だけを厳選しました。
今後管理する情報を絞ることで、入力作業の効率化と管理の簡略化を図る狙いです。

3.管理に必要な集計値の確認･設定

最後に、仕入伝票アプリの構築を行いました。
管理者が状況を把握するために必要な集計値を確認し、アプリ上で確認できるよう設計しています。
これにより、各店舗の仕入状況が把握しやすくなります。

こうして、株式会社イワオ薬局さまにフィットした仕入伝票アプリが完成し、kintoneを通じて自宅からも仕入管理業務を行えるようになりました。

仕入伝票アプリの特徴

ここからは、今回構築した仕入伝票アプリの特徴を解説します。
こちらが仕入伝票アプリの一覧画面です。このアプリには、管理者が日々発生する医薬品の仕入状況を登録します。

一覧画面には、店舗ごと、月ごとに1レコードずつ仕入状況が可視化されます。

詳細画面に入ると、店舗ごとのその月の仕入れ内容を登録・確認することができます。
ここでは、仕入明細の一行＝伝票1枚として表示されます。

また、kintone標準のグラフ機能を使って、月ごとの集計値をリアルタイムで確認できるようにしました。
仕入先ごとに納入合計や返品合計などが可視化され、管理者はkintoneにアクセスさえできればいつでも･どこからでも仕入管理を遂行することが可能です。
仕入先ごとの集計値だけではなく、例えば店舗ごと、仕入れ先ごとに月別の集計をする等、見たい切り口の集計を任意に設定可能です。

kintoneアプリのアクセス権限設定でセキュリティ向上！在宅でも安全に仕入管理を実施するための工夫

株式会社イワオ薬局さまは、今回の取り組みで、インターネット環境さえあれば、自宅からでもkintoneにアクセスして仕入管理業務を行えるようになりました。

しかし、自宅からすべての情報が閲覧できてしまうとセキュリティ上のリスクがあるため、仕入作業に関するアプリ群のみアクセスできるよう権限を設定しました。
これにより、管理者が誤って別のアプリを操作したり、仕入情報以外のデータに触れたりするリスクがなくなり、自宅でも安心して仕入業務に集中できる環境が整いました。

なお、今回は仕入伝票アプリのアクセス権限を制限しましたが、たとえば特定の管理者のみ別作業を行うために、ほかのアプリにもアクセスできるようにするなど柔軟に設定を変更することも可能です。

kintoneで仕入伝票アプリを構築したメリット

株式会社イワオ薬局さまは、オンプレミス型の基幹システムから、kintoneで構築した仕入伝票アプリに移行したことで、管理者が在宅勤務のときでも仕入業務を遂行できるようになりました。
これまではわざわざ特定端末が設置されている店舗に行かなければ業務ができなかったので、管理者の移動時間の短縮や作業効率の向上につながっています。
また、複数店舗の仕入状況を1つのkintoneアプリで横断的に確認できるようになったことで、管理も容易になりました。

必要な集計を、kintoneの標準機能だけで簡単に設定･確認できるようになったことも大きなメリットです。
ヒアリングにご協力いただき業務フローを整理できたことで、株式会社イワオ薬局さまが仕入伝票アプリで知りたい情報を簡単にキャッチできる画面を構築できています。

さらに、業務内容や運用ルールの変化に応じて、アプリの項目を柔軟に変更できるようになりました。
これにより、管理したい項目が増えたり、より管理を効率化するために項目を精査したりといったとき、簡単にカスタマイズすることが可能です。

kintoneアプリ間を連携してさらなる活用を進める

株式会社イワオ薬局さまは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるkintoneで仕入伝票アプリを構築したことで、従来特定端末からしか行えなかった仕入管理業務を自宅からでもできるようになりました。

アクセス権限を制限することで、管理者が安心して仕入管理業務に集中できるような環境も整えられています。
これまでの取り組みで、各業務においてkintoneアプリ化が進んだことで、kintone内に情報が蓄積されています。

今後は、アプリ間の連携や集計を通じて、さらなる業務の効率化と会社･店舗の状況把握、意思決定のスピード向上を図る予定です。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「自社に合った仕入管理の使い方を知りたい」「イメージどおりの集計フローが組めない」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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