紙の契約書から脱却し、電子署名を導入するべき3つの理由

電子署名とは?

電子署名とは、その名前からわかるように、手書きの署名をデジタル化したものです。

2001年に施行された電子署名法に従い、「本人による署名であること」「署名後に内容の改変が行われていない事」の2点が満たされれば手書きの署名と同等の法的有効性が認められます。

電子署名をすることで、署名するドキュメントに記載されている条項に同意したことになりますので、物理的な署名ではないという理由だけで無効とすることはできません。

電子サイン?電子署名?どう違うの?

「電子署名」と検索すると、検索予測に「電子サイン」と出てきます。
よく似た名前の概念ですが、どのように違うのでしょうか?

結論から言うと、一般に用いられる場合においてはほぼ同じ意味として使われていることがほとんどです。

厳密には、行政機関への申請書類等では、特定の認証業者が発行する「電子証明書」を用いた「電子署名」が必要となる場合があります。
対して、「電子サイン」は「電子署名」より広範な意味を持つ言葉です。

何らかの手段を用いて、本人確認・改ざん等の防止措置がとられた、デジタル文書に対して行う署名プロセスそのものを指します。
すなわち「電子署名」は「電子サイン」の一種というわけです。

※本記事では、便宜上「電子署名」を「電子サイン」と同等の意味として用いています。

広まりつつある電子署名

「契約」と聞くと、紙に直筆署名または会社のゴム印印紙を貼って印鑑をポン、というイメージ、まだまだ根強いですよね。

それでも最近、電子契約、つまり紙での契約を取り交わさない契約が広がっていることにお気づきでしょうか?
身近なところで言うと、携帯電話の契約の際にタブレットにタッチペンで署名、しませんでしたか?
クレジットカード支払いの時に、サイン専用の端末に名前を書いたことは?

もちろんこれは個人の商取引の話ですが、個人に留まらず企業間の取引においても、電子決済を取り入れる企業が増えています。
JIPDECの調査では、2015年には50%程度だった今、すでに電子決済を取り入れている・あるいは検討している企業が、2020年の調査では70%を超えており、かつての紙ベースでの業務が着実にデジタルに置き換わってきていることが伺えます。

出展:JIPDECレポート
https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005160.pdf

「印鑑」必須の紙書類、何が問題?

一般的に申込や契約を結ぶ際には、必要事項を記入して印刷後郵送でお送りしたり、直接お届け、あるいはお客様に来ていただきますよね。

郵送の場合には、記入例を同封したりといった工夫や、書き損じの場合の予備を同封したりしていませんか?
契約書が完成したら、所定のファイルに綴じこんで保管をしているのではないでしょうか?

この業務が「当たり前」となってしまっているとなかなか気が付けませんが、この契約業務ひとつ取っても、たくさんの非効率が隠れています。

 紙の契約書から脱却すべき3つの理由

1.書類の作成・送付・保管コストがかかる

紙ベースの契約書の準備(印刷、書名、封入、郵送など)には手間と工数がかかります。
保管スペースや管理コストも避けて通ることができません。
さらに、紙ベースの契約書では金額に応じた印紙を貼付することが義務付けられており、契約書の金額が大きくなればなるほど、貼付される印紙の金額は大きくなります。

電子署名でこう変わる!

印刷や郵送のコストはもちろんのこと、電子署名された書類はクラウド上で保管されるため、印刷してファイリングする必要はありません
ペーパーレス化により、保管スペース・管理コストを限りなく0にすることができます。
また、電子契約は書面と違い、収入印紙を貼り付けする必要がありません。

2.決済者が社内にいないと印鑑が押せず何日も保留になってしまう、書類を送った後の進捗がわからない

決済者が忙しくて、なかなか書類を見てもらえなかったり、外出しがちな場合にはその分どんどん契約日が遅れてしまいます。
送った後は先方任せ、果たしてちゃんと届いているのか、今どこまで進んでいるのか、こちらからでは把握することができません。

電子署名でこう変わる!

電子署名を活用すれば、全てインターネット上で完結できるので、印刷・捺印作業などにかかる手間も省くことができます。
決済者の方は社内に限らず社外でも、PCやスマホ、タブレットから署名を行うことができます。
また、多くの電子署名サービスでは、送付した契約書の進捗状況を確認することができるので、送付側も安心です。

3.内容の修正が必要になった時に、多大な手間がかかる

一回作って印刷してこちらの印鑑を押し、郵送したにも関わらず……
たった一文を直すためにここまでの苦労が水の泡

電子署名でこう変わる!

電子契約であれば、記載事項を修正する必要があってもその都度データ上で修正作業が可能です。
そのため、契約成立までの時間や手間を大幅に省くことができます。
電子署名を取入れることで、業務フローを改善することが可能です。

マイナンバーカードを利用した電子署名も…

実は電子署名は皆さんがお持ちのマイナンバーカードを利用して行うこともできます。

マイナンバーカードに搭載されたICチップには「署名用電子証明書」が格納されており、氏名、生年月日、性別、住所と発行年月日や有効期間の満了日、発行者といった情報が記録されています。
それらの情報をもって、先ほど述べたような「本人による署名であること」「署名後に内容の改変が行われていない事」を確認することができるのです。

マイナンバーカードでの電子署名に対応したシステムを用いて、PCに繋げたカードリーダーでカードを読み込むだけで法的に有効な電子署名を行うことができます。
これからリモートワーク等が広がっていく中で、「本人であることの証明」が確実であるマイナンバーカードによる電子署名
まだまだ社会全体への普及には至っていませんが、給付申請等で注目を集めています。

ご紹介したように、電子署名の導入には社内の社内の業務フローの見直しや送付先の理解が欠かせませんが、電子署名を導入することで、今紙で行っている非効率な業務が効率化されることがお判りいただけましたでしょうか?

テレワークの重要性が叫ばれる現代において、郵送やメールよりも効率的に契約が行える電子署名の導入を是非ご検討ください。

中小企業でも使いやすい「Dropbox(ドロップボックス)電子署名」の使い方を解説した記事はこちら!