【自治体･行政機関向け】答弁書や説明文をkintone × AI で効率的に作成する方法

自治体や行政機関では、議会での答弁や市民への説明のために、日々多くの文書が作成されています。
こうした文書には、一般的なビジネス文書とは異なる特有のルールがあるため、作成に手間がかかるのが特徴です。

皆さんの中には、文書作成業務を効率化したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、kintoneとAIを連携して過去の資料を参照しながら、文書の草案や想定問答を自動作成する方法を紹介します。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

自治体･行政機関で多くの職員が悩む「文書作成問題」

議会の答弁書や市民への説明文の作成には、一般的なビジネス文書とは異なる特徴が大きく3つあります。

1つめの特徴は、言い回しの厳格さです。
民間企業であれば、読みやすさを重視して易しい言葉を使う傾向にありますが、自治体や行政機関の文書では「～に鑑みて」「～に資するため」のように、堅い表現が使われます。

2つめの特徴は、根拠や法令への準拠が求められる点です。
民間企業では「～のために～します」という表現で済む内容でも、自治体や行政機関では「条例〇条に則って～します」「通達〇号に基づいて～します」というように、根拠を明示しなければなりません。

3つめの特徴は、中立性･公平性についてです。
民間企業の文書では、自社の立場や利益を前面に出すことも可能ですが、自治体や行政機関の場合は全方位に配慮した中立的な表現が必要です。

以上のような特徴があるために、現場で文書を作成する職員の皆さんからは、次のような課題がよく聞かれます。

• 前にも同じような文書を作成したはずなのに、当時の資料が見つからない
• 議会答弁の言い回しは「これで大丈夫かな」と不安になり、見直すとキリがない
• 文書を作成できる人が限られており、いつも同じ人に仕事が偏ってしまう
• 議会や説明会で初歩的な質問に答えられない

このような課題を放置していると、組織全体の業務効率や品質が低下してしまう恐れがあります。

kintoneとAIを連携すれば、答弁書や説明文の自動作成が可能に！

自治体や行政機関における「文書作成問題」を解決するためにおすすめしたいのが、業務管理アプリkintone(キントーン)の活用です。
kintoneを使えば、過去の文書をアプリで簡単にデータベース化できるため、テーマや日付、キーワードなど、あらゆる方法で検索できるようになります。

アプリの構築も、必要なパーツを組み合わせるだけで簡単にできるので、プログラミングの知識がない方でも安心です。
また、アクセス権限を設定すれば閲覧･編集できる人を制限できますし、ワークフローを設定すれば課長･部長などの確認をシステム上で行うことも可能です。

kintoneはクラウドツールなので、インターネット環境があればどこでも利用できることもメリットです。
庁舎内だけでなく、出先機関の関係者やテレワークの人とも、安全かつスムーズに情報を共有できます。

このように情報管理ツールとして優れた点が多いkintoneですが、最近はAIとの連携により対応できる業務の幅がさらに広がっています。
具体的には、kintoneに蓄積したデータを集計･分析したり、文書を生成したり、次のアクションを提案したりすることが可能になりました。

もちろん、AIの出力結果が100％正しいわけではないため、人の目による最終チェックは必要ですが、一から文書を作成するのに比べれば大幅な時間短縮になります。
kintoneとAIを連携する方法はいくつかありますが、コムデックでは「コムデック 生成AI for kintone」というサービスを提供しています。

このサービスを活用すれば、情報管理はもちろんのこと、プロンプトの設定や出力結果の保存など、全ての工程をkintone上で完結できるようになります。

「コムデック 生成AI for kintone」サービスページはこちら

kintone×AIで説明文や答弁書を自動作成する方法

ここからは、実際にkintoneとAIを連携して文書を自動作成する方法を解説します。

はじめに、文書管理や生成に必要な4つのアプリを作成します。

1つめは「過去資料アプリ」です。
こちらのアプリでは、過去の文書に関する資料名、種別、会議名、日付、本文といった項目を管理します。

2つめは「QA履歴アプリ」です。
こちらには、よくある質問や回答(Q＆A)を登録しておきます。

3つめが「事業情報マスタアプリ」です。
こちらでは、事業名や概要、担当部署、予算など、事業に関する基本情報や成果指標を管理しています。

そして最後が「答弁説明資料作成支援アプリ」です。
こちらのアプリの上部には、入力欄として文書の種別、件名、質問･依頼内容、回答の方向性などを設定します。

また、アプリの下部にはAIの出力欄として、答弁案･説明文案、想定追加質問と回答案、参照した根拠資料を設定します。
質問内容と回答の方向性を入れた上でAI生成ボタンを押せば、自動でこれらの答弁案や想定質問が出力される仕組みです。

kintoneの情報を元に答弁書を自動作成するプロンプト設定

続いて、「コムデック 生成AI for kintone」でAIへの指示を設定していきます。
まず、文書を生成するうえで参照すべきデータとして、先ほど作成した「過去資料アプリ」「QA履歴アプリ」「事業情報マスタアプリ」を指定します。

次に、プロンプトを設定します。
プロンプトの冒頭では「あなたは自治体の政策立案･議会対応のエキスパートです」とAIの役割を明示することで、出力時の視点や表現を安定させます。

また、文体や公的な用語についても、使ってほしい表現を具体的に提示しています。
例えば「～でございます」「～に努めてまいります」などです。

さらに、想定される追加質問とその回答も生成するよう指示します。
ここでも、過去の文書を参考に「予算や財源を問う質問」「今後のスケジュールを問う質問」など、質問の観点を複数提示しておきます。

最後に、生成したデータの保存先として「答弁説明資料作成支援アプリ」の各フィールドを指定して、設定完了です。

実際に文書を作成する際は、「答弁説明資料作成支援アプリ」に会議や件名、依頼内容などを入力して、画面上部にある「説明資料/答弁準備ボタン」をクリックするだけで使えます。

kintone × AI で説明文や答弁書の作成を効率化しよう

自治体や行政機関の文書には特有のルールがあるため、作成に時間がかかったり、業務が属人化しやすかったりするのが難点です。
そんなときにkintoneとAIを連携して活用すれば、過去の資料を参照して、説明文や答弁書を自動生成することが可能になります。

文書を誰でも短時間で作成できるようになれば、担当者は「書く作業」よりも、「考える作業」「判断する作業」など、より重要な業務に注力できる環境が整います。
人手不足や業務効率化にお悩みの方は、kintoneとAIの連携活用を検討してみてはいかがでしょうか。

コムデックでは、kintone × AI活用をサポートする「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」というサービスを提供していますので、ぜひお気軽にご相談ください。

「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」サービスページはこちら