kintoneで経費精算を効率化する方法とは？サンプルアプリ･プラグイン･注意点を解説

経費精算業務を紙やエクセルで管理していると、申請漏れや入力ミス、承認の遅延といった課題が発生しやすく、担当者の負担も大きくなります。
そんな時、kintoneを活用すれば経費精算フローを一元化し、集計も自動化して業務効率を向上させることが可能です。

本記事では、kintoneで経費精算を効率化する方法として、サンプルアプリやプラグイン、カスタマイズ方法を紹介します。
電子帳簿保存法への対応についても解説しますので、「kintoneで経費精算を効率化したい」という企業さまは、ぜひご覧ください。

この記事でわかること

• kintoneを活用して経費精算業務を効率化する方法
• 経費精算業務に使えるkintoneのサンプルアプリ･プラグイン
• kintoneで経費精算を行う際の注意点

　こんな人におすすめの記事です

• 経費精算を効率化したいと考えている総務･経理担当の方
• 自社の運用に合った経費精算システムを作りたい方

kintoneを活用すれば経費精算フローを効率化できる

kintone(キントーン)は、業務に合わせて自由にアプリを作成できるノーコード･ローコードツールです。
経費精算に活用すれば、申請から承認、経理処理までを一元管理でき、ペーパーレス化と承認スピードの向上を実現できます。

従来の紙やエクセルによる経費精算の仕組みでは、申請書の記入ミスや承認フローの停滞が発生しがちでした。
kintoneならオンライン上で申請から承認までのワークフローが完結するため、物理的な書類のやりとりが不要になり、承認までのスピードが格段に向上します。

さらに、入力フォーマットを統一できるため記入漏れや入力ミスを防止できるほか、申請データはリアルタイムで蓄積され承認状況も可視化することが可能です。
このように、紙やエクセルをお使いの場合は、kintoneを活用することで経費精算フローの効率化を実現できるでしょう。

すぐに使える！経費精算を効率化するkintoneのサンプルアプリ

経費精算にkintoneを活用すれば、社外にいても確認･処理ができるため、申請から決裁までのスピードアップが図れます。

kintoneで経費精算の仕組みを作るなら、サイボウズが無料で提供しているサンプルアプリが便利です。
導入後すぐに利用を開始できるため、手軽に経費精算のデジタル化を実現できます。

ここでは、経費精算業務に役立つ代表的なサンプルアプリを紹介します。
サンプルアプリの詳細や導入方法については、こちらの記事でも解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneのサンプルアプリとは？アプリストアの利用方法やおすすめアプリを紹介

交通費申請

交通費申請アプリは、往訪などで交通費の立替金が発生したときに申請するためのアプリです。
申請者が利用した交通費を登録するだけで立替金額を自動で計算してくれます。

出張や外回りが多い営業部門や現場職にとって、交通費精算の手間を大幅に削減できる便利なアプリです。

kintone公式HPより

旅費精算申請

旅費精算申請アプリは、出張にかかった旅費や経費、日当などを申請するためのアプリです。

このアプリはJavaScriptサンプルコードを読み込むことで、入力規則や自動採番を設定するカスタマイズも可能です。
出張が多い営業部門や現場職では、複数の経費項目を一度に申請するケースが多く、従来の紙ベースでは記入漏れや計算ミスが発生しがちでした。

このアプリを使えば、出張に関する経費を一つのアプリで管理できるため、申請者の負担を軽減できます。

kintone公式HPより

物品購入申請

物品購入申請アプリは、物品の購入が必要になったときに事前に申請するためのアプリです。
購入目的や予算区分を入力して申請することで、発注管理を効率化できます。

紙の申請書だと、作成から印刷、提出という流れで時間がかかりますが、オンラインで手続きが完結する物品購入申請アプリなら、スピーディーな決裁を期待できます。
購入履歴もアプリ内に蓄積されるため、過去の購入実績を検索して確認することも容易です。

備品や消耗品の購入管理を効率化したい部署に適したアプリといえます。

kintone公式HPより

kintoneのプラグインや外部連携なら、より簡単に経費精算の効率化を目指せる

サンプルアプリだけでも経費精算の基本フローは構築できますが、プラグインの活用や外部ソフトとの連携によって、さらに経費精算作業を効率化できます。
ここでは、経費精算業務をより便利にする代表的なプラグインを紹介します。

交通費精算を自動化できる！スパッ!と 経費精算 with 駅すぱあと

スパッ!と 経費精算 with 駅すぱあとは、乗り換え案内サービス「駅すぱあと」を利用した交通費精算を効率化するkintoneアプリです。
電車の出発地･到着地･経由地を入力するだけで正確な運賃を自動取得できます。

定期区間の控除にも対応しており、適切な金額をkintoneに自動反映することが可能です。
これにより、手入力による運賃の誤りや経路の選択ミスを防ぎ、申請者の手間と入力ミスを削減できます。

交通費以外の経費も一括申請でき、申請から承認までのフローもkintone上で完結できる点も魅力です。

OCRでレシートや請求書を電子化できる！LINE WORKS OCR連携プラグイン

LINE WORKS OCR連携プラグインは、画像からテキストデータを抽出できるLINE WORKS OCRとkintoneを連携させるプラグインです。
レシートや請求書の画像ファイルをアップロードすると、自動でLINE WORKS OCRと連携し、店名や住所、明細金額、合計金額などの必要事項を読み取ってkintoneアプリのフィールドに自動的に登録します。

このプラグインを使えば画像をアップロードするだけで入力が完了するため、領収書を見ながら手入力する作業を削減できます。
※利用には別途LINE WORKS OCRの契約が必要です

仕訳登録まで自動化できる！freee for kintone

freee for kintoneは、経費データをfreee会計に自動連携し、仕訳登録を効率化できるプラグインです。
kintoneで承認された経費データが自動的にfreee会計へ送信されるため、経理担当者は二重入力や転記作業を行う必要がありません。

手作業での転記ミスを防止できるだけでなく、経理業務全体のスピードアップにもつながります。

kintoneをカスタマイズすれば自社にフィットした経費精算フローを構築できる

サンプルアプリやプラグインでは対応しきれない複雑な社内ルールがある場合、kintoneをカスタマイズすることで自社の運用に完全にフィットした経費精算フローを構築できます。
たとえば、部署別に承認者を自動判定する仕組みや、金額条件によって承認フローを分岐させる機能、複数の経費申請アプリからデータを集計する機能などを実装可能です。

一定金額以上の経費申請は部長承認が必要、というルールがある場合でも、自動的に適切な承認ルートへ振り分けられます。

kintoneをカスタマイズする方法は以下で詳しく解説しています。

▼【初心者向け】kintoneをカスタマイズする方法とは？具体事例も紹介！

複数の経費精算アプリを自動集計した事例はこちら！
▼kintoneで原価集計を自動化！脱エクセルで原価管理にかかる時間が3分の1に

また、外部の経費管理システムとkintoneを連携させると、支払処理や会計登録などの自動化も可能です。
kintoneと外部システムを連携させる方法について詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼kintoneのAPI連携とは？できることや設定方法･外部連携サービスを徹底解説

注意！kintone単体では電子帳簿保存法への対応は難しい！

kintoneで経費清算を行う際は、単体だと電子帳簿保存法で求められるタイムスタンプや改ざん防止などの要件を完全に満たすことが難しい点に注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応するには、freeeをはじめとする会計ソフトとの連携が確実です。

たとえば、freee for kintoneを使ってkintoneとfreeeを連携すれば、電子帳簿保存法に対応させたうえで経費精算フローをkintoneに組み込むことができます。
freee会計側でタイムスタンプや改ざん防止などの要件を満たせるため、法令に準拠した運用が可能です。

自社で連携させるのが難しい場合は、kintoneのプロにカスタマイズを依頼するのがよいでしょう。
コムデックが提供する「kintone × freee連携システム」を導入いただくと、kintoneとfreeeの連携が可能になります。

kintoneで経費精算データを管理しつつ、freeeにも連携したいという場合は、お気軽にご相談ください。

「kintone × freee連携システム」のサービスページはこちら

kintoneの柔軟性を活かし、自社に最適な経費精算フローを構築しよう

kintoneを活用すれば、経費精算業務の効率化を実現できます。
サンプルアプリを導入するだけでも基本的な経費精算フローを構築でき、プラグインや外部連携によってさらなる自動化や精度向上が可能です。

自社に最適な経費精算フローを構築したい場合は、お客さまのご要望に合わせてその場でアプリを構築する「対面開発」のご活用がおすすめです。

「kintoneで経費精算を効率化したい」「自社の運用に合ったシステムを構築したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「kintone × freee連携システム」のサービスページはこちら

「kintone対面開発」サービスページはこちら