kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携で請求業務の大幅効率化に成功｜社労士事務所 ワールドワイド社労士事務所さまのアプリ開発事例

請求書はマネーフォワードクラウド請求書で作成し、請求の元となる契約情報はkintoneで管理しているという企業さまも多いでしょう。
その場合、kintoneの契約情報をマネーフォワードクラウド請求書に連携したほうが、効率的に請求業務を行えます。

今回は、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書のデータを連携させ、請求書の作成業務の大幅な効率化に成功したワールドワイド社労士事務所さまの事例を紹介します。
「kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させたい」「請求書作成業務を効率化したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneのデータをマネーフォワードクラウド請求書に手打ちで入力するのが手間……請求業務を効率化したい！

ワールドワイド株式会社さまが展開するワールドワイド社労士事務所さまは、中小企業の人事部をサポートする社労士事務所さまです。
企業の労務顧問業務をはじめ、人事制度の設計･運用、教育研修、組織開発、採用支援、DX化支援など、幅広い人事･労務サービスを提供しておられます。

ワールドワイド社労士事務所さまは、マネーフォワードクラウド請求書を使って請求書を作成しており、請求データに使う契約情報はkintone(キントーン)で管理されていました。
両者は連携させておらず、kintoneで管理している契約情報を確認しながらマネーフォワードクラウド請求書に手打ちで転記するという運用です。

顧問料のように毎月請求しなければならないものはマネーフォワードクラウド請求書の自動作成機能を使って対応できますが、親会社であるワールドワイド株式会社から請求するケースがあったり、顧客によっては毎月請求が発生しなかったり、締日が異なったりする場合もあります。

こうしたケースでは自動作成機能を使えないため、個別に請求書を作成しなければならず、請求書作成に手間と時間がかかっていました。
そこで、請求書発行業務をより効率化させるために、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させる仕組みを構築することにしました。

krewDataを使ってkintoneの請求データをマネーフォワードクラウド請求書に連携！

ワールドワイド社労士事務所さまは、もともと請求に関するデータをkintoneの「売上伝票アプリ」に登録･管理していました。
売上伝票アプリへの登録方法は、スポット請求と定期請求の2パターンでそれぞれ異なります。

スポット請求の場合は都度登録、顧問契約をはじめとする定期請求の場合は、契約開始時に請求期間を指定して情報を登録するという運用です。

今回は、この仕組みを変えずにそのまま運用したいということで、売上伝票アプリに登録された情報をもとに請求データを自動作成できる仕組みを構築しました。
kintoneアプリに登録された情報から請求データを作成するフローは、krewData(クルーデータ)で構築しています。

krewDataとは、kintoneの複数アプリに登録されたデータを集計できるプラグインです。
請求管理はもちろん、予実管理や在庫管理などあらゆるデータの集計に活用できます。

今回は、売上伝票からkrewDataで集計した請求データをマネーフォワードクラウド請求書に連携することで、従来発生していた転記作業を削減できました。

自動作成された請求データ

kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携を成功させたポイント

構築した仕組み自体は簡単に見えますが、ワールドワイド社労士事務所さまに最適化するために細かいサポートを行いました。
ここでは、そのなかから3つのサポート例とポイントを解説します。

イレギュラーケースに対する運用を検討

1つ目のポイントは、イレギュラーケースに対する運用をあらかじめ検討しておいたことです。
「毎月決まった顧問料の請求」という定期請求以外のイレギュラーが発生したとき、どこまで対応するかが焦点となります。

ワールドワイド社労士事務所さまの場合、顧問先によってさまざまな請求方法やタイミングがあるため、まずはどこまでイレギュラーに対応するかを考える必要がありました。
たとえば、なんらかの事情で期日までにお支払いいただけなかった場合は、翌月まとめてお支払いいただくといったケースも想定されます。

この場合、今回構築したkintoneの仕組みだと、集計タイミングで請求データが最新状態に上書きされてしまうため、kintoneの請求アプリに直接入力する運用だと、タイミングによっては集計結果が変わってしまうおそれがありました。

そこで、このケースではデータを連携したあと、マネーフォワードクラウド請求書側から手動で修正いただく運用にしました。
このように、イレギュラーケースに対する運用設計もサポートすることで、導入後スムーズにご利用いただくことが可能です。

別アプリを作成して顧客先データを連携

2つ目のポイントは、顧客先マスタを連携させるとき、紐付けを確認するための別アプリを作成したことです。
ワールドワイド社労士事務所さまは、もともとマネーフォワードクラウド請求書で請求書を作成していたため、マネーフォワードクラウド請求書側にも顧客先のデータが登録されています。

もちろんkintoneにも情報は登録されていましたが、両者が連携されていない状態で、それぞれどのデータが関連するか紐付けが必要でした。
この作業はワンクリックでできるものではないため、紐づけ確認用のアプリを作成したうえで、マネーフォワードクラウド請求書のデータとkintoneのデータを突き合わせる作業を行いました。

顧客情報の紐付け方法の詳細は、以下の記事で紹介しているので、あわせてご覧ください。

▼kintone × マネーフォワードクラウド請求書連携システムを導入するときの得意先連携方法とは？パターン別に解説

正しくデータを同期させるために設定を整備

3つ目のポイントは、正しくデータを同期させるために、時間をかけて丁寧にデータの整理を行ったことです。

実はワールドワイド社労士事務所さまで最初にkintoneとマネーフォワードクラウド請求書のデータを同期させたとき、取引先マスタの更新ができない状態でした。
これは、マネーフォワードクラウド請求書に連携できる住所の形式が決められていることが原因です。

kintoneでもともと管理していた取引先情報は連携できる形式になっていなかったため、既存項目をマネーフォワードクラウド請求書側に連携できませんでした。
この状態で無理にデータを更新･同期してしまうと、今あるマネーフォワードクラウド請求書側の住所が空欄になってしまい、データが失われるおそれがあります。

そこで、既存の顧客リストの項目を調整したり、自動入力の設定を整えたりしながら同期できるまで整備しました。

kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させたメリット

ワールドワイド社労士事務所さまは、マネーフォワードクラウド請求書とkintoneを連携したことで、従来発生していた転記作業の削減に成功されました。
請求データの作り方も簡単でマニュアル化されているため、今後の業務引継ぎ等もスムーズに実施できます。

また、細かい運用設計やデータの整理といった運用･定着に向けたサポートを行ったことで、ワールドワイド社労士事務所さまの当初のニーズをしっかり満たす形にできました。
イレギュラーが起こったときは都度対応が必要ですが、それでも従来の手間と比較すると大きく負担が軽減されています。

kintoneを活用して業務の効率化を促進する

ワールドワイド社労士事務所さまは、マネーフォワードクラウド請求書とkintoneの連携によって、請求業務にかかる時間と手間を大幅に削減できました。
今後は、kintoneを使って売上データをもとにした担当者別の売上集計を自動化し、分析に活用していく予定です。

コムデックでは、お客さまのニーズに合わせてその場でアプリを構築する「kintone対面開発」を提供しています。
「kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携させたい」「請求業務を効率化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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