地域のイベントを支える仕組みを構築した伴走支援とは

お話を伺った方：福栄様

紙での情報管理に限界を感じてkintone導入を決めました

事業内容

弊社は、東京都町田市の観光業を盛り上げるために設立された一般社団法人です。
WEBサイトやSNSで地域の情報を発信したりするだけでなく、町田でしか体験できないことを盛り込んだツアーやイベントの企画･運営をしたりしています。

kintone活用の目的と当時の課題

私たちは1年を通して、お祭りや体験教室、セミナーなどさまざまなイベントを企画･運営しています。

当時は、出店者や参加者用の申込書を、イベントごとに紙で作成して配布し、メールで受け付けていました。
お祭りの出店申込では、申込書に加えて「火気使用届」や「搬入車両届」などを提出してもらうこともありました。

しかし、紙の書類で受け付けていると、事務局側でエクセルに入力したり、後から見返すときに紙を探したりと、管理に手間がかかっていました。

また、出店料や備品の貸出料を請求する際にも、手作業で金額を計算して請求書を作成し、メールにPDFを添付して送信している状況でした。
仮に、再発行や宛名変更などの依頼があった場合には、その都度あちこちの情報を手で修正して、作成し直さなければなりません。
こうした状況を踏まえて、紙での情報管理を脱却するために、kintoneの導入を決めました。

kintoneを導入すれば、イベント管理にWEBフォームを活用したり、請求業務をシステム化したりできると考えました。

kintoneの導入事例については、こちらの記事でご紹介中です。
▼kintoneとマネーフォワード請求書を連携して請求書発行から送付までを効率化｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例
▼kintoneとWEBフォームを連携してイベント参加申込の一元管理を実現｜観光業 一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例
▼kintoneとWEBフォームを連携しイベント管理を一元化！メール配信の自動化も実現｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例
▼kintoneとWEBフォームを連携しイベント管理を一元化！請求書のメール送信業務の効率化も実現｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

構築して終わりではなく、現在も継続して相談しながらマニュアルをブラッシュアップしています

コムデックを選んだ理由を教えてください

kintoneの導入をサポートしてくれる業者を探した結果、いくつか候補が見つかりました。
その中で、コムデックさんには総務人事をはじめとするバックオフィスのパッケージがあったことが、決め手になりました。

また、アプリを構築して終わりではなく、カスタマイズしたり運用までサポートしたりと、独自性のある提案をしてくださった点にも魅力を感じました。

こちらの要望に対する対応力が高かったことも、コムデックさんを選んだ理由の1つですね。

導入時に苦労したことがあれば教えてください

導入時には、アプリを構築→納品→レクチャーという流れで進んで行きますが、やはり1回で現場に浸透させるのは難しく、苦労しました。
特に、さくらまつりのように年に1度だけ開催するイベントの場合は、さらに現場への浸透が難しいと感じています。

年に1度のイベントに関しては、定着させると言うよりも、マニュアルをきちんと作り込んでおいて、もし担当が変わっても対応できるようにしておくことが大切だなと感じています。
分からないことがあればその都度コムデックさんに相談して、現在もマニュアルをブラッシュアップし続けているところです。

他に苦労したこととしては、手書き署名の実装が印象に残っていますね。
私たちが役所に提出する書類の中には、申込者本人の手書き署名が必要な書類もあります。
申込管理にはWEBフォームを導入できたのですが、標準機能では手書き署名に対応できませんでした。

そこで、コムデックさんに相談してカスタマイズしていただいたんですが、実際に使ってみたら使い勝手が悪かったんですよね。それで、2年目にさらに改良してもらうという出来事がありました。
あの時は大変でしたが、親身に対応してもらって助かりました。

無理難題をお願いしても、実現方法を模索してくれます

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

コムデックさんは、こちらが無理難題をお願いしても、どうにか実現する方法はないかと模索して、オリジナリティをもって対応してくれます。
実際に、当初の予定とは違うことを相談したこともありますが、快く対応してくれました。

実は、私たちの所在地が東京都、コムデックさんが三重県と物理的な距離があるため、対面ではお会いしたことはありません。
当初はその点が少し不安材料だったのですが、実際にやりとりしていく中で、対面じゃなくてもどう進めていくか、どうすれば使いやすいか、ということを考えてくださっているのがよく伝わってきました。
これは、他の業者さんにはないことだと思います。

フォローの質は、物理的な距離の問題ではなく、会社の姿勢の問題なんだなと感じましたし、オンラインでもここまでできることに感心しました。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

実際にコムデックのサービスを利用してみて、私たちのような観光協会には合うだろうと思いました。
観光協会に限らず、土産物の販売があったり、イベントに関して問い合わせ管理や受付管理があったりするような業種にも、向いていると思います。

大企業の場合は、システムを入れ替えるとなると大がかりになってしまいますし、判断に時間もかかるので、微妙かもしれません。
その点、中小企業は「独自ルールで運用したい」「柔軟にやりたい」というニーズも多いので、コムデックさんのサービスがおすすめです。

あとは、我々もそうですが、自社でIT部門を持っていない組織にも向いていると思いますよ。

業務改善はまだ道半ば……AIやプラグイン活用で、さらなる効率化を進めていきたいです

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

まずは、進行中の開発をきちんと完了させて、ブラッシュアップもしていきたいです。
それ以外にも、効率化できる業務やkintoneアプリはまだまだあると感じています。

例えば、問い合わせの情報を集約して、AIで分析するといったことも実現したいですね。

kintoneの拡張機能についても、あまり社内で認知されていないので、プラグインを使って活用の幅を広げていきたいです。

担当者より

担当者：山本

一般社団法人 町田市観光コンベンション協会さまの伴走支援は、開始から3年ほどが経過しました。
さまざまな情報管理がkintone化され、カスタマイズが進み、運用も定着しています。

一方で、改善できる余地もまだ残されているので、AI連携をはじめ、業務効率を向上できるようなご提案を今後も続けたいと思います。