kintoneとWEBフォームを連携しイベント管理を一元化！請求書のメール送信業務の効率化も実現｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

イベントを運営管理する事務局側とイベント出店者との間では、請求書や申請書類などさまざまな書類のやりとりが発生します。

メールや郵送で送られてきたPDFや紙の申込書をエクセルに転記して出店料や各種備品数を計算し、請求書を作成･送付する業務に手間がかかっていたのが今回の事例の一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまです。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまでは、WEBフォームとkintoneを連携し、各種プラグインを駆使することで請求額の計算と内訳データの作成を自動化、イベント出店者自身で請求書を発行できるようになりました。

イベント管理業務における書類の作成･管理の負担を軽減したい、イベント出店者とのやりとりを最小限に抑えたい企業さまや、請求書の発行を自動化したい企業さまは是非ご覧ください。

kintoneでイベント管理を行う方法はこちらの動画でも解説しています！

kintoneとプラグイン･連携ツールの活用でイベント管理の一連業務を効率化

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、東京都町田市の観光業を盛り上げるために設立された一般社団法人です。
WEBサイトやSNSで情報発信をするだけでなく、町田でしか体験できないことを盛り込んだツアーやイベントを企画、案内しています。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの業務のひとつに、イベント管理があります。

主催するイベントへの出店申し込みから様々な申請書の管理、イベント後の請求までの一連の書類作成や連絡にはかなりの手間がかかっており、イベント管理に関する一連の業務を効率化するためにkintone(キントーン)を導入しました。

このセクションでは、kintoneでどのようにイベント管理を効率化したかをご紹介します。

kintone×フォームブリッジで申し込み情報を一元管理･自動登録

まずは、kintoneと連携したWEBフォームを作成できるフォームブリッジの導入によって、WEBフォームから申し込みした情報をkintoneで集約･管理できるシステムを構築しました。

それまでは、エクセルで申込書を作成･配布し、紙やメールで回収していたため申し込み情報をエクセルに転記しなければならず手間がかかっていたのです。

そこで、フォームブリッジから申し込み情報をkintoneに集約することで、申し込み情報をkintone上で一元管理できるようにしました。
▼kintoneとWEBフォームを連携してイベント参加申込の一元管理を実現｜観光業 一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

kintone内の情報を活用して書類作成･メール配信を自動化

大きな負担となっていた書類作成とメール配信業務もkintoneを活用することで効率化しています。

メール送付については、kintone上で管理しているメールアドレス宛てにメールを自動送信できるプラグインの「kMailer(ケイメーラー)」を導入することで、メールの一斉送信が可能になりました。

さらに、kintone上の情報から帳票を自動作成できる「プリントクリエイター」を導入し、各自治体や保健所、消防署に提出する帳票をワンクリックでPDFとして出力できるようにしました。

その結果、書類の管理･作成にかかる作業コストの削減を実現。
イベント出店者側も、申込書に手書きで記入する手間と郵送作業を削減できました。

▼kintoneとWEBフォームを連携しイベント管理を一元化！メール配信の自動化も実現｜一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのアプリ開発事例

次なる効率化は請求書発行！再発行業務が大変…kintoneを活用して業務を効率化したい

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまが次に効率化したいと考えたのが、出店者に送付する請求書の作成と送付です。

従来は出店者からの申し込み情報を確認したうえで必要な情報をエクセルに転記して請求書を作成し、PDF化して各出店者にメールで送付していました。

請求書送付後に再発行や宛名の変更依頼を依頼されるケースもあり、それらの対応を含めて効率化できないかと考えたのです。

請求に必要な情報はイベント申込時にWEBフォームから入力いただいているため、情報はkintoneに集約されています。
この情報を活用して、請求書を送付するまでのプロセスを簡略化する仕組みづくりが始まりました。

kintoneで請求書と内訳データを自動作成！メール送信業務を削減し請求書をダウンロードできる仕組みを構築

請求書送付までのプロセスを効率化するためには、kintone内で業務を完結させる必要があります。

WEBフォームに出店者自身で入力してもらった情報をkintone上で集計し、請求金額を自動で算出できれば手間なく請求書を発行することができます。

また、メールで請求書を送るのではなく、WEB上のマイページからイベント出店者自身が任意のタイミングで請求書をダウンロードできれば、再発行時の手間もかかりません。

このセクションでは、kintone内で請求書を発行し、マイページからダウンロードしてもらえるようにするためのプロセスを詳しく解説していきます。

WEBフォームから必要情報を入力

まずは、WEBフォームからイベント出店者に必要情報を入力してもらいます。
二度手間にならないように、請求時に必要な情報もイベント出店申し込み時に合わせて入力いただくフォームになっています。

WEBフォームには請求時の宛名の記載ができる欄を設けており、団体名以外の請求が必要なケースにも申し込みタイミングで対応できるようにしました。

イベント出店者は従来のように宛名変更のために請求書の再発行依頼をする必要はなく、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さま側の再発行業務も削減できます。

また、各種備品の利用申し込みもWEBフォームから行えるようになっており、この情報から自動的に請求額を算出できる仕組みです。

krewDataを実行し請求データを作成

次に、事務局側で以下のようにWEBフォームからkintone上に反映された情報を確認します。

WEBフォームから入力された内容は各アプリに自動で反映されるため、事務局側は入力された情報をもとに出店料と備品の必要数を確認し、請求額を決定します。

備品利用等の個別の請求額を入力したら、krewData(クルーデータ)の実行ボタンを押すだけで請求データが自動で作成されます。

krewDataは、以下のようにフローを構築することで、さまざまなタイミングでフロー通りに情報を自動集計してくれるプラグインです。
請求･内訳データの作成を自動化することで、業務を大幅に効率化できます。

kViewerで作成したマイページを閲覧

自動集計された請求データは、以下のように請求用のアプリに反映されます。

請求アプリの内容は、事務局側が各イベント出店者の請求金額を確定すると、出店者のマイページに以下のような形で表示されます。

マイページはkintone上の情報を外部へ公開できるkViewer (ケイビューワー)で作成されており、kintone内の情報が自動的に反映されるようになっています。

マイページはイベント申し込みと同時に自動で発行されているため、マイページの情報を別途案内する手間もありません。

プリントクリエイターで請求書発行

イベント出店者は、マイページから内訳を確認して自分自身で請求書を発行することができます。

プリントクリエイターを活用して請求データから請求書を自動発行しているため、データの転記･入力作業は必要ありません。

イベント出店者は、マイページの請求書発行ボタンをクリックすると以下のような請求書と内訳書をダウンロードできます。

任意のタイミングで何度でもダウンロードできる他、事務局側で内容を更新すれば出店者側にも自動で反映されるため、再発行も簡単に行うことが可能です。

kintone×WEBフォームと各種プラグインによるシステム構築が大きな業務効率化に

kintoneとWEBフォーム、各種プラグインによるシステム構築によって、一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまとイベントイベント出店者さま、それぞれに以下のようなメリットがありました。

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまのメリット

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまの1つ目のメリットは、請求書データの作成を自動化できたことです。

事務局側は申込時に不備がないかを目視で確認してkrewDataを実行するだけでよいため、これまで発生していたエクセルへの手入力とPDF化の工程を削減できました。

2つ目のメリットは、メールの送付と請求書の再発行作業を削減できたことです。
イベント出店者側のタイミングで請求書を発行できるようになり、従来発生していた「メールが届いているかわからない」「見つからないから再発行してほしい」という問い合わせ対応を削減できました。

イベント出店者側のメリット

イベント出店者側の1つ目のメリットは、任意のタイミングで請求書･内訳書をダウンロードできるようになったことです。
事務局に問い合わせなくても、自分で請求書の発行状況を確認できます。

2つ目のメリットは、WEBフォームから請求書の宛名を設定できるようになったことです。
申し込みタイミングで団体名以外の宛名を指定できるようになり、従来発生していた再発行依頼が削減されました。

ただし、イベント出店者側から任意の日付で請求書の発行日を指定することはできません。
もし請求書の発行日を変更したい場合には、事務局側で修正した後再発行する必要があります。

kintoneとWEBフォームの活用でさらなる業務効率化を目指す

一般社団法人町田市観光コンベンション協会さまは、WEBフォームとkintoneの連携によって各種ツールを用いたイベント管理の業務効率化システムを構築しました。
今後は、実際に運用するなかで発生する改善点を中心に、システムをブラッシュアップしていく予定です。

株式会社コムデックでは、自社の課題に合わせたアプリを構築する「対面開発」を提供しています。
イベント管理業務に手間がかかり、効率化したい企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「kintone対面開発」サービスページはこちら