介護業国保連請求をkintoneで実現！請求データ自動出力｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

介護保険対象の介護サービスを提供している企業で必須となる、介護報酬の一部を国民健康保険団体連合(国保連)へ請求する業務。
利用者様ごとの介護支援実績集計が必要なことや、事業形態によって請求に必要な情報が異なることなど複雑な部分が多く、請求のために現場に負荷がかかったり、集計コストがかさんだりしがちです。

今回はこの請求業務にkintoneを活用することで情報の収集や集計を自動化し、管理部と現場、双方のコストを削減できた事例をご紹介します！

利用者様に関する情報管理のkintone化に成功！次の取り組みは…

社会福祉法人ゆめネットさまは、愛知県を中心に10以上の介護サービス拠点(事業所)を運営されています。
障害のあるお子さんの生活支援からカフェ運営などの就労継続支援まで、さまざまなサービスを提供していることが特徴です。

社会福祉法人ゆめネットさまでは、創業から長く使用してきたいわゆる「レガシーシステム」や紙・エクセルに利用者様の情報が分散しており、最新情報に更新したり、アセスメント情報を集約したりするのに手間と時間がかかっていました。

そこにkintone(キントーン)を導入することで、アナログ管理を脱却し分散していた利用者様の情報を一元化することに成功しました。
さらに、介護現場における支援の記録なども事業所ごとにkintone化することで利用者様の情報がこれまでより細かく把握できるようになったのです。

▼kintoneで実現！旧システム脱却のキーとなった介護業の利用者情報管理とは？｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまの事例

• 必要な情報へのアクセスが簡単になった
• 情報登録・記録がスムーズになった
• 関連情報の一括更新が可能になった(更新・変更漏れゼロ)
• レガシーシステムの運用費用が削減された

国保連への請求データはエクセルで手動集計……kintone化したい！

介護保険の対象となる介護サービスを提供している事業者への報酬は、利用者様ご本人と介護保険から支払われます。
そのため、介護保険分については毎月、国保連に「介護給付費請求書」「介護給付費明細書」を作成し提出する必要があります。

社会福祉法人ゆめネットさまでこれまでにおこなっていた国保連請求関連の業務フローは以下の通りです。

1. 各現場で支援の実績を毎月エクセルへまとめる
2. 各現場がまとめたエクセルを管理部へ送付
3. 管理部にてエクセルの内容の精査・集計を実施
4. 誤り・不備・不足を管理部でピックアップ
5. 各現場へ差戻し、再提出へ

月の請求額を確定させるためには、現場で利用者様一人ひとりに関する日々の支援実績(利用時間や送迎、食事の有無など)をエクセルへまとめる、利用者様の基本情報やケアプランと照らし合わせなくてはなりません。
この集計作業だけでもかなり煩雑で難易度が高いため、特定の人しか業務をこなせず、なおかつかなりの手間や時間を要していました。

社会福祉法人ゆめネットさまでは、前述のとおり利用者様の基本情報や日々の支援の記録がkintone化されたことで実績の情報は集めやすくなりました。
そこで、今あるkintoneアプリに少し手を加えることでkintoneから国保連請求に関わるデータを取得できるようにし、請求業務全体をシンプルにして属人化解消と効率化を目指すことになったのです。

kintoneアプリに項目を追加し請求データにも対応可能に

国保連への請求業務フローをシンプルにし、効率化すべく動き出した社会福祉法人ゆめネットさま。
kintoneはアプリを運用しはじめてからも、必要に応じて項目の変更や追加が簡単にできるという特徴があります。

今回は、現場で運用しはじめていた各事業所ごとの「日々の様子アプリ」に、国保連請求業務で必要となる「送迎加算」「送迎費用」「食事提供加算」「食事費用」などの項目を追加し、国保連への請求に必要なデータをkintoneからCSV出力できる機能も付加しました。

提供している介護サービスの形態によって国保連への請求に必要なデータが異なるため、就労支援やグループホーム、通所などさまざまな形態の事業を手掛けている社会福祉法人ゆめネットさまにおいてはそれぞれの事業形態に合わせた出力データの作成が必要となります。
そのため、支援実績を管理する「日々の様子アプリ」も事業ごとに改良し、出力データも事業ごとにていねいに検証を進めていきました。

これで、日々現場で残されていく介護記録(支援実績)が自動で集約、集計され、締め日になったらそれを出力すれば、あとはチェックして期日までにデータを送信するだけ！というフローが実現したのです。

kintoneから出力された請求用データ

国保連請求業務をkintone化したことによる効果とは

国保連への請求業務もkintone化され、業務フローがシンプルになった結果、現場･管理部共にこれまで手入力や手計算でおこなっていた作業の多くが不要になりました。
自動でデータが集約･出力されるため現場で支援実績をエクセルにまとめる作業が不要になり、手入力により起こっていた計算ミスや抜け･漏れがなくなりました。

kintoneからいつでも支援実績を出力できるため、各事業所から管理部に資料を送ったり、内容を確認・差戻すためのやり取りもなくなり双方効率化され、業務効率が大きく向上したのです。

kintoneで介護業の業務改善！

必須でありながら大きく時間や手間がかかる国保連への請求業務も、kintoneを活用することで現場･管理部の双方において効率がアップしました。

このようにkintoneを活用して情報管理や集計作業などを効率化することで、コストが削減できるだけではなく、従業員さんたちがやるべきこと、やりたいことに注力できる環境が生まれます。
それは当然、サービスを受ける利用者様側にも大きなメリットとなるのです。

今後もkintoneの更なる活用で、利用者様はもちろんのこと、そのご家族に対してもよりよいサービスを提供していきたいとおっしゃる社会福祉法人ゆめネットさまをコムデックはサポートしていきます！
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