勤怠管理システム･給与計算ソフトの移行でバックオフィスを効率化！現場からのスマートフォン打刻･WEB明細のデジタル化を実現｜建設業 天元工業株式会社さまの事例
建設業では現場に直行するケースも多いため、日報で勤怠を管理しているという会社さまも少なくありません。
一方、手書きの日報では客観性に欠ける他集計にも手間がかかるため、現場ごとの勤務実態を正確に把握しつつ、勤怠の集計や修正を効率化したいとお考えの方も多いのではないでしょうか？
建設業向けの勤怠管理システム「使えるくらうど建設勤怠」を使えば、スマートフォンを使った打刻ができるほか、現場からの日報入力も可能になります。
あわせて「マネーフォワードクラウド給与」を活用すれば、「使えるくらうど建設勤怠」の勤怠データを使って給与計算を行えるため、給与明細のデジタル化も可能です。
今回は、勤怠管理システムを「使えるくらうど建設勤怠」、給与ソフトを「マネーフォワードクラウド給与」へ移行したことで、スマートフォンを使った打刻やWEB明細の発行ができるようになった天元工業株式会社さまの事例を紹介します。
「建設業向けの勤怠管理システムを探している」「給与明細をデジタル化したい」という企業さまは、是非ご覧ください。
目次
既存の勤怠管理システムと給与ソフトが使いにくい……建設業で使いやすい製品に乗り換えたい！
天元工業株式会社さまは、一般土木工事全般の施工から住宅造成工事や住宅エクステリアの設計･施工まで行う建設業さまです。
1979年7月に創業して以来、「現場主義」の方針を大切にしながら、40年以上に渡って公共事業を中心とした土木構造物及び建築物の施工·施工管理に携わっており、地域社会に貢献されています。
天元工業株式会社さまは、会社全体のバックオフィス業務を改善していきたいと常々考えておられました。
そのなかでも、今回進めたのは勤怠管理システムと給与計算ソフトの刷新です。
勤怠管理システムは既に導入していましたが思うように使いこなせておらず、建設業向けの勤怠管理ソフトに乗り換えを検討していました。
給与計算ソフトについてはマイナーなソフトを利用しており、サポートの継続や法改正への対応に不安があったため、こちらも乗り換えを検討されていました。
勤怠管理システムと給与計算ソフトをより使いやすいものに乗り換えることで、担当者の業務効率化を図りたいと考えた天元工業株式会社さま。
それだけではなく、スマートフォンから勤怠や給与明細の確認ができれば従業員にとっても便利になるため、そのような体制を整えたいという想いもありました。
そこで今回は、従来よりも使いやすい建設業向け勤怠管理ソフト「使えるくらうど建設勤怠」と給与計算ソフト「マネーフォワードクラウド給与」へ移行することになったのです。
勤怠管理システムを「使えるくらうど建設勤怠」へ移行！建設業の現場からスマホ打刻を実現
ここでは、使えるくらうど建設勤怠の特徴と移行のポイントを解説します。
「使えるくらうど建設勤怠」の特徴
使えるくらうど建設勤怠は、勤怠管理のほか工事ごとの労務費管理を同時に行える建設業向けの勤怠管理システムです。
日報を入力すると、工事ごとの労務費集計と勤怠集計を自動で行えるため、建設業におけるバックオフィス業務の効率化に適しています。
PCだけではなく、スマホからの打刻や入力にも対応しており、現場でも打刻できる点が大きなメリットです。
また、残業や休日出勤、有給休暇申請などの申請フローをデジタル化でき、申請から承認までの一連のフローを簡略化できます。
あわせて、スケジュール管理機能や設備予約機能、社内掲示板機能など、業務効率化のための基幹システムとしても活用可能です。
「使えるくらうど建設勤怠」へ移行するときのポイント
使えるくらうど建設勤怠への移行と導入サポートは、開発メーカーであるアサクラソフトさまにて進めました。
直感的に勤怠情報を捉えられる見やすい画面が特徴で、勤怠情報は任意の勤怠項目を選択したうえでCSV出力できます。
この機能を活用することで、給与計算ソフトに合わせたテンプレートを作成することが可能です。
コムデックでは、使えるくらうど建設勤怠で管理する勤怠データをマネーフォワードクラウド給与へ連携するために、出力項目設定をサポートさせていただきました。
給与計算ソフトを「マネーフォワードクラウド給与」へ移行！WEB明細によるペーパーレス化を実現
使えるくらうど建設勤怠のデータを元に給与計算を行うのがマネーフォワードクラウド給与です。
ここからは、マネーフォワードクラウド給与の特徴と移行のポイントを解説します。
「マネーフォワードクラウド給与」の特徴
マネーフォワードクラウド給与は、外部システムから勤怠データを連携して自動で給与や賞与を計算できるクラウド型ソフトです。
事業者設定と従業員設定を行えば、簡単に給与計算を実行できます。
WEB明細にも対応しており、従業員は自分のスマホからも明細を確認することが可能です。
月給制だけではなく日給制や時給制などの給与体系に対応しているほか、カスタム計算式を使って自社独自の計算も可能です。
「マネーフォワードクラウド給与」へ移行するときのポイント
今回は、給与計算の基本的な設定をマネーフォワードクラウド給与に移行しただけではなく、使えるくらうど建設勤怠から勤怠データを連携するところまでを行いました。
先ほど説明した通り、使えるくらうど建設勤怠は勤怠データをCSV出力することが可能です。
出力したCSVをマネーフォワードクラウド給与にインポートすれば、マネーフォワードクラウド給与側に勤怠情報が反映され、自動で給与計算されます。
勤怠データを読み込んだ後の給与計算については、既に支給済の過去給与と突合することで調整を進めました。
給与計算は「既に支給された給与」という絶対的な正解が存在するため、自動計算された結果と過去支給した給与が合致すれば問題なく設定されていることが確認できます。
逆に数値が合わないところは、従業員の登録情報が間違っているか、計算式等の設定が間違えているため、差を確認しながら調整を行いました。
勤怠管理システム･給与計算ソフトを移行して得られたメリット
勤怠管理システム･給与計算ソフトを移行したことで天元工業株式会社さまが得られたメリットは次のとおりです。
使えるくらうど建設勤怠へ移行したメリット
使えるくらうど建設勤怠へ移行したことで、従来時間をかけて作成していた出勤簿が必要なくなりました。
これにより、担当者の作業時間が削減され、効率化につながっています。
また、現場からのスマホ打刻にも対応できるようになりました。
スマホから打刻するとGPSで位置情報を取得できるため、不正打刻を防ぎながら客観的で正確な記録を取ることができます。
打刻時に現場を選択できるようになっており、現場ごとに出退勤の打刻記録を残して、あとから現場ごとの労務費集計を行うことも可能です。
従業員にとっても、現場から打刻できることで、帰社したあとの勤怠データ入力や修正が楽になるというメリットがあります。
現状では操作にまだ不慣れな部分があり、手動での勤怠修正作業も発生していますが、定着化を進めていくことで今後は作業工数も削減される見込みです。
メリットだけではなく、運用を進めるうえで課題も見えてきました。
たとえば、会社に戻ってから退勤時刻を打刻するとき、交通状況やほかの業務の関係で寄り道したり、休憩を挟んだりすることがあり、同じ現場のメンバーでも戻り時間にバラつきが生まれます。
この場合、あとから勤怠データの確認や修正が必要になるため、勤怠修正の手間自体は解消されていません。
ほかにも、カスタム対応ができない箇所があり、手作業で修正しなければならないケースもあります。
このような課題もありますが、まずはシステムに慣れることを優先し、運用するなかで改善を進める予定です。
マネーフォワードクラウド給与へ移行したメリット
マネーフォワードクラウド給与へ移行したことで、勤怠データをそのままマネーフォワードクラウド給与へ取り込めるようになり、データの反映ミスが無くなりました。
また、給与明細を紙からWEB明細に切り替えられたため、紙への印刷が不要になり、作業負担が大きく削減されています。
給与の振り込みにあたっては、FBデータを出力してインターネットバンキングに取り込めば完了できるため、利便性が大きく向上しました。
以前のソフトとは操作感が異なるため慣れが必要ですが、慣れれば効率化につながるという実感を得られています。
今後も継続的にバックオフィス業務改善を目指す
天元工業株式会社さまは、勤怠管理システムを「使えるくらうど建設勤怠」へ、給与計算ソフトを「マネーフォワードクラウド給与」へ移行したことで、スマホ打刻やWEB明細の発行を実現できました。
これにより、手間と時間がかかっていた勤怠管理業務の効率化が進み、担当者の負担が軽減されています。
新たなシステムやソフトに慣れればより大きな効率化につながるため、今後も使い続けるなかで利用環境を整え、定着を促します。
コムデックでは、中小企業の総務部が一手に引き受けているバックオフィス業務の改善をサポートする「バックオフィス改善サポート」を提供しています。
「勤怠管理が煩雑化していて改善したい」「出勤簿や給与明細をデジタル化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。
