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脱・複写!kintoneで実現する案件管理のペーパーレス化|株式会社サンシンさま

お客様からの発注依頼や修理依頼はいつも突然入ります。
電話で受けた依頼を事務スタッフが複写の伝票に記載し、担当者に引き継いだ後控えを見て請求書を作成する。
このようなオペレーションで業務を行っている会社様も多いのではないでしょうか?今回は、修理依頼管理にkintoneを導入し、ペーパーレス化を成功させた上下水道保守メンテナンス業の会社様の事例をご紹介します!

修理受付は複写の紙に記入。ファイルをめくって履歴を確認

株式会社サンシンさま(http://sunshine-co.jp/sanshin/)は、三重県伊勢市を中心に上下水道の設計・工事から保守・メンテナンスまでを手がけ、地域の方の暮らしを支えていらっしゃる企業様です。

水道という生活に直結する仕事だからこそ、修理依頼はいつも突然舞い込みます。

kintone(キントーン)導入前のサンシンさまでは、修理受付~請求まで、以下のようなオペレーションで業務を行っていました。

  1. 修理依頼の電話を社内の事務スタッフが受け付け
  2. 依頼内容を複写の紙に記入
  3. 修理に向かえる現場スタッフを電話で連絡し探す
  4. 担当者が決まれば、担当者に複写の紙の内一枚を渡す もう一枚はファイリング
  5. 担当者が現地調査を行い、対応可能か確認 現地調査結果を受け取った複写の紙に記入
  6. 受注し、修理を実施したら事務スタッフがファイリングした控えを元に請求書を作成

業務オペレーションのヒアリング時のホワイトボード

この一連の業務の中で、株式会社サンシンさまが特に課題だと感じていらっしゃったのは以下の3つです。

課題1:紙の受付書類に手書きしなくてはならないため、手間がかかる

課題2:現場スタッフの予定がわからないため、修理対応可能なスタッフを探すのに時間がかかる

課題3:過去の修理依頼を確認する時には、ファイルから一枚一枚めくって確認しなくてはならない

対応に緊急を要するものも多く、これらの課題を解決していきたいという思いがありました。

複写の紙をkintoneに置き換え!理想は「検索できる」ペーパーレス化

これらの課題を解決するためには、まず紙ではなく、電話を受け付けた人のPCから入力できる必要があります。
加えて、各修理依頼の情報が独立しているのではなく、過去の情報を横断して検索できるのが理想でした。

もともと株式会社サンシンさまで使用していた複写の修理受付用紙はこちらです。

まずは、こちらの修理受付用紙を元に修理管理の受付に必要な情報をアプリ化していきました。

kintone修理案件管理のポイント!入力の手間削減と見える化を両立

修理案件管理アプリのポイント1:顧客名は選択式 基本情報自動入力

修理案件管理アプリでは、ルックアップと言う機能を使って顧客情報を管理しているアプリから情報を引っ張ってきています。

そのため、顧客名の一部を入力すれば正しい顧客名を選択でき、電話番号や携帯電話番号、住所等が全て自動で入力されるため、手書きの頃に比べて記入すべき項目がぐっと少なくなりました。

ルックアップ機能について、詳しくはこちら!
▼kintoneルックアップ機能をフル活用!文字結合プラグイン・アプリ間レコード更新プラグインの使い方

修理案件管理アプリのポイント2:新規顧客はリンクから登録

顧客管理から情報を引用できるとは言え、修理の依頼は新規のお客様からいただくことも多く、そんなときには顧客管理アプリにまだ情報が登録されていないため修理管理に登録ができません。

その際、一回修理案件管理アプリを閉じて顧客管理アプリを開き、新規登録してからまた修理案件管理アプリへ戻る…というやり方では手間がかかってしまいます。

そこで、修理案件管理アプリの中に「顧客管理アプリ新規登録画面」へのリンクをつけることで、修理案件管理を開いたまま、新規顧客登録をできるようにしました。

修理管理アプリのポイント3:過去の案件は簡単検索&関連レコード表示

kintoneの修理案件管理に登録された情報は、アプリの中で一覧で確認できる他、一覧内の情報で自由に検索したり、条件を指定して絞り込むことができます。

また、ルックアップで顧客情報と紐づけているため、顧客管理アプリ側から過去どんな修理依頼があったのかを関連レコードで確認することができます。

修理管理アプリのポイント4:ステータスで状況を把握できる

紙の修理受付用紙では、「受注したかキャンセルになったか」「受注の場合、請求したか」の区別があるだけで、その間の状況は担当者に確認したり、別途記録をしておかなければ把握できませんでした。

しかし、kintone化した修理案件管理では、受付~請求、完了まで、細かく情報を記録しておくことが可能です。

また、これらのステータスに応じて今現在各ステータスどれくらいの案件があるのかをグラフ化することも可能です。

これにより、対応が必要な案件が何件あるのかが一目でわかるようになりました。

3つの課題を解決!LINE WORKSの活用も…

修理案件管理がkintone化されたことにより、ペーパーレスが実現されただけでなく、理想としていた過去の案件の確認も容易になりました。

これにより、「課題1:紙の受付書類に手書きしなくてはならないため、手間がかかる」「課題3:過去の修理依頼を確認する時には、ファイルから一枚一枚めくって確認しなくてはならい」が解決されたのです。

「課題2:現場スタッフの予定がわからないため、修理対応可能なスタッフを探すのに時間がかかる」については、kintoneと同時に導入したLINE WORKSのスケジュール機能を活用。

「今日誰がどこに仕事に行っているのか、いつなら空いているのか」を事務スタッフ側からも把握できるようになり、担当できる現場スタッフを探すために一人ひとり電話で確認する必要はなくなりました。

複写の紙→kintoneのビフォー・アフター!今後のさらなる活用にも期待

複写の修理受付用紙からkintoneに移行したことで、株式会社サンシンさまでは以下のような変化がありました。

kintone・LINE WORKS導入前
kintone・LINE WORKS導入後
複写の修理受付用紙に記入
顧客情報等も毎回記入する必要がある
kintoneの修理案件管理アプリに登録
顧客情報は一度顧客管理アプリに登録すれば自動入力される
担当できる現場スタッフを探すために、一人ひとりに電話をして確認
LINE WORKSのスケジュールを確認し、あらかじめ担当できそうな現場スタッフを絞って連絡ができる
過去の修理案件を確認したいときには、ファイリングした紙を一枚一枚めくって確認
アプリ内で検索、または顧客管理の関連連コードで確認
複写の修理受付用紙の内、一枚を現場スタッフに渡して対応してもらう
kintoneの修理案件管理アプリのレコード画面を印刷し渡す
修理案件の状況については担当者に確認または別途記録
kintoneの修理案件管理アプリにステータス項目があるため、そちらで状況を把握
ステータスをグラフ化し、対応が必要な案件を見える化

現在はkintoneの修理案件管理アプリのレコード画面を印刷して現場スタッフの方に渡しているとのことですが、現場の方が慣れてくれば、kintoneの修理案件管理アプリのレコードURLをLINE WORKSで直接送り、より効率化を進めていきたいとのことでした!

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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