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会計ソフト導入のメリット・デメリットとは?選び方・注意点を解説

会計ソフト導入のメリット・デメリットを解説

企業活動に欠かせない会計業務。かつては紙の帳簿でおこなわれていた会計業務ですが、今では会計ソフトを利用するのが一般的になってきています。
紙やエクセルの会計帳簿から会計ソフトに切り替えることで大幅な業務効率化につながるため、導入する企業が増えているのです。

本記事では、会計ソフトの導入を検討している企業さまに向けて、会計ソフトの種類とメリット・デメリット、選び方のポイントについて解説します。

この記事でわかること

  • 会計ソフトの種類とそれぞれのメリット・デメリット
  • 会計ソフトを選ぶ際のポイント

こんな人におすすめの記事です

  • 会計ソフトの導入を検討している方
  • 会計ソフトを導入するメリット・デメリットを知りたい方
  • 会計ソフトを選ぶ際のポイントを知りたい方

会計ソフトとは

会計ソフトとは、企業の会計業務をパソコン上で管理し、一定のルールに従って決算書などの帳票を作成するためのツールです。
会計ソフトには大きく分けて「クラウド型」「インストール型」の2種類があります。

「クラウド型」インターネットにアクセスして利用する会計ソフトです。
データ連携や法改正の自動アップデートにも対応しており、会計業務の効率化を図る目的で導入する企業が増えています。

これに対し「インストール型」パソコン1台ずつに会計ソフトを取り込んで利用するものとなります。
「インストール型」は、設定したパソコンでのみ使えるという昔ながらのタイプですが、現在も多くの企業が利用しています。

利用端末に左右されないことなどから、これから導入するのであれば断然クラウド型がおすすめです。

会計ソフトの機能については、こちらの記事でさらに詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼会計ソフトとは?できることや導入のメリット・選ぶ際のポイントを解説

クラウド型会計ソフトのメリット・デメリット

ここからはクラウド型会計ソフトを導入するメリット・デメリットについて解説します。
すでにインストール型を利用しているという企業さまも、クラウド型に乗り換えることで現状の課題を解決できるかもしれないので、ぜひ参考にしてみてください。

クラウド型会計ソフト導入のメリット

クラウド型会計ソフトには、次のようなメリットがあります。

  • どこからでもアクセスできる
  • 複数人で同時に作業ができる
  • 自動仕訳ができる
  • 決済システムと連携できる
  • 法改正に対応できる
  • 税理士との情報共有がスムーズになる

クラウド型会計ソフトの最大のメリットは、銀行等とのデータ連携で明細データを自動的に仕訳登録できる点です。
手動で登録していた仕訳データを入力する必要がなくなるため、業務の大幅な効率化が期待できます。
また、アカウントさえあればいつでも、どこでも作業ができるのでテレワークにも対応可能となっています。

クラウド型会計ソフトのメリットはこちらの記事でさらに詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼クラウド会計ソフトを導入する6つのメリット・具体的な活用方法を解説

クラウド型会計ソフト導入のデメリット

とても便利なクラウド型会計ソフトですが、万能というわけではありません。
デメリットとしては、次のような点が挙げられます。

  • インターネット接続が必須
  • セキュリティ面の不安
  • ランニングコストがかかる
  • カスタマイズできない

クラウド型会計ソフトはインターネットに接続することで、決済システムとの連携や、タイムリーなデータ反映など、さまざまな恩恵が受けられます。
しかし、ネットに接続するということは、IDとパスワードが漏れると外部からのアクセスを許してしまうというリスクがあるのも事実です。
デメリットはいくつかあるものの、適切に対処することでリスクを最小限に抑えられます。

クラウド型会計ソフトのデメリットや対処法については、こちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼クラウド会計ソフトのデメリットとは?対策と導入が向いている企業を徹底解説

インストール型会計ソフトのメリット・デメリット

次に、インストール型会計ソフトのメリット・デメリットについて解説します。
社会全体で見るとクラウド化がトレンドとなっていますが、ごく小規模の企業や、現金取引がメインの企業などでは、インストール型の会計ソフトで十分なケースもあります。

インストール型会計ソフト導入のメリット

インストール型会計ソフトのメリットは以下の通りです。

  • インターネット接続が不要
  • ランニングコストがかからないケースが多い

インストール型の場合、導入時にパッケージを購入してしまえばランニングコストがかかりません。
また、インターネットに接続する必要がないため、通信速度やシステム障害の影響を受けにくいこともメリットと言えます。

インストール型会計ソフト導入のデメリット

一方で、以下のような点がインストール型のデメリットと言えます。

  • 利用する端末・人数が限定される
  • パソコンが故障したらデータが消失する
  • 決済情報や入出金情報は手入力が必要
  • 法改正の際は手動でアップデートが必要
  • 税理士との情報共有に手間がかかる

インストール型では、クラウド型に比べて日々の入力作業やアップデートの手間がかかる点がデメリットです。
事業の規模が小さければ担当者がコツコツ作業することでカバーできますが、規模が大きくなればなるほどデータ連携や自動化の力を借りた方が速く、正確に処理できます。

会計ソフトを選ぶ際のポイント

ここまでタイプ別の特徴を解説してきましたが、実際に会計ソフトを選ぶ際は以下のポイントを基準に比較することが大切です。

  • クラウド型かインストール型か
  • 必要な機能が備わっているか
  • 使いやすさやサポート体制は十分か

まずは、クラウド型かインストール型かを決めましょう。
前述のメリット・デメリットをふまえて、自社の会計業務や担当者のレベルに合ったものを選ぶことが大切です。

また、会計ソフトには、帳簿付けや決算資料の作成以外にも経営レポートの作成などさまざまな機能を備えているものがあります。メイン機能はもちろんのこと、自社が使いたい機能が備わっているかどうかも確認しましょう。

機能面以外のポイントとしては、どのソフトでも導入時には設定や操作方法で分からないことが出てくるため、サポート体制が充実しているサービスを選ぶと安心です。

会計ソフトを導入する際の注意点

会計ソフトを導入する際には、いくつか注意点があります。

まずは、会計ソフトが自社のパソコンのOS(WindowsやMacなど)やスペックに対応しているかどうかを確認することが重要です。
多くのクラウド型会計ソフトで設けられている無料のお試し期間を利用すると、細かい機能や使い心地も知ることができるのでソフト選びの失敗が避けられます。

また、ソフトの選定と並行して、会計業務の業務フローを再検討することも大切です。
紙の帳簿から会計ソフトに移行するなら、その会計ソフトの機能を活かして業務を最大限効率化できるように業務の流れを考え直しましょう。

最後に、会計ソフトを導入、あるいはインストール型からクラウド型へ移行するなら、期の変わり目で導入するのが最も効率的です。自社の決算のタイミングで切り替えができるように、数か月前から準備を始めましょう。

会計ソフトの導入には補助金が利用可能

会計ソフトの導入には「IT導入補助金」という国からの補助金が利用できます。
IT導入補助金は、本記事でご紹介した「クラウド型」と「インストール型」どちらの会計ソフトでも対象となります。

クラウド型であればサービスの利用料1年分~2年分インストール型であればソフトウェアの購入代が補助されます。
会計ソフト以外のツールも合わせて導入することができ、導入費用の1/2~3/4、最大で450万円が支給されるため、会計ソフトの導入を検討されている方は、ぜひチェックしてみてください。(2022年11月8日現在)

会計ソフトの導入を検討されている方は、ぜひチェックしてみてください。

ただし、これらの補助金はいずれも2022年の内容であり、2023年以降は変更になる可能性があるため注意が必要です。

IT導入補助金については、こちらの記事で詳しく解説しています。
▼会計ソフトに利用できるIT導入補助金とは?申請方法や対象を解説【2022年版】

会計ソフト選びに迷ったら、マネーフォワードクラウド会計がおすすめ

会計ソフトの導入は、ソフトの特徴や選び方のポイントさえ押さえておけば、業務効率化の強い味方になります。
今なら国からの補助金も利用できるため、コスト面の負担も少なく済むのが魅力です。

「会計ソフトを導入してみたいけれど、何を導入すればいいかわからない」という方は、マネーフォワードクラウド会計がおすすめです。

マネーフォワードクラウド会計なら、使いやすさにこだわった設計で直感的な操作が可能なため、経理初心者でもスムーズに使いこなすことができます。
機能面でも、銀行口座やカード、決済サービスとの連携ができたり、自動仕訳や自動入力ができたりと業務を強力にバックアップする機能が備わっているので、まずは無料トライアルからはじめてみてはいかがでしょうか?

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この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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