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勤怠管理から給与計算・年末調整まで一気通貫で効率化を実現|自動車販売業 三洋自動車株式会社さまのマネーフォワード・KING OF TIME導入事例

KOT・MF導入で給与計算と年末調整を劇的改善!

勤怠管理にタイムカードを使用している企業さまでは、集計を手で行うのはもちろんのこと、勤怠情報を給与計算ソフトに手入力して給与明細を紙で配布されていることがほとんどです。

紙中心の勤怠管理・給与計算の場合、決まった時期・タイミングに業務が集中して担当者さんの負担が大きくなりがちという問題があります。

今回は、実質的に担当者一名で経理業務を担っていた企業が、KING OF TIMEとマネーフォワードクラウドを導入し、勤怠管理から給与計算、年末調整までの業務負担削減を実現できた事例をご紹介します!

タイムカードで勤怠管理、集計・・・手間を無くしたい

三重県伊勢市に本部を置く自動車販売業の三洋自動車株式会社さまは、1964年の創業以来一貫して輸入車の販売に携わってこられました。

BMW/MINIの正規ディーラーであり、現在は三重県内に5店舗を展開中。
乗用車(BMW/MINI)の販売・サービス・部品販売及び保険代理店業務といったカーライフ全般をサポートされています。

コムデック kintone 三洋自動車 給与計算 勤怠管理

そんな三洋自動車株式会社さまでは、以前から勤怠管理と給与計算、いわゆるバックオフィス業務に課題を感じていらっしゃいました。

これまで各店舗の従業員さんの勤務は主にタイムカードで管理しており、締め日になると約100名いる従業員のタイムカードを回収して集計する必要があります
当時はこの回収から集計までの作業に3日ほどを要していました。

さらに、勤怠を集計した後の給与計算は実質的に担当者が一名の状態。
給与というセンシティブな情報を扱うことから担当者を増やせず、締め日後は毎回給与計算業務に追われていたのです。

また、1年間の給与情報が重要となる年末調整は紙で配布、回収しており、記入内容について読み取れない部分がある場合記入漏れがある場合などは都度確認する必要がありました。

一定の時期に業務が集中しやすく、紙や手入力での対応が必要になりがちな勤怠管理や集計、給与計算、年末調整業務を効率化したいと考えた三洋自動車株式会社さま。
IT導入補助金も活用しながら導入されたのが、勤怠管理システムの「KING OF TIME(キングオブタイム)」とバックオフィス関連業務全般に対応できる「マネーフォワードクラウド」でした。

KING OF TIME・マネーフォワードクラウドとは?バックオフィスのDXを強力にサポート

KING OF TIME勤怠管理システム市場でシェアNo.1を誇るクラウドシステムです。
打刻はPCやスマートフォン、生体認証などさまざまな方法に対応しており、その企業のスタイルや課題に合わせて選択できます。
勤務時間が自動で集計されるだけではなく、エラー修正や各種申請の確認などもクラウド上で処理ができるほか、有給休暇をはじめとする各種休暇の付与・残日数管理もほぼ自動化可能です。

マネーフォワードクラウドバックオフィス業務の効率化を実現するクラウド型のシステムです。
会計や請求書作成、経費精算、給与計算、社会保険手続きなど、経理から人事労務、法務までに対応するさまざまなサービスが提供されています。

マネーフォワードクラウドの中の一つ、マネーフォワードクラウド給与では、ブラウザ上で給与計算や給与明細発行が可能です。
所得税や社会保険料なども法令に合わせて自動的にアップデートされるため、作業の手間やミスを減らすことができます。

マネーフォワードクラウド年末調整は年末調整に関するすべてのやりとりがクラウド上でおこなえるサービスで、従業員は自分のスマートフォンやPCからアンケート形式で設問に答えていくだけで必要書類が出来上がるため、紙の準備・配布・回収などが不要になります。
年税額が自動計算されるほか、訂正・修正・行政への手続きにも対応しているため、年末調整関連業務を大きくスリム化できます。

KING OF TIMEで脱タイムカード、遅刻早退も1分単位で集計

三洋自動車株式会社さまのバックオフィス改革は、まずは勤怠管理の改善からスタートしました。

KING OF TIMEの導入においては、従来のタイムカードと同じように「打刻機」を設置し、その拠点の従業員は同じ打刻機で勤怠管理を行うケースが多くなっていますが、三洋自動車株式会社さまでは業務上で利用するPCかスマートフォンから各自で打刻する方式を選択されました。

各自の打刻の記録は即クラウド上に保存され、集計も自動で実施されます。
これにより、約100名分のタイムカードを回収して集計するのに3日ほどかかっていた作業が、1日程度で済むようになったそうです。

現状は打刻エラーの確認や申請漏れ、承認漏れなどの確認が作業の中心となっており、KING OF TIMEでの勤怠管理が定着していけば作業時間は更に減らすことができるとのことでした。

副次的な効果として、タイムカードによる管理の際には曖昧な運用になっていたという遅刻や早退を1分単位でしっかりと把握できるようになりました。

また、販売をおこなう店舗は土日も営業しており、定休日以外のお休みは変則的です。

三洋自動車株式会社さまでは従業員個人が月に1回好きなところで休みを取得できる「個人休」を運用されていましたが、今回こちらの管理もKING OF TIMEへ移行。
従業員本人からKING OF TIME上で休みを申請してもらうことで、取得状況や日付の管理を行えるようになりました。

全体で「いつ、誰がお休みなのか」が一目で把握できるようになり、業務を滞りなく進められる環境が整ったとのことです。

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タイムカードからの移行にあたっては、勤怠管理のルールをKING OF TIMEの設定に落とし込んで、実際に運用してみて調整するという導入作業に最も時間を要しました。

その設定に基づいて各店舗の店長やマネージャークラスの方々にも協力いただき、打刻の確認や月ごとの締め作業を実施してもらうことで、業務負担は以前と比べて大きく軽減しています。

マネーフォワードクラウド給与で給与計算自動化とWEB給与明細を実現

KING OF TIME導入の次には、勤怠データを使って給与計算を行うためにマネーフォワードクラウド給与を導入しました。

マネーフォワードクラウド給与では、あらかじめ計算式や従業員ごとの単価、扶養情報等を設定しておくことで、ワンクリックでKING OF TIMEの勤怠データを取り込んで給与計算をおこなうことができます。

KING OF TIMEで集計された勤怠のデータを取り込んだ後のチェックや、勤怠からは計算できないインセンティブの項目等は手で調整が必要ですが、給与計算の業務はこれまでと比べて時間も手間も大きく削減できたそうです。

給与計算の担当者が海外に出張していても対応できるなど、決まった場所にいなくても作業が進められることもクラウドツールの大きなメリットです。

また、給与計算の効率化に加えて、明細の配布も基本的には不要となり、コストも削減されています。

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マネーフォワードクラウド年末調整でスムーズにペーパーレス化

もうひとつの課題であった年末調整についても、マネーフォワードクラウド年末調整を活用することで効率化できました。

年末調整には、1月から12月までの給与額社会保険料所得税額等の情報が必要になります。
マネーフォワードクラウド年末調整なら、マネーフォワードクラウド給与のデータをワンクリックで参照し、自動的に年末調整に反映することが可能です。

実際の年末調整も、登録したメールアドレス宛に一括で招待メールを送るだけで従業員に必要情報を入力してもらうことができます。

従業員は自分のスマートフォンから加入している保険の情報を入力したり、写真を添付することで年末調整を実施することが可能です。

設定した期日前に自動でリマインド通知もしてくれる他、「誰がまだ年末調整を提出していないのか」といった状況も一目で把握できる仕組みになっているため、入力されたデータの確認や調整と言った作業は従来通り必要なものの、以前のような紙に記入してもらって回収して…という作業はゼロになりました。

手書きであることにより文字が読み取れず、確認のため作業が滞ることもなくなり、オンラインでスムーズに処理できる環境を実現しています。

また、これまでは年末調整の資料を全てプリントアウトして保存していましたが、マネーフォワードクラウド年末調整によりすべてデータでの管理となり、ペーパーレス化が促進されたこともメリットと言えます。

インボイス対応や人事情報管理…企業のIT活用に終わりはない

三洋自動車株式会社さまでは、勤怠管理や給与計算、年末調整にITツールを導入することによって、業務の効率化やコスト削減ペーパーレス化を図ることができました。

今回、これらのツール導入をスムーズに進めることができたのは、従業員の協力あってこそだと担当者の方は話されます。

今回の事例について、実際の経理担当者の方に実際の活用効果等をお伺いしています!こちらもあわせてご覧ください。
▼クラウド活用お客様インタビュー バックオフィスを一気に改革!ペーパーレスな勤怠管理・給与計算・年末調整を実現

しかし、勤怠管理や給与計算をIT化することがバックオフィスの業務改善のゴールではありません。
社会保険や会計、インボイスなど、企業さまが対応しなければならないことはたくさんあるからです。

今回ご紹介した勤怠管理や給与計算、年末調整などについては「経理をひとりで担当している、同じような企業さまには強く勧めたい!」とのことでした。

同じような課題を持ちながらもなかなかIT活用に踏み出せない、なにを導入すべきかわからない、という企業さまは、ぜひ一度KING OF TIMEやマネーフォワードクラウドの導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

コムデックではKING OF TIMEを活用した業務効率化
をサポートしています!

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この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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