kintone伴走支援で事務作業の時間を5分の1に圧縮｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの導入事例

介護福祉業界では、行政への報告書や利用者さまに関する記録、請求･会計書類など、事務作業の多さやデジタル化の遅れが課題になっています。
紙の書類を使った非効率な管理を続けていると、スタッフの疲弊やモチベーション低下につながるため、さらなる人手不足を招いてしまう恐れがあります。

そんなときにおすすめなのが、kintoneの活用です。
本記事では、kintone伴走支援を利用してシステムの導入とスタッフの意識改革に成功した、株式会社ワンセルフさまの事例を紹介します。

kintoneをもっと有効活用して、利用者さまの介護に集中できる環境を整えたい！

株式会社ワンセルフさまは、群馬県の高崎市と富岡市で10の介護福祉施設を運営する企業さまです。
子どもの放課後等デイサービスや大人の生活介護施設などを運営し、地域の支援が必要な方とそのご家族を支えていらっしゃいます。

これまで株式会社ワンセルフさまでは、利用者さまの活動記録や報告書を紙とエクセルで管理されており、報告書作成をはじめとする事務作業に多くの時間がかかることが課題となっていました。

そこで、情報管理を紙やエクセルからkintone(キントーン)に移行し、現場の課題に合ったアプリを構築して事務作業を効率化することでスタッフが利用者さまと向き合う時間を増やしたいと考えた株式会社ワンセルフさま。
ITが苦手なスタッフも多く、なかなか活用が進まず定着しにくいことも課題だったため、現場スタッフの学習もサポートしてくれる事業者を探した結果、コムデックの伴走支援サービスを活用いただくことになりました。

コムデックの伴走支援は、共に「ありたい姿」の実現を目指すサービス

kintoneは便利なツールですが、導入した企業さまからは次のような課題をよくお伺いします。

• 紙やエクセルを使った情報管理から、なかなか抜け出せない
• データをただ入力するだけで、集計･分析に活用できていない
• 他のシステムと連携できておらず、入力の二度手間が発生している

最近は、kintone活用を支援する業者が増えているため「どこも同じじゃないの？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
確かに、頼んだ通りのアプリを構築してくれる業者はたくさんありますが、コムデックの伴走支援は企業さまの「ありたい姿」をヒアリングし、そのありたい姿の実現を目指して支援するのが特徴です。

アプリを構築する前の課題を整理する段階から企業さまと同じ目線で取り組み、アプリ構築後もアフターフォローや継続的な改善、現場での定着までサポートいたします。

kintoneの上位資格を保有するメンバーも多数在籍しており、専門知識面でもサポートが可能です。
また、伴走支援をご利用のお客さまには、勉強会や会員限定サイトなどで、kintoneやITツールに関する最新情報もお届けしています。

「kintone伴走支援」サービスページはこちら

綿密なヒアリングをもとに、アプリ構築とブラッシュアップを実施

ここからは、実際に株式会社ワンセルフさまで実施した伴走支援の流れを紹介します。

「ありたい姿」をヒアリングしてゴールイメージを共有

はじめに、株式会社ワンセルフさまの現在の課題や実現したいことを整理しました。
経営者さまに課題やゴールをお伺いすると、その背景あるさまざまな想いもわかります。

株式会社ワンセルフさまの描くゴールの背景には、「現場スタッフにはIT活用に積極的になってほしい」「自発的に改善する文化を育てたい」「全て自動化したいのではなく、人の介在も大切にして、本来の介護業務に集中できる状態を作りたい」という想いがありました。

このように、ヒアリングでは表面的なご要望だけでなく、その背景にある意図を汲み取ることも大切にしています。

業務フローと必要なアプリを整理

ヒアリングができたら、具体的な業務フローや必要なアプリを整理して、構成を検討しました。
株式会社ワンセルフさまでは、活動記録をkintoneアプリに蓄積し、これをChatGPTで要約することで、面談資料や支援計画書などの原案を自動作成する仕組みを構築することにしました。

アプリ構築だけじゃない！定着までしっかり支援

開発の全体像が決まったら、さっそくアプリを構築していきました。

まずは「活動記録アプリ」で日付、利用者名、担当者、活動内容、食事、排泄、所見などを管理できるよう設定し、「ChatGPT連携用アプリ」で要約する項目やプロンプトを指定します。
そしてkintoneとChatGPTをAPIで連携し、要約の結果を資料アプリや要約アプリに保存するという流れです。
アプリ構築においては、パソコンが苦手なスタッフでも分かりやすくするため、ボタン1つで操作できるように工夫しました。

その結果、面談資料の原案を自動作成できるようになり、事務作業にかける時間が従来の5分の1程度になりました。
スタッフは、出力結果を確認して微調整するだけで済むため、これまで資料作成に充てていた時間を利用者さまに向き合う時間に使うことができます。

さらに、コムデックの伴走支援はアプリをお渡しして終わりではありません。
運用が軌道に乗ったところで、この仕組みをさらにブラッシュアップして、支援計画書の自動作成にも応用しています。

これらの開発事例については、こちらの記事でも詳しく紹介していますのであわせてご覧ください。

▼kintoneとChatGPTを連携して介護記録に基づく資料作成を効率化｜介護福祉事業 株式会社ワンセルフさまの開発事例

kintone伴走支援の効果とは

株式会社ワンセルフさまはkintone伴走支援を導入したことで、業務を可視化でき、属人化も解消できました。
日々の業務で資料作成にかける時間を削減できただけでなく、現場スタッフの意識にも変化があったと言います。

以前は、どちらかと言うと「指示されたことをきっちりやる」というスタイルだった現場スタッフも、導入後は学ぶ意欲や積極的な提案が見られるようになったそうです。
これにより、会社全体でIT活用を進める基盤が形成できたこともメリットと言えるでしょう。

実は株式会社ワンセルフさまには、過去に他のシステム業者とのやりとりで苦労した経験がありました。
要件整理で何往復もやりとりをしたり、意思疎通がうまくいかずに認識がズレてしまったりしたそうです。
その時と比べると「コムデックは何でも相談しやすくて、スムーズに進められた」という嬉しいお言葉をいただきました。

伴走支援においては、目的の言語化や意思決定を伴うため、企業さまが受け身な姿勢で待つだけでは思うような成果が得られません。
株式会社ワンセルフさまの場合も、経営者さまや現場スタッフのみなさまが積極的な姿勢で開発に参加してくださったからこそ、より良い成果につながったのだと考えられます。

kintoneで事務作業を効率化して、介護に専念できる環境を実現しよう！

株式会社ワンセルフさまは、kintoneを導入したことで事務作業の時間を5分の1にまで圧縮し、スタッフが介護に専念できる環境を実現されました。
今後もシステムを活用した業務効率化と、人間らしい温かみのあるケアを両立していきたいとのことでした。

コムデックでは、kintone活用に関して課題の整理からアプリ構築、定着まで支援する「伴走支援」を行っております。
「現場スタッフはパソコンが苦手」「過去に導入がうまくいかなかった」という企業さまも大歓迎です。

知識と経験の豊富なスタッフが対応いたしますので、kintone活用にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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