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士業のタスク管理課題をkintoneで解決!自社の業務に合わせてアプリをカスタマイズ|neo社労士事務所さまのアプリ開発事例

社労士業のタスク管理もkintoneなら解決できる!

社労士や税理士などの士業では、業務において毎月や四半期ごとなどに繰り返し発生するタスクが多く存在しています。
そうした決まったタイミングで発生するタスクの管理で、前回使用したエクセルシートや表をコピーし、必要な部分だけ変更して再利用していないでしょうか?

手動でタスク管理を行う限り、どうしてもタスクの作成ミスや漏れは避けて通れません。
ミスが発生するたびに「何か対策を打たなければ」と考えながら、なかなか根本的な解決は難しい…そんな悩みをお持ちの士業の皆様に朗報です!

今回は、社労士にありがちなエクセルと手動に頼った繰り返しタスクの管理を廃止し、kintoneでタスク管理を行うことで業務効率化を実現したアプリ開発事例をご紹介します!

エクセルや紙でのアナログなタスク管理。まずは社労士業務改善パッケージ導入でクラウド化

沖縄県に拠点を構えるneo社労士事務所さまは、助成金申請代行業務を中心に、社会保険・労働保険の各種手続き代行などを行っています。
neo社労士事務所さまも、多くの社会保険労務士事務所と同じように、顧問先から依頼された様々な手続きのタスク管理に課題を感じていらっしゃいました。

エクセルや紙をベースにアナログで管理されていたため、手続きが属人化して全体の状況が把握し切れていないほか、タスクの抜け漏れが出てしまうことも。
そうした課題を解決すべくneo社労士事務所さまが導入を決められたのが、コムデックの「社労士業務改善パッケージ」です。

社労士業務改善パッケージとは、各種社会保険手続きを請け負っている社会保険労務士さま向けのkintone(キントーン)アプリパッケージです。

顧問先情報や契約内容を管理できるほか、契約内容を元に給与計算や36協定届等の定期手続きタスクを自動作成したり、入退社や出産育児休業など顧問先のタイミングで不定期に発生する手続きのタスクをワンクリックまとめて作成したりできます。
実施すべきタスクは自動またはワンクリックで一括作成されるため抜け漏れの心配がなく、タスクの実施状況も把握可能です。
担当者ごとに今どれだけ実施すべきタスクがあるのか、それぞれの量も把握できるため、負荷が偏りすぎないよう調整することもできます。
そのほか、スケジュールや日報、請求、採算管理など、社労士の業務で必要となる複数のアプリやプラグインがあらかじめ設定されており、導入してすぐ業務に活用できることが特徴と言えます。

社労士業務改善パッケージの機能については、こちらの記事でも詳しくご紹介しています!
▼サイボウズ×船井総研×コムデック 社労士向けkintone活用セミナーに登壇しました

社労士業務改善パッケージの導入により、タスク管理の課題は解決できるように見えたneo社労士事務所さま。
しかし、パッケージオリジナルのタスク管理機能では、従来neo社労士事務所さまで実施されていたエクセルでの管理方法とギャップがあり、パッケージを導入しただけでは使いこなすのは難しいのではないか?という意見がありました。

パッケージが自社に合わない?カスタマイズのポイントを洗い出そう

当時のneo社労士事務所さまで実施されていたタスク管理の方法は以下の通りです。

  • 定期的に発生するタスクは各社ごとに微妙に違うため、全社共通のタスクと各社特有のタスクをあわせてエクセルで管理
  • 毎月エクセルを印刷して実施日を記入
  • エクセルでは実施にかかる参考日数を「〇営業日」といった方法で記述

対して、社労士業務改善パッケージのタスク管理機能の仕様は以下の通り。

  • 定期的に発生するタスクは「そのタスクを実施したかどうか」のチェックリストを自動作成する
  • 細かいタスクの管理を行わないため、「全体が完了した日」の入力のみ
  • 期日は自動計算されるが、土日祝日などの非営業日は考慮していない

社労士業務改善パッケージでは、入退社などの加入社会保険によって実施すべきタスクの内容が変わる手続きについては自動作成するタスクを顧問先毎に設定できるようになっています。
しかし、給与計算や年末調整、36協定届といった定期的に発生するタスクについては「その手続きを実施したかどうか」を管理するための対象先チェックリストが作成されるのみで、各顧問先別に細かく実施すべきタスクは管理しないような仕様となっていました。

neo社労士事務所さまの場合には、定期的に発生する手続きについても必要なタスクを細かく登録し、そのタスクを順番に実施していくことで間違いなくタスクを遂行できるようにエクセルで管理をされていました。
加えて、細かいタスクについても営業日単位で参考実施日数を設定しており、それぞれに期日管理が必要です。

確かに、給与計算などは各顧問先毎に手当や計算方法が違いますし、顧問先に給与のデータを納品するまでには「いつまでに勤怠のデータを貰って」「いつまでに社内で計算をして」といった細かい期日管理をしなくてはなりません。

パッケージの定期手続き管理においては、「今月その手続きを実施すべき先がどれだけあるのか」「未着手、手続中、完了済みがどれだけあるのか」「もれなく実施できているのか」を把握することを目的として、対象先リストの自動作成を基本機能としています。
しかし、こうやって洗い出してみると、確かにパッケージではneo社労士事務所さまの従来の管理方法にそぐわない管理となってしまう恐れがありました。

こんなとき、kintoneであれば自社の業務の形に合わせてアプリの仕組みや項目を簡単に変更し、より使いやすいようにカスタマイズすることが可能です!

社労士業業務改善パッケージをカスタマイズ!独自のタスク管理が可能に!

業務改善パッケージを導入するとき、通常皆様におすすめしているのは「パッケージに合わせて自社の業務の仕組みを変えること」です。

業務改善パッケージは、様々な企業様の業務改善をkintone対面開発を通じてご支援してきたコムデックが「もっとも生産性の高い方法で業務を実施できる仕組み」を検討して作成しています。

従来の「エクセルや紙」を前提とした管理方法をそのまま置き換えてもなかなか生産性は上がりません。
そこで、業務改善パッケージ導入を機に自社の業務フローも見直し、kintoneを前提とした業務の仕組みに変えていくのが生産性向上の近道と言えるのです。

とは言え、業務の仕組みや細かい管理方法は十社あれば十通り、それぞれで異なります。
大筋の仕組みは社労士業務改善パッケージに沿いつつ、より自社の生産性・業務効率を上げるためのカスタマイズは大歓迎です。

従来の受託開発型のシステムであれば、仕様を一つ変えるのにもきっちりと要件を定義して見積を確認してから改修をしていく必要がありますが、kintoneであればそういったカスタマイズにも素早く対応できます。

neo社労士事務所さまがこれまでに実施されていたエクセルでの管理方法と社労士業務改善パッケージのギャップを洗い出した結果、カスタマイズすべきポイントは以下の2点となりました。

  • 定期的に発生するタスクも、顧問先別に細かく管理できるようにする(例:給与計算時の細かい手順)
  • 細かく設定したタスクの期日を営業日を考慮して自動計算し、実際の実行日と合わせて管理できるようにする

2つのポイントについて、実際のアプリの画面もお見せしながら、どのようにカスタマイズしたのかご紹介していきます。

顧問先ごとに微妙に異なるタスクも全てカバー

操作が分かりにくく覚えるのに時間がかかるようでは、移行がスムーズに行えません。
日々の業務に多忙な中では、できるだけ「これまで通り」に近い形でタスク管理できることが大切です。

そこで、現状のエクセルや紙の使用感に合わせてタスクが作成されるよう、顧問先管理アプリに「その顧問先のその手続きを実施するときの細かいタスク」を登録できる項目を作成しました。

コムデック neo社労士 タスク管理

基本情報を管理する顧問先管理アプリに、自動作成すべきタスクの元を登録

一度登録さえしてしまえば、後は自動的にタスクが作成される際にこれらの細かいタスクついても自動的に転記されます。
例えば、従来であれば「給与計算を実施したかどうか」しか管理できなかったところが、給与計算の中の細かいタスクについてもそれぞれ実施状況を管理できるようになったのです。

コムデック neo社労士 タスク管理

実際に作成されたタスク

営業日に基づいて各タスクの着手目安日も自動で計算

従来のアプリでは、「基準日から〇日後/〇日前」といった情報を登録することで、単純に基準となる日付からプラスマイナスをした期日を自動計算していました。
しかし、neo社労士事務所さまの場合には、元から「その業務をいつ実施すべきか」という基準を営業日換算で管理しており、単純な日付のプラスマイナスでは計算することができません。

この解決策として、別途営業日を識別するためのアプリを作成し、一日ずつ休暇日を登録。自動的にタスクを作成する際には、このカレンダーを参照して営業日を計算するように設定しました。
kintoneそのものには「営業日」「非営業日」といった概念はないため、いつを営業日としてカウントして良いかを判断するためのアプリを作る必要があるのです。

コムデック neo社労士 タスク管理

タスク管理機能のカスタマイズによるメリット/デメリット

neo社労士事務所さまでは、導入した社労士業務改善パッケージのタスク管理機能にカスタマイズを加えることで以下のようなメリットがありました。

  • タスクは月初に自動作成されるため抜け漏れがない
  • 実施参考日は営業日を考慮して自動計算されるため、締切が分かりやすくなった
  • 前月のエクセルをコピーしたり、更新する必要がなくなった
  • 紙のタスク管理表を印刷しなくてよくなった

対するデメリットは、営業日を判断させるために全ての休暇を登録したカレンダーが必要となる点です。
データは一括取り込みが可能なため年一回の作業ではありますが、暦は毎年変わるため単純に前年のコピーでは登録できないのは少し手間になります。
しかし、これまでエクセルや紙で実施していたタスク管理が自動化し、kintoneを見ればタスクを実施できる状態を構築することができたため、全体で見ればメリットの方が大きいと言えるでしょう。

社労士業業務改善パッケージのカスタマイズで各社に適した業務改善を!

neo社労士事務所さまの場合、社労士業務改善パッケージそのままの機能では従来の管理方法との違いから利用しづらい部分がありました。
しかし、カスタマイズによって顧問先ごとに異なるタスクを自動作成することが可能となり、タスクごとに設定された基準日数に基づいて営業日を考慮した期日が自動計算されるようになりました。
実際の管理方法とパッケージとの差、変更したいポイントを洗い出すことで、スピーディに使いやすい状態へとカスタマイズすることができたのです。

社労士事務所さまごとに、最適なタスク管理の体制・方法は異なるもの。コムデックでは本事例のように、各社さまにご利用頂きやすい形でパッケージの導入をご提案しています。
「こんな機能があれば良いのに…」「こういったことも管理できないか?」そんなご要望に合わせて、個別にパッケージのカスタマイズが可能です。

kintoneにご興味をお持ちの方やパッケージに関心をお寄せの方は、ぜひ一度ご相談ください。

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この記事を書いた人

西道 涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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