勤怠システムをKING OF TIMEに移行して自社に合わせた運用を実現！コストカットにも成功｜京都トヨペット株式会社さまの導入事例

利用中の勤怠システムの保守期限が切れそうな方や、多様な働き方への対応、増え続けるコストに頭を悩ませている方必見！
今御社が抱えている課題は、自社の就業形態に応じて柔軟に設定が可能なKING OF TIMEに移行することで解決できるかもしれません。

今回は、実際に既存の勤怠システムからKING OF TIMEへ移行し、自社に合わせた運用とコストカットを実現した京都トヨペット株式会社さまの事例を紹介します。
「自社に合った勤怠システムを探している」「KING OF TIMEの導入事例を参考に移行を検討したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

既存の勤怠システムはサポートコストがかさむ……KING OF TIMEへ移行しよう！

京都トヨペット株式会社さまは、トヨタの新車･中古車･レクサス車の販売や整備などのサービスを提供する自動車会社さまです。
自動車業界の発展と地域への貢献の先頭に立ち続けることを大きな役割と考え、常に時流に応じて率先して変わっていく「進取の精神」を大切に、長きにわたり地域の車生活を支えてこられました。

来年に創業70周年を迎える京都トヨペット株式会社さまは、2018年に勤怠システムを導入していました。

運用自体は順調でしたが、その勤怠システムは柔軟でスピード感のある設定変更が難しいという課題がありました。
システムの設定を自社で変更できない仕様になっており、勤怠に何か変更があるときには都度ベンダーへとサポートを依頼する必要があります。

サポートサービスに対するコスト面の課題もあり、設定変更時には月額料金のほかに別途料金が発生する仕組みがコスト増大の原因になっていました。

そこで、京都トヨペット株式会社さまは、より自社に合った運用ができるKING OF TIME(キングオブタイム)への移行を決定しました。

当初は自社で設定される予定でしたが、「時間がかかりそう」「公式サポートはチャットが基本(*)なので、都度設定したい意図等を説明するのに手間がかかる」などの背景があり、コムデックが導入をサポートさせていただくことになりました。
*一部電話サポートも可能

KING OF TIMEは様々な業種・規模に対応できる勤怠システム

KING OF TIMEは、PCやスマホからのパスワード入力や、ICカード、生体認証などさまざまな打刻方法から勤怠データを取得できる勤怠システムです。
休暇申請や管理、給与計算ソフトへの連携など、勤怠管理に必要な機能がすべてそろっています。

また、自社の就業規則に応じて柔軟に設定でき、フレックスタイム制や変形労働時間制を導入している企業さまも、自社に合わせた勤怠管理を実現可能です。

「KING OF TIME」導入サポートのサービスページはこちら

なお、KING OF TIMEの特徴については以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。
▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説

KING OF TIMEを自社にフィットさせる！導入支援のポイント

コムデックでは、KING OF TIME導入時の基本的な設定や従業員情報の取り込みはもちろん、京都トヨペット株式会社さまにとって使いやすいように様々な設定を行いました。
そのなかから、3つの設定ポイントを紹介します。

グループ設定で変形労働時間制にも柔軟に対応

京都トヨペット株式会社さまは、会社全体で約700人規模の企業さまです。
変形労働時間制を導入しており、12種類の年間カレンダーを各従業員に適用しています。

KING OF TIMEでは、1週間や1か月といった単位で、決まったシフトで働く場合には自動的に休みや勤務日のスケジュールを設定することができますが、毎月休みの日が異なる場合には都度従業員ごとにスケジュールを登録していく必要があります。
しかし、そのスケジュールを毎月一人ずつ、年間カレンダーと照らし合わせながら設定をしていくのは現実的ではありません。

そこで、KING OF TIMEの「従業員グループ」を利用して、12種類の年間カレンダーをあてはめる従業員ごとにグルーピングし、スケジュールを一括登録できるように設定しました。

KING OF TIMEで管理できるグループには、従業員グループと所属グループの2つがあります。
従業員グループは、部署や従業員の雇用種別など関係なく自由にグルーピングできる機能です。
一方、所属グループは、あらかじめ振り分けた所属ごとにグルーピングします。

今回は、任意で従業員グループを作成し、そのグループごとにスケジュール登録を実施していただくことで、管理しやすい状態にできました。

刻限設定とアラート設定で残業時間のカウントと申請の管理を効率化

京都トヨペット株式会社さまは、定時から30分間は自動で労働時間としてカウントし、残業時間が30分を超える場合は、別途申請してもらうという独自の運用を行っていました。
KING OF TIMEでは、勤務終了刻限をあらかじめ設定できるため、定時＋30分の時間を勤務終了刻限に設定することで「定時後30分間は申請をしなくても自動的に労働時間としてカウントされる」状態を実現しました。

実際の退勤打刻が設定した勤務終了刻限を過ぎていれば、各自時間外勤務申請を実施してもらう方式です。
残業の申請漏れも防げるように、計上されている残業時間(自動計上＋申請が承認された残業時間)と実際の打刻による残業時間に差があった場合にはアラート表示を行うように設定しています。

打刻さえすればKING OF TIME上で超過時間が可視化されるため、従業員は自分で労働時間を計算したりチェックしたりしなくても、時間外勤務申請が必要かどうかを判断できます。

また、朝早く来たときの残業申請漏れが多いため、時間帯区分設定を使って「朝、定時より30分以上早く来た場合」を自動算出し、アラートを設定して時間外勤務申請を促すようにしました。
時間帯区分設定は、早朝や昼、夜間など任意の時間帯で労働時間を集計できる機能です。

KING OF TIMEのアラート設定は、指定条件に沿ってタイムカード上の表示色が変わるように設定できます。
たとえば、計上されている残業時間と実際の打刻による残業時間の差(未申請残業)がある場合は表示色を黄色に設定しています。

実際の勤怠管理画面でアラートが機能していると、以下のような表示になります。

アラートに応じて表示色が変わると、視覚的に勤怠チェックがしやすくなります。

なお、同じ勤怠項目で複数のアラート設定を行っている場合は、優先順位を設定することで、色を区別できます。
たとえば「残業時間が15時間で黄色」「残業時間が30時間で赤」などです。

あわせて、設定条件を満たしたタイミングで、従業員や管理者などにメールで通知する機能もあります。

京都トヨペット株式会社さまでは、アラート対象者がいた場合に、その部署の管理者にメールで通知されるように設定しました。
これにより、各部署にリマインドを任せられるため、勤怠管理者の負担を軽減可能です。

設定の工夫で有給休暇の付与を効率化

京都トヨペット株式会社さまは、初年度の有給休暇を入社時点で付与し、その後は毎年4月1日に付与するという就業規則を設けています。
KING OF TIMEには休暇を自動付与する機能があるものの、今回の特殊なルールに関しては少し設定に工夫が必要です。

今回は、「従業員別有休付与機能」と、「第2基準日を優先する」という機能を活用しました。
従業員別有休付与機能とは、従業員一人一人個別に有給休暇の付与設定を行う機能です。
京都トヨペット株式会社さまの場合には、この機能で初回の付与日(第一基準日)を「入社日」に指定しています。
その上で、第2基準日を優先する機能を使うと、2年目以降の有給休暇を指定日に一斉付与できます。

この設定により、入社時に最初の有給休暇が付与され、2年目以降は自動的に4月1日基準で有給休暇が付与されます。

ただし、京都トヨペット株式会社さまの場合は、有給休暇のうち5日間は時期指定が必要な計画休として別途管理されているため、KING OF TIME上で自動で付与日数を算出したあと、一度そのデータを書き出したうえで、5日を差し引いて付与しなおす処理を行っています。

KING OF TIME導入によるメリット

京都トヨペット株式会社さまは、KING OF TIMEを導入したことで、以前の勤怠システムではできなかった柔軟な設定変更を自社で行えるようになりました。
また、従来よりもサポートコストを抑えて運用できるようになった点もメリットです。

コムデックなら、導入2年目以降も「バックオフィス改善サポート」として設定サポートや勤怠の相談をお受けすることができます。
大幅な設定変更が必要な際には別途費用がかかることもありますが、基本的には月額1万円のサポート費用の範囲内で対応が可能です。

勤怠に応じてアラート表示もできるようになったため、たとえば未申請の残業があっても集計前にチェック･リマインドができるようになりました。

また、京都トヨペット株式会社さまでは、導入に向けた打ち合わせに担当部署の複数名で参加いただいていたことで、KING OF TIME導入完了後にメインの担当者さまが退職されても、既存メンバーで設定の変更や運用が可能な状態を作ることができたのも導入効果のひとつと言えるでしょう。

今回、京都トヨペット株式会社さまでは打刻方法を「ピットタッチプロ(ICカード打刻)」にしたことで拠点数分の打刻機の導入が必要になりました。
京都トヨペット株式会社さまのように拠点数が多い場合には初期費用がかかりますが、電源を入れてネットにつなげば簡単に打刻できる手軽さから、ほかの打刻方法と比較してトラブルが少ないというメリットがあります。

KING OF TIMEに移行して勤怠管理を効率化しよう

京都トヨペット株式会社さまは、既存の勤怠システムからKING OF TIMEに移行したことで、従来発生していたサポートコストの削減と自社に合った運用を実現されました。
自社で設定を変更できるようになったため、今後はより柔軟な運用で、勤怠管理の効率化が可能です。

コムデックでは「KING OF TIME」の導入･移行をサポートしています。
「既存の勤怠システムが使いにくい」「KING OF TIMEに移行したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

「KING OF TIME」のサービスページはこちら