kintoneで予約管理をクラウド化！リアルタイム情報連携を実現｜飲食業のアプリ開発事例

飲食店や美容院、習い事の教室などを運営されている方は、お客さまの予約をどのように管理されていますでしょうか？紙の予約表を使って、手書きで管理している現場も多いかと思います。

予約を紙で管理する場合、予約表を見ないと最新情報が分からないのが難点です。
本部や営業担当がリアルタイムで予約状況を知りたい時は、その都度店舗に電話して口頭で確認しなければなりません。
店舗が複数あるとその分手間も増えることになり、確認する方も、される方も時間を取られてしまい非効率です。

そこで今回は、kintoneの予約管理アプリを導入した飲食業の企業さまの開発事例をご紹介します。「予約状況をリアルタイムで共有したい」とお考えの方は、是非ご覧ください！

紙での予約管理は限界…予約票をクラウド化していつでも･どこでも確認できるようにしたい！

複数の飲食店を展開するとある飲食業の企業さまでは、予約は基本的に電話で受け付け、紙に記入して管理されていました。

仕入や人員管理といった業務は営業や店舗管理者が担当しているため、店外にいるときに予約の状況とそれに伴い必要になる食材の在庫を把握するには毎回店舗に電話をかけて確認しなければなりませんでした。
この方法では、確認する側も電話を受ける店舗スタッフも手間がかかります。

もし、紙ではなくクラウド上で予約状況が分かれば、確認の手間を省けて仕入や人員も無駄なく適切に管理できるようになるだけでなく、予約の変更・追加等もリアルタイムで社内に共有できます。

この飲食業の企業さまが実現したい予約管理のポイントは、次の3点です。

• 紙からデジタルに移行し、店外にいてもクラウド上で確認できるようにしたい
• 予約の登録はなるべく簡単にできるようにしたい
• スマホからも予約の登録･確認ができるようにしたい

kintoneで予約管理アプリと予約一覧アプリを作成

この企業さまでは、理想の予約管理を実現するため、今回はkintone(キントーン)で予約管理アプリを構築することにしました。

予約管理に必要な機能には、大きく分けると「登録･変更」と「確認」の2つがあります。
今回はkintoneをよりシンプルに設計するために、予約の登録･変更をするための「予約管理アプリ」と、閲覧専用の「予約一覧アプリ」の2つを使うことにしました。
これにより、現場のスタッフが「どこから登録すれば良いのか分からない」と混乱するのを防ぐ効果があるほか、「誤って予約を消してしまった」「上書きしてしまった」といったデジタル予約管理にありがちなトラブルを未然に防ぐことができます。

それぞれのアプリ開発について、以下で詳しく解説します。

予約管理アプリの設定

予約管理アプリは、お客さまから予約が入ったときに登録･修正するためのアプリです。
予約日時や対象の店舗、お客様の連絡先等、これまでは紙に書いていた情報を登録できるようになっています。

予約管理アプリはモバイル版も整備することで、外出中に取引先から予約を受けた場合にも、スマホから登録できるようにしました。

krewDataを使って予約情報を「予約一覧アプリ」に連携

予約一覧アプリは、登録された予約情報を確認するためのアプリです。こちらは閲覧専用のため、予約の登録や編集はできない仕組みになっています。

先ほどの「予約管理アプリ」に登録された予約情報を、krewData(クルーデータ)を使って集計し、こちらの「予約一覧アプリ」で一覧表示しています。

krewDataは、kintone上のデータを複数のアプリをまたいで集計･加工できるプラグインです。
プログラミングの知識が無くても、パズル感覚で直感的に集計の仕組みを構築できるのが特徴です。
krewDataを使えば、予約管理だけでなく売上の予実管理や在庫管理、請求管理なども集計を自動化できます。

krewDataには、指定したスケジュールで定期的に集計する「スケジュール実行」と、集計元アプリが更新されたタイミング等で自動で集計をおこなう「リアルタイム実行」という2つのプランがあります。
今回のような予約管理では、常に最新の情報が必要になるため「リアルタイム実行」を活用することにしました。

予約一覧アプリでは、カレンダーPlusプラグインを使うことで店舗ごとの予約を月･週･日単位で切り替えて確認できるようになっています。
同じアプリの中で切り口を変えて見ることができる他、閲覧専用のアプリになっているため、デジタル化の際にありがちな「間違えて予約を消してしまう」といった恐れもありません。

週単位の予約表

日単位の予約表ではタイムテーブルで表示される

アプリ開発を工夫して、予約受付の操作をなるべく簡単に

今回のアプリ開発でこだわったことの1つが、「予約の登録操作をなるべく簡単にする」ということです。

現場の方々がスムーズにアプリを使えるよう、導入時には各店舗の責任者にお越しいただいて、実際にパソコン画面を見ながら操作方法をご説明する場を設けました。
各店舗のスタッフへは、店舗責任者から改めてレクチャーして頂いています。

「予約管理アプリ」と「予約一覧アプリ」を分けていますが、「予約一覧アプリ」は閲覧専用とすることで現場の混乱を生まないようにしています。

さらに、予約登録画面では「店舗と座席」や「料理」の入力にルックアップ機能を活用しています。
ルックアップ機能とは、他のアプリに登録されている情報を参照してコピーできる機能のことです。

これなら、「取得」ボタンを押だけで選択肢が表示されるので、自分で入力せずとも選択肢の中から選ぶことができます。

また、座席情報は「予約一覧アプリ」にも展開しているため、店舗だけでなく座席ごとの予約状況も確認できるようになりました。

kintoneで予約管理をするメリットとは？

今回の事例企業さまでは、予約管理を紙からkintoneに移行したことで、店外にいても予約状況が確認できる状態を実現できました。
店舗スタッフだけでなく経営層や営業担当、店舗管理者がいつでも最新情報をチェックできます。

この仕組みを運用できるようになれば、店舗スタッフの負担も軽減される他、食材の調達や人員の配置においても今後は無駄なく計画できるでしょう。
電話による確認頻度も下がっていくと考えられる他、外出先で取引先から予約をいただいた場合には、スマホで簡単に空き状況を確認して予約を登録できるようになります。

kintoneの予約管理で、本部も店舗も業務効率をアップさせよう

予約管理を紙からkintoneに移行すれば、店外にいても最新情報を確認できる仕組みを実現できます。

株式会社コムデックでは、お客様のご要望をお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する対面開発を行っております。
今回のように「現場スタッフが簡単に操作できるアプリを作りたい」というご希望を叶えるだけでなく、次のようなお悩みも解決できるサービスです。

• 社内にITに強い人材がいない
• IT担当者はいるが、既存の業務に手いっぱいでkintoneを開発する時間がない
• 自社の業務フローが複雑化･属人化しすぎていて、システム化できる気がしない
• 導入後にきちんとメンテナンスできるか心配

情報管理を紙からデジタルにしたい方や、業務効率化をお考えの方は、是非お問合せください。