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【事例3選】kintoneで在庫管理を実現!在庫管理プラグインの設定方法も解説

商品管理・在庫管理をkintoneで効率化!
  • 御社では、在庫管理をどのように実施していらっしゃるでしょうか?
    毎月紙に前月在庫を転記して、今月在庫を記入して差分から出ていった数を把握したり、出荷の記録と照らし合わせて数に誤りが無いか確認したり……いずれにせよ、紙やエクセル、そして目視で在庫管理をされている企業様が多いのではないでしょうか?
    在庫管理を徹底し無駄な在庫をなくすことは、コストカットや納品スピード、品質の向上に繋がります。とは言え、在庫管理そのものに手間と時間がかかってしまっては意味がありません。

    この記事では、在庫管理をkintoneで効率化する方法やプラグインの設定方法、具体的な在庫管理の事例をご紹介します!

    この記事でわかること

    • kintoneで商品管理を行うメリット
    • 在庫管理アプリの作り方、プラグインの設定方法
    • kintoneで商品管理・在庫管理を行っている事例

    こんな人に向いている記事です

    • kintoneで商品や備品の在庫管理を行いたい方
    • kintoneでの在庫管理事例を探している方

    kintoneは商品や備品の在庫管理に最適なツール

    紙やエクセルでの在庫管理は、担当者さんが手動で記入して管理するため入力のミスが発生しやすく、集計を手で行う手間があったり、管理上の在庫と実在庫が一致しなかったり……と様々な問題があります。
    また、当たり前ですが実際に倉庫や在庫が置いてある場所でしか在庫数を確認することができないため、外に出ることの多い営業担当者が外出先から自社の在庫数を確認したい場合等に、わざわざ社内に電話で連絡する必要があります。
    これらの「エクセル・紙による在庫管理の課題あるある」は、業務改善プラットフォームのkintoneを活用することで解決できます!

    kintoneの在庫管理アプリを使えば、入出荷数を登録するだけで在庫数を自動計算してくれる他、在庫数を一覧画面やグラフ化して確認することができるため、在庫の少なくなってきている製品が一目で分かります
    在庫が一定の数値を下回ったら「発注してください」と担当者にアラートを出すことも可能です。
    また、kintoneはクラウドツールのため、営業担当者は外出先であってもスマホやタブレットから最新の在庫状況を確認することができます。わざわざ社内に在庫確認の連絡をしなくても、お客さまに素早く正確な納期を伝えることが可能です。

    その他にも、実在庫数のカウントをタブレットから直接入力することができるため、紙・エクセル管理で発生していた転記作業を省くことができ、時間短縮や転記ミスを防ぐことができます。
    kintoneのカスタマイズによっては、JANコードを直接読み取って在庫チェックを行うことも可能となります。

    kintoneを活用することで、紙やエクセルの在庫管理を脱し、いつでもどこでも最新の在庫状況がわかる環境を実現できるのです。

    kintone 商品管理

    kintoneで商品の在庫管理をする方法

    本セクションでは、実際にkintoneで在庫管理アプリを作成するために必要なアプリやプラグインをご紹介していきます。
    アプリに必要な内容から、在庫を自動集計するためのプラグイン設定、在庫引き当てを実現する方法までご案内していますので、在庫管理を自分で作ってみたい企業様は是非参考にしてみてください。

    在庫管理に必要なアプリとは?

    kintoneで在庫管理をするには、以下の4つのアプリを準備する必要があります。

    1. 商品マスタアプリ
    2. 入庫管理アプリ
    3. 出庫管理アプリ
    4. 在庫管理アプリ

    ①商品マスタアプリ

    こちらのアプリでは、管理対象となる商品の情報を格納しておくデータベースの役割を果たします。
    商品名、販売単価や仕入単価など、その商品に紐づく情報が登録できるようにしておきましょう。

    ここでのポイントは、発注するタイミングを判断する「発注点」を決めておくことです。ここで指定した数を在庫数が下回った場合に、すぐに気が付けるような仕組みを作っていきます。
    ※すでに商品マスタアプリがある場合は、新たに作成する必要はありません。在庫管理に必要な情報を追加していきましょう。

    kintone 商品管理

    このとき、「商品名」は「重複禁止」に設定してください。
    商品名を重複禁止にできない時は、商品番号や「商品番号+商品名」の連結項目を作るなど、必ず「他と絶対に被らない項目」を作りましょう。

    そして、作成した「他と絶対に被らない項目」をこの後作る入庫管理アプリや出庫管理アプリ、在庫管理アプリからルックアップします。

    kintone 商品管理

    ルックアップに関わる重複禁止の設定と連結項目の作り方についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
    ▼kintoneのルックアップ機能設定方法、よくあるご要望を徹底解説!

    ②入庫管理アプリ

    こちらのアプリでは実際の商品の入庫を登録します。商品の入出庫があった日付、入庫商品名、出庫商品名、単価、数量が分かる項目を作成します。

    複数の商品を一気に登録できるように、テーブル形式にするのがポイントです。
    ※商品名や単価については、①商品マスタアプリより、ルックアップ機能で呼び出すことが可能です。

    kintone 商品管理

    ③出庫管理アプリ

    入庫アプリ同様、実際の商品の出庫を登録するアプリです。入庫管理と項目名が違うだけなので、複製で作りましょう。

    商品の出庫があった日付、出庫商品名のルックアップと数量があれば在庫管理は可能ですが、その日の金額も出せるように単価を参照し、数量と掛けて金額を算出できるようにしています。
    この出庫管理アプリは、売上伝票アプリや受注アプリでも問題ありません。

    ポイントとなるのは、日付商品マスタからのルックアップ在庫から出したい数量の3点です。

    kintone 商品管理

    ④在庫管理アプリ

    最後に、商品の棚卸と在庫管理を行うアプリを作成します。
    必要な項目は棚卸日と商品のルックアップ、そして棚卸時の数量と単価だけです。

    kintone 商品管理

    ①~④のアプリを作成出来たら、一度①の商品マスタアプリに戻って、関連レコード表示の設定を行うと在庫の移動履歴商品マスタページから簡単に確認することができます。
    入出庫のアプリはそれぞれテーブルで商品を登録しているため、商品マスタに入出庫の履歴を関連レコードとして表示するためには「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を使います。

    kintone 商品管理

    この設定を行うだけでも、商品マスタアプリ内でいくつ入庫・出庫していてどれくらいの金額が動いているのかを確認できるようになります。

    kintone 商品管理

    次のセクションでは、④の在庫管理アプリにプラグインを設定して、各アプリの情報を自動で集約できるようにしていきます。

    ちなみに、「どこに入庫したか(店舗や倉庫)」を管理したい場合には、別途「入庫先マスタアプリ」を作成し、入庫先名を登録しておきましょう。
    そして、②③④の各アプリで入庫する先、出庫する元を入庫先マスタアプリから参照できるようにしてください。

    無料の在庫管理プラグインで在庫集計を実装

    ここまでご紹介した4つのアプリを使って、②入庫管理アプリ ③出庫管理アプリ それぞれに登録された数を元に在庫数を算出できるのが、コムデックラボではおなじみのTIS社製「在庫管理プラグイン」です。
    在庫の集計だけではなく、在庫が少ない場合アラートを出す・在庫評価額の算出ができるといった機能を搭載することができるため、手間のかかる在庫管理や棚卸業務の工数削減ができます。

    先ほど作成した④在庫管理アプリにプラグインをインストールし、設定画面を開きます。
    まずは入出庫それぞれのアプリに紐づけた商品マスタアプリから、在庫管理としてどんな情報を表示させたいかを指定します。

    kintone 商品管理

    続いて、在庫の表示条件と発注点等を指定していきます。

    表示条件は、例えば商品マスタアプリに「取り扱い中/取り扱い終了」のようなラジオボタン項目を作成し、「取り扱い終了」の場合には在庫管理に表示しない、といった設定が考えられます。
    発注点は、商品マスタアプリに作成した「この数を下回ったら発注する」の項目を指定しましょう。

    kintone 商品管理

    入出庫アプリ・棚卸の設定については、記載されている項目に従ってフィールドをあてはめていってください。

    kintone 商品管理

    出庫アプリ

    kintone 商品管理

    入庫アプリ

    最後に、在庫評価(金額計算)をどの手法で行うかを登録します。

    kintone 商品管理

    それでは、実際にアプリに入出庫データを登録してみましょう!

    まず、入庫管理アプリには以下の通り商品100個の入庫を登録しました。

    kintone 商品管理

    出庫管理アプリには、出庫データを2日分、合計50個の出庫を登録しています。

    kintone 商品管理

    これを在庫管理アプリで見ると……以下のように、「理論在庫」入庫の100個から出庫の50個を差し引いた数になっています。

    kintone 商品管理

    ここでもし、「出庫はしていないが実在庫数を調整する必要が出た」場合には、「実在庫数」を直接編集してください。
    このアプリは一覧画面上で直接修正を行うことができ、実在庫を修正すると理論在庫も自動で調整されます。

    kintone 商品管理

    棚卸を実施した場合には、在庫管理アプリにプラスボタンでレコードを追加します。

    kintone 商品管理

    そして、この在庫管理アプリでは、商品マスタに設定した発注点を在庫数が下回った時に、以下のように赤く表示されます。
    これなら発注のタイミングを逃さずに済みそうです。

    kintone 商品管理

    在庫の引き当て機能も実装可能

    ここまでご紹介したのは、小売業のような多くの商品と在庫を抱え、日々複数の在庫が変動していくような在庫管理の方法です。
    しかし中には、案件個別に「どの在庫を引き当てたのか」を管理する大型製品の在庫管理もあります。そんな在庫の引き当て機能は、以下の方法で実装可能です。

    まず、商品マスタは先ほどと同じく商品名や商品番号、価格等を登録します。

    kintone 商品管理

    続いて、「入庫管理アプリ」に相当する「在庫登録アプリ」を作成します。先ほどご紹介した方法では「何が」「いつ」「いくつ」入庫したのかを登録しましたが、個別に在庫の引き当てを行う今回のような場合には1台ずつ登録していく形となります。
    ここでのポイントは「ステータス」を1台1台の在庫に持たせることとレコード番号を表示しておくことです。

    kintone 商品管理

    レコード番号は後ほど別のアプリで利用します。このレコード番号が、在庫を識別する固有の番号となります。
    販売可能な在庫なのか、それとももう成約済みになっている商品なのか…ステータスが「在庫(引当可能)」なレコードを集計して表にすれば、「現在販売可能な数」一目でいつでもどこでも確認することができます。

    kintone 商品管理

    続いて、「出庫管理アプリ」にあたる案件管理アプリを作っていきます。
    案件管理アプリに必要な項目は各会社様それぞれですが、今回は既存の案件管理アプリに必要な項目を追加する形にしました。

    作成したアプリの全体図は以下の通りです。

    kintone 商品管理

    今回在庫管理のために追加した項目は、引き当て在庫を登録するためのサブテーブルです。

    kintone 商品管理

    商品マスタアプリから商品名をルックアップする項目と、在庫登録アプリからレコード番号をルックアップする項目を作ります。
    在庫登録アプリからレコード番号をルックアップする項目は、絞り込みの初期条件に「ステータス」「在庫(引当可能)」となっているものを指定し、入庫日が古い順で並ぶように指定しましょう。

    kintone 商品管理

    この設定だけだと、在庫番号を取得しようとしたときには全ての引当可能在庫が表示されます。

    kintone 商品管理

    できれば、その前で選択した商品の在庫だけを表示したいですよね。
    そんな時には、「ルックアップ動的絞り込みプラグイン」を使います。

    在庫登録アプリからレコード番号をルックアップする項目に対して、在庫登録アプリ内の商品名案件管理内の商品名合致しているものだけを表示するように設定しました。

    kintone 商品管理

    これにより、在庫管理アプリからレコード番号を取得する際には、その前の項目で選んだ商品に該当するものだけが表示されるようになりますので、上から選択していけば自動的に古い在庫から引き当てができます。

    kintone 商品管理

    さて、これで在庫の引き当て設定はできましたが、まだ現状では「引当可能な在庫を引き当てただけ」で、引き当てた在庫のステータスとしては引当可能なままです。
    ルックアップから該当の在庫登録レコードに遷移して手動で「成約済」に変更してもいいですが、更新し忘れが頻発することが目に見えています。
    そこで、コムデックラボではおなじみの「条件分岐処理プラグイン」を活用して「在庫引き上げが登録されたら自動で成約済に更新される」ように設定しましょう。

    プラグイン設定の準備として、まず案件管理アプリ内に以下のような「成約済」だけのラジオボタン項目を作成します。
    これは在庫登録アプリのステータスを更新するためのものとなりますので、在庫登録アプリの項目と名称をそろえてください。

    kintone 商品管理

    ラジオボタン項目を作ったら一度アプリを更新し、プラグインを設定していきます。

    まず、動作条件は「在庫登録アプリからルックアップしたレコード番号が空欄ではないとき」となります。
    自動アプリ間更新の部分を開き、更新先アプリには在庫登録アプリを指定します。

    更新条件は「在庫登録アプリのレコード番号と案件管理に取得してきたレコード番号が一致している時」、更新対象は「ステータス」となります。
    更新対象を指定する際に、「このアプリのフィールド」として先ほど作成した「成約済」のラジオボタンを指定してください。

    kintone 商品管理

    これで、在庫引当を行ったときには在庫登録アプリのステータスも自動で更新され、以降の在庫引き当て時には表示されなくなります。

    動作の流れ
    ①在庫登録アプリに在庫を登録

    kintone 商品管理

    ②案件管理アプリで在庫引当し、保存

    kintone 商品管理

    ③在庫登録アプリのステータスが自動更新される

    kintone 商品管理

    条件分岐処理プラグインについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
    ▼入力効率大幅アップ!kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説!

    このアプリ間更新を設定する際、在庫側からも引当案件がわかるようにするため、在庫登録アプリに「案件管理のレコード番号」を登録する項目を作ってステータスと一緒に登録されるように設定すると良いでしょう。
    その上で、引当案件フィールドに登録されたレコード番号が案件管理のレコード番号と一致するときに、案件情報を表示する関連レコードを設定しておけば、案件管理からも在庫登録からも、相互に状況が見えるようになります。

    kintone 商品管理

    また、先ほど同様に「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」で商品マスタアプリに商品の入庫履歴、出庫履歴を表示するのもおすすめです。
    それぞれのアプリに初期値で1が入るように設定した「台数」項目を作っておくと、何台入荷して何台出荷されたのかを商品マスタから把握することができます。

    kintone 商品管理

    kintoneで商品の在庫管理を行った事例を紹介

    ここまでkintoneでの在庫管理機能の実装方法について紹介しました。
    本セクションでは、在庫管理をkintoneで行ったことで業務改善に繋がった具体的な事例を3つ紹介いたします。

    目視確認、紙で記録していた在庫管理をkintoneで仕組み化

    ▼在庫管理をkintone化!業務効率化の鍵は徹底的な「見える化」にあった|製造・小売・飲食業 株式会社勢乃國屋さまのアプリ開発事例

    kintone 商品管理

    原材料が形を変えて製品になる場合の在庫管理をkintoneで実現したアプリ開発事例です。

    三重県伊勢市にある株式会社勢乃國屋さまは最中やお餅の製造・販売をしている会社さまです。
    株式会社勢乃國屋さまで課題となっていたのは、お餅等を製造するための原材料の在庫管理でした。
    当時の在庫管理方法は、工場の責任者の方が目視で在庫量確認して紙に記入、製造予定と照らし合わせて感覚値で発注するかしないかを決定していたのです。

    実際に発注業務を行うのは本社の担当者となるため、工場の担当者と本社の発注担当者は電話など口頭での在庫確認で発注を行っていました。
    そのため、重複発注や製造予定ギリギリの発注になることがありました。

    kintoneによる在庫管理システムを導入することで、その日製造を行った商品で利用する原材料自動で在庫から引き落とされるようになりました。
    「その製品の製造に必要な全ての原材料」をあらかじめマスタに登録いただくことで、もち米や小豆といったメインの材料だけでなく、パッケージ等の材料についてもリアルタイムな在庫量を把握可能に。

    さらに、在庫残量が規定値を下回ったら通知が来るように設定したため、在庫発注のタイミングも自動的に判断できるようになりました。

    案件管理と在庫管理を連携して在庫をリアルタイムに把握

    ▼案件管理・在庫管理をkintoneで一元化!KANBANプラグインで進捗管理がずっと楽に|タッチパネル製品輸入販売 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

    kintone 商品管理

    先ほどご紹介した在庫引き当てを活用した在庫管理を実際に行っているのが、タッチパネル製品輸入販売業を営むナイスモバイル株式会社さまです。

    ナイスモバイル株式会社さまでは、以前は案件管理・出荷情報はkintone見積書・在庫管理はエクセルと、バラバラに情報管理していました。
    そのため、実際に出荷があった際には、kintoneとエクセルそれぞれ二重に情報を登録する必要があったため、工数増大や入力漏れといった問題が発生していたのです。

    また、リアルタイムな在庫状況もわからないため、現在の在庫を知りたい場合には営業担当者が毎回本社へ在庫確認しなければならないなどの問題もありました。
    この課題に対して、案件管理アプリと在庫管理アプリをkintoneで構築し、相互に連携させることで解決を図りました。

    元々二重に入力していた在庫情報については、kintoneの各アプリに一度登録するだけで完了するように。
    案件管理で製品受注を登録すると、在庫管理アプリ内の紐付けしてある商品在庫が減少するようになったため、リアルタイムで在庫状況を把握できるようになりました。

    目視確認していた在庫確認をkintone導入でスマホ確認へ

    ▼在庫量はスマホで確認!kintoneを活用した生産/在庫管理|製造業伊勢舗装工業株式会社さまのアプリ開発事例【その1】

    kintone 商品管理

    三重県玉城町にある伊勢舗装工業株式会社さまは、アスファルト合材・再生アスファルト合材の製造販売を行っている会社さまです。

    以前は、在庫管理をベテラン社員の肌感覚で行っており、経験の浅い新人では在庫の適正値が判断できない状態でした。
    加えて、在庫量は現地で目視確認する必要があったため、社外で注文を受けた際には、毎回電話で在庫量を確認する必要がありました。

    そこで、kintoneで在庫を管理できる仕組みを構築し、スマホで在庫確認ができるようにしたことで、社外からも在庫量の確認が可能になりなおかつベテランと新人で在庫量の認識差がなくなりより正確な在庫量の把握ができるようになりました。

    kintoneで在庫管理業務を効率化しよう

    今回はkintoneで商品などの在庫管理を行う方法や事例について紹介しました。

    紙、エクセルで在庫管理をすると、在庫量の記載ミスなどのヒューマンエラーや、リアルタイムに在庫量を確認できないことによる確認工数の増加が課題として出てきます。
    kintoneで在庫管理を行うことで、入出庫の一元管理による工数削減や、各アプリ間の連動による在庫の自動計算、場所を問わずリアルタイムに在庫数の確認ができるようになります。

    在庫管理を紙やエクセルといったアナログ管理されている会社さまは、ぜひkintoneを導入してみてはいかがでしょうか。

    この記事を書いた人

    生田智之

    『DXの第一想起者』

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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