亀山商工会議所さま主催、働き方改革セミナーに登壇しました！
今や当たり前となった「ウイルスの蔓延を避けるための働き方」は、実は業務効率を高め、自社の生産性を向上させる働き方でもあります。
今回は、そんな新しい働き方を実現するために何をするべきなのか、「コロナ禍・働き方改革時代に合った新しい働き方とは？」をテーマとして三重県亀山商工会議所さまにて開催したセミナーの様子をご紹介します！
目次
何故働き方の変革が必要なの？理由はコロナだけじゃない
コロナ禍でリモートワークが広がったことは事実ですが、それより前から働き方改革の必要性は叫ばれてきました。
残業を減らすためには「同じ時間で今以上の仕事をこなす」必要があり、さらにその中で会社自体を成長させていくためにはより仕事の生産性を向上させなくてはなりません。
また、近年ビジネス環境が変化するスピードがとても早くなっており、5年後、3年後に今と同じ仕事を続けていて生き残っていけるのか……という不安が常に付きまといます。
社会全体がIT化したことによる情報量の増加や業界の枠組みを超えた競合他社の参入等、何故変化のスピードが上がっているのかについては以前のセミナー記事で詳しくご紹介していますが、「先行き不透明感」はコロナ禍によりさらに増大したとは言え、変化のスピードが昔と比べて格段に速くなっているのは実はコロナ前からの話。
この先行き不透明なビジネス環境を生き抜くためには、行動を改善する、つまり働き方を変える必要があるのです。
▼ セミナー登壇レポート 「行動を改善し続ける」生存戦略のためのDXとは？
今求められる働き方とは？ポイントは「脱紙・脱電話・脱人依存」
かといって仕事をしていないわけではなく、お客様・社員とのミーティングにはほぼZoomで参加し、コミュニケーションは基本的にチャットで行いながら、中小企業のIT活用を支援しています。
この「ほぼ会社に出勤することなく、家からオンラインで指示を出してコミュニケーションをとる」というワークスタイル、人口の多い都心部の大企業では実際に運用できているところもありますが、中小企業で実現できている会社は多くはありません。
何故中小企業のほとんどでリモートワークをはじめとする新しい働き方が実現できていないのかというと、「会社に出社せず、出社しているのと同じように働く」ためには以下の3つの条件が整っている必要があるからです。
新しい働き方を実現するための条件1．
仕事に必要な情報が一元管理されており、インターネットを通じてアクセスできる
新しい働き方を実現するための条件2．
電話に頼らない、スピーディなコミュニケーション方法がある
新しい働き方を実現するための条件3．
人に依存しない業務管理・情報管理が実現できている
逆に、これらの条件の妨げとなるのは「紙で管理された情報」や「その場にいないと確認できないコミュニケーション方法」、そして「特定の人でないとわからない業務」です。
紙や固定電話、人……これらのアナログツールに依存した状態では、到底新しい働き方は実現できません。
例えば、固定電話による連絡や口頭・メモによる情報伝達を行っていたり、日報・給与明細・契約書・顧客台帳が全て紙で別々のファイルで管理されていたり、案件の情報や従業員のスケジュールはホワイトボードに手書きをしていたり……もし御社に該当するものが一つでもあれば、それはデジタルで変えられる伸びしろです。
「どこにいても仕事ができる環境」はどう作るか
新しい働き方に必要なコミュニケーション手段
電話は、一対一でしか情報共有ができず、加えて必ず時間を同期させる必要があり、記録にも残りません。ビジネスチャットやZoomによるオンラインミーティングであれば、一人以上に一気に情報を共有でき、文章や録画で記録が残ります。
メールのような形式にとらわれる必要もないため、送る方も返す方もサッと連絡することができます。
対顧客であればケースバイケースで電話と使い分ける必要はもちろんありますが、特に社内のコミュニケーションの基盤は素早くかつ対多数で記録にも残るチャットツールに移行しましょう。
新しい働き方に必要な情報の一元化・見える化
どこでも仕事ができる環境をつくるためには、当然社外から仕事に必要な情報にアクセスできる必要があります。
そのためにはペーパーレスが大前提となりますが、ペーパーレスの実現には2通りの方法があります。
まず一つ目は、クラウドストレージによるサーバーの置き換え、紙データの電子化です。
これまで各自のPCやサーバー、キングファイル等で保存していた紙データ。
これらすべてをDropboxのようなクラウドストレージに入れ、「社外から情報にアクセスできる」状態を作ること。
もう一つは、kintone(キントーン)のような業務改善プラットフォームを使って、リアルタイムな状況を確認できるようにすることです。
「今日誰が何をする予定なのか」「実行した結果どうだったのか」「お客様からどんな注文を頂いたのか」「案件の確度はどうなのか」こういった情報を随時更新し、そして更新されたら関係者に自動で通知が行き、意思決定が迅速にできる状態を作っていくことが重要です。
まずこの二つに取り組めば、「社外からでも仕事に必要な情報にアクセスできる」「社外にいてもコミュニケーションができる」状態が整い、変化の速いビジネス環境についていくためのビジネススピードを手に入れることができます。
具体的なIT活用のステップは、こちらの記事でも紹介しています！
▼先行き不透明な社会で中小企業が生き残るための今すぐできるIT活用6ステップ
IT苦手・社内の高齢化……うちでもクラウド、使えますか？
しかしご安心ください、イマドキのクラウドサービスは、使い方の説明が無くても直感的に利用できるものになっていることが多く、一度使ってみて苦手意識がなくなれば、すんなりと社内に定着していくことが多くなっています。
例えば、ビジネスチャットツールLINE WORKS(ラインワークス)は、老若男女問わず利用しているチャットアプリLINEの法人版。
使い勝手はほぼLINEと同じなので、迷うことなく操作することができるのに、ビジネスに必要な機能がLINEよりも拡充されています。
また、クラウドストレージのDropbox Business(ドロップボックスビジネス)は、PC内の「フォルダ」と同じように使うことができるため、サーバーの置き換えをしたとしても違和感なく自然と使うことができる、そんなツールになっています。
「IT活用」は誰のため？目的を見据えた「新しい働き方」を
ここまで、新しい働き方を目指すための具体的な取り組み方法をお伝えしてきました。
では、新しい働き方、つまりIT活用は何のために行うのでしょうか？
「うちもリモートワークをやりたい！」「ペーパーレス化をしたい！」という企業様は是非一度ここで立ち止まって考えてみてください。
リモートワークやペーパーレス化はあくまで手段であり、IT化の目的は「ITにより人の能力を拡張し生産性を向上させることで事業の価値を向上させること」にあります。
事業価値の向上とは、「お客様にとって、自社がよりなくてはならない存在となること」。
つまりお客様により良い商品やサービスを提供できるようになることです。
リモートワークの導入やペーパーレス化によって、自社がお客様に提供できる価値がどう変わるのか？
例えば、仕入の情報がペーパーレス化したことによってすぐに確認が行えるため納期回答が早くできるようになり、顧客満足度が向上すればそれは事業価値の向上になるでしょう。
ただ単に業務効率化を目的としたIT化をするのではなく、その先を見据えた自社なりの新しい働き方を検討することが重要です。
まとめ：ITで実現するコロナ禍・働き方改革時代に合った新しい働き方とは
- 仕事に必要な情報が一元管理されており、インターネットを通じてアクセスできる
- 電話に頼らない、スピーディなコミュニケーション方法がある
- 人に依存しない業務管理・情報管理が実現できている
- コミュニケーション手段をLINE WORKSのようなチャットツールに切り替え
- Dropbox Businessのようなクラウドストレージや、kintoneのような業務改善プラットフォームを活用して仕事に必要な情報を一元化し、状況を見える化
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