志摩市商工会さま主催、DX(デジタルトランスフォーメーション)セミナーに登壇いたしました!

2020年12月7日に、志摩市阿児アリーナで開催された志摩商工会さま主催のセミナーに生田専務が登壇いたしました!

「いま中小企業に必要なIT活用とDX(デジタルトランスフォーメーション)」と題し、ソーシャルディスタンスを保ちながら、お集まりいただいた50名の中小企業の方へ向けて行った講演の内容をリポートします。

中小企業が置かれているビジネス環境を理解しよう

近年、ビジネス環境が変化するスピードがとても早くなっています。

環境変化が加速する要因としては、年齢を問わずスマートフォンが普及し、人が触れられる情報が昔に比べ圧倒的に増えたことによる顧客の嗜好の多様化や、他商品・他社への乗り換えが容易となったことや、少子高齢化等社会全体の課題に紐づく市場環境の変化、さらにAmazonをはじめとする「業界」の壁を壊すような競合が現れたり、コロナウイルスの影響により「今後社会全体がどうなっていくんだろう?」という不確実性が増大し、それに合わせて社会に必要とされるものも移り変わったりといった点を挙げることができます。

これらの要因により、我々中小企業が置かれているビジネス環境は、1年前2年前の延長線上で考えることはできないのが現状、すなわち「昨日と同じことを永遠とし続けていれば環境に適応することができない」状態だといえるのです。

行動を改善するためのIT活用

常に変化し続けるビジネス環境の中、自分たちの会社もどんどん変わっていかなくてはという危機感を抱き、行動の改善を検討されている方も多いのではないでしょうか?
そこで今、環境変化に対応し、自分たちも「変わるための手段」としてITを活用していくことが中小企業に求められています。

では、行動を改善するためのIT活用とは、どこから何を始めればいいのでしょうか?

コムデックが考える中小企業のIT活用の第一歩は、「徹底的な仕事の見える化」です。

仕事の情報、状況の見える化を行うことで、「この人に聞かないとわからない」「会社に行かないとわからない」「資料を探して引っ張り出してきたけど情報が古い」といった、行動の改善を妨げる状況を回避することができます。

常に最新の状況・情報、例えば今日の売り上げや、従業員がどこでどんなお客様にどんな商品を紹介したかといった商談の記録等を組織の中で見える化していることが重要となります。

次のステップは、その従業員の方を管理、マネジメントする立場の管理職の方に、迅速な意思決定をしていただくことになります。

例えば、現場の方がお客さんからこういう問い合わせをいただきました、それに対してどういう風に答えたのか?
それに対してリアルタイムでフィードバックしてあげて、最終的に現場の方の行動改善につなげる、これが見える化からはじまる行動改善のサイクルです。

このサイクルを圧倒的なスピードで行うことで、この不確実性が増大する環境の中であっても、不安定を乗りこなすだけのビジネススピードを手に入れることができると考えています。

中小企業がDX(デジタルトランスフォーメーション)に取り組む理由

何故中小企業は「行動改善サイクル」をITの力を使いながらスピーディに行っていく必要があるのでしょうか?

それは、先ほど挙げたようなビジネス環境にあっても、お客様により良い商品やサービスを提供し、会社を成長させていくためです。

つまり、中小企業がDX(デジタルトランスフォーメーション)に取り組む理由は、行動を改善しつづける組織能力を獲得し、お客様にとっての自社の価値を向上させることにあります。

IT環境の優劣が行動改善のスピードを決定つける時代において、「昨日よりもお客様に良い商品/サービスの提供できるか否か」は、IT活用による「徹底的な見える化」「迅速な意思決定」が決め手となるのです。

常に変化し続けるビジネス環境において、自社の事業の価値を高めるためには、全ての情報をデジタル化し業務を効率化させておく事が条件となります。

▼中小企業におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)の本質

業務を効率化し、事業価値を向上させるためのポイント

中小企業には、業務効率化を阻むたくさんの課題が潜んでいます。

例えば、紙を中心としたアナログな情報管理、「この人しかわからない」属人化、昔のままになっていて更新されていない情報進捗が見えない報告連絡相談も遅い…まずはこれらの課題を解決しない限り、企業価値の向上にはつながりません。

これらの課題を解決していくためにITを活用していくのですが、その上で重要視していただきたいポイントは「最新の情報で仕事を行うこと」「コミュニケーションの質とスピードを上げること」の2点です。

最新の情報で仕事を行うことと、大事なことはきめ細かく関係者にリアルタイムで伝達されていること。
それぞれの理由と実現方法について解説していきます。

「最新の情報で仕事を行う」が重要なワケ

例えばファイリングされている紙の資料、中の情報は最新でしょうか?
もし最新ではない情報だとしたら、その情報を見て仕事をする人がいるでしょうか?
せっかくお客様の情報や、仕事のマニュアルがあったとしても、それが最新でなければ誰も使いません。

脱紙の資料・脱エクセルを図ることで、「最新の情報に、スマートフォンでもすぐアクセスできる状態」を実現することが、仕事の見える化・迅速な意思決定・行動の改善に繋がります

では、中小企業がまず「脱紙・脱エクセル」に取り組むべきところはどこなのでしょうか?
BtoBの企業でも、BtoCの企業でも、必ず「お客様」が存在します。

そのため、コムデックではまずはこの「顧客管理」からデジタル化していくことをお勧めしています。

この商品がいくらで売られている、いくらで買える、そういった情報は極端な話Amazonで事足りてしまいます。

そのため、それ以上の情報、即ちこのお客さんはこういう時喜んでくれたとか、このシーズンになったらこういうものをご所望いただける、とか新入社員が入ったらこういうものをお勧めするといいとか、お客様との最新のやりとりこれまで得た情報をITシステムの中に蓄積していくことが、中小企業の強みを伸ばすポイントになります。

▼お客様に関する情報をkintone(キントーン)で一元化したパークヒルズさまの事例

「コミュニケーションの質とスピードを上げる」ことが重要なワケ

今、御社ではどのような方法でコミュニケーションをとっているでしょうか?

電話?メール?それとも対面で口頭、手書きのメモでしょうか?

それらは全て、いわば「古代兵器」

これらのコミュニケーション方法では、記録に残らなかったり手軽さに欠けたり返信をもらうまで時間がかかったりといったデメリットが多く存在します。

コミュニケーションの質を高め、なおかつスピーディなやりとりをするためには、「チャット」が不可欠です。

電話であれば、電話して終わって、また電話して終わって…と、どうしても一つずつしか仕事を片付けられません

しかし、これがチャットであれば互いの時間を同期する必要がないため、同時並行していろんな仕事を進めつつ、その合間に返信をするといったことが可能となります。

コミュニケーションが素早くできるため、意思決定もスピーディになります。
また、1対1ではなく1対多でのコミュニケーションが可能となるため、自然と「社内の情報を必要な人すべてにきめ細かく伝達する」状態が実現できるのもチャットツールの特徴です。

▼コムデックがお勧めするビジネスチャット「LINEWORKS(ラインワークス)」については、こちらの記事で解説しています!

まとめ:環境変化に適応し、事業の付加価値を上げるために必要なIT活用とは?

今回のセミナーでは、今の環境に対応していくために、常に「行動を改善」し続けることが必要であり、「昨日と同じ仕事をする」状態から脱却する必要があること、そのためには「今の仕事の状況」を把握し、意思決定のスピードを上げて行動改善サイクルを回していく必要があることを最初にお伝えしました。

仕事を見える化したり、意思決定のスピードを上げたりするためには、脱紙・脱Excelの他、脱電話・脱メールが重要であること、それに有効なツールもご紹介させていただきました。

IT活用により仕事の情報・状況が見える化して、それを元にリアルタイムで意思決定をすることでビジネススピードは圧倒的に上がり、業務は効率化します。

しかし、DX(デジタルトランスフォーメーション)は業務効率化で終わるのではなく、その先のお客様満足度従業員満足度の向上というような、事業の価値向上までつながることで初めてDX(デジタルトランスフォーメーション)と言えるのです。

その他セミナーでご紹介した内容は、こちらの記事でもお伝えしております!

▼中小企業が取り組むべき広報戦略

▼オンラインミーティング徹底解説