kintone(キントーン)の申請アプリで備品購入をクラウド化|製造業伊勢舗装工業株式会社さまの事例【その4】

どの会社でも発生する備品購入申請。
口頭で事務担当者に頼んだり、紙で申請書を提出している企業さまは是非kintone(キントーン)での申請に切り替えてみてください。
備品発注の多い製造業の会社様でkintone(キントーン)を導入し、発注承認から実際に届いた後の「誰が頼んだのか」「数は合っているのか」等の確認まで、ペーパーレスでスムーズに完結するようになった事例をご紹介します!

在庫量と生産スケジュールをリアルタイムで見える化&共有

伊勢舗装工業株式会社さまは、三重県玉城町にあるアスファルト合材の製造販売を行っている製造業の企業様です。
これまでにも、kintone(キントーン)とLINEWORKS(ラインワークス)2つのツールを導入されています。
 

当初は目視で在庫を確認していましたが、スタッフの経験や感覚に大きく依存するため、受注した際に確認した在庫量で本当に不足がないのかといった判断を誰もが行えるとは限りませんでした。 
 
そこで、会社のあらゆる業務をスマホやPCで完結できるkintone(キントーン)を導入。
 
現在の在庫量がスマホで分かるようになったため、社外からでもリアルタイムの在庫量をチェックできるように。
数値として表示されるため、新入社員であっても経験豊富なベテランの社員と同じように、在庫量を正確に把握できるようになりました。
 
LINEWORKS(ラインワークス)ではスケジュール共有や社内のチャットを円滑に行うことができます。
受注情報をすぐにLINEWORKS(ラインワークス)内のスケジュールに記載することで、月ごと・週ごとに必要な生産量が一目で分かるように。
 
「今月はこれくらいの量が必要だから、この日程で生産していこう!」という相談をチャットで行うことで、合理的な生産スケジュールづくりを可能にしました。
結果、生産に欠かせない機械の無駄な稼働が減り、大きなコスト削減につながりました。 

現場で必要な部品購入では問題が。上長不在で発注できない

kintone(キントーン)とLINEWORKS(ラインワークス)を導入することで、業務効率を大幅に改善され、さらに大幅なコストカットにもつなげた伊勢舗装工業株式会社さまですが、現場に必要な部品購入(備品購入)の業務は、ITが浸透しておらず課題が残っていました。

「急いで部品購入の許可を取りたいが、工場長が社内にいない…」
「オフィスに品物が届いたけど、誰が何を頼んだのかわからない」

長年続けてきた従来の方法では、そんな声が現場から挙がってくる状態だったのです。
 
部品を購入する際には工場長の許可が必要ですが、そもそも工場長が社内にいないときはその承認が得られません
結果的に発注が遅れてしまうため、必要なものが必要なタイミングに届かないというリスクがありました。
 
また、工場長にとってもイレギュラーに購入承認の時間が発生するため、時間を奪われる要素になっていたのです。

倉庫にある様々な部品の一部

「誰が何をどこに発注した?」口頭発注で申請状況が曖昧になることも

当時の部品購入申請(備品購入申請)の流れは、以下の三段階です。
  1. まず現場において目視で残数を確認
  2. 必要数を検討
  3. 口頭で申請
発注の根拠となるデータや発注の履歴となるデータは何もない状態のため、何のためにどんな申請をされていて、どの申請には許可をしたのか、申請状況が非常に曖昧になってしまい、本来発注するべき部品(備品)が発注できていなかったということもあったそうです。

また、購入許可をしたかどうか分からないというケースが生じ、実際に納品された部品に対して「あれ、これって購入許可したっけ…?」と首を傾げることもありました。 

現場の方が工場長に口頭で発注承認をしている様子

事務スタッフが納品物を都度チェック

発注をするのは現場のスタッフですが、届けられた部品(備品)を最初にチェックするのは社内にいる事務員さんです。
 
しかし、実際に発注した部品(備品)の数や内容物が合っているかどうかは、現場の人にしか分かりません
万が一、個数などが違った場合は、仕入れ先に再度連絡をする必要があるため、部品(備品)が届くたびに事務員さんから現場スタッフに確認をとっていました。
 
しかし、「そもそも誰が頼んだのか」に始まり、現場スタッフも発注の記録は自分の頭の中にしかない状態。
そのため、部品購入(備品購入)の業務には多くの手間とコミュニケーションコストがかかっていたのです。

▼伊勢舗装工業株式会社さまの部品購入業務の流れ

在庫管理と部品購入申請(備品購入申請)をkintone(キントーン)で一元化

伊勢舗装工業株式会社さまでは、発注の根拠となる情報を整理するために在庫管理のアプリを使い始めていました。

しかし、担当者しかそのアプリを確認する事ができない事と、あくまでどの部品が何個あるのか?までの管理となっており、発注申請等はできない状態でした。

そこで、まずは現在の申請状況を洗い出し、「何がどうなったら便利になるのか」を考えてアプリに反映させていきました。

▼実際にアプリを構築していく様子はコチラ

 

MTG時にヒアリングした内容をまとめた黒板

従業員は自分のスマホやPCで部品購入申請(備品購入申請)を在庫管理アプリに登録し、kintone(キントーン)のプロセス管理機能で上長宛に申請を行います。
 

倉庫で部品購入の承認依頼を登録している様子

申請が届くと上長に通知され、問題なければ「完了」、問題があれば本人に「差戻し」を行うことができます。
この際、コメント欄で申請が差し戻された理由(高すぎ、多すぎ等)を添えておくと便利です。

工場長が承認依頼を確認している様子

作成したアプリを活用している様子(iphone×PC)

kintone(キントーン)アプリ開発後、面倒な購入確認がゼロに!

社内でkintone(キントーン)を使った部品購入(備品購入)を実施すると、これまで口頭で発注申請を行っていた手間や、直接現場スタッフに確認をとっていた手間といった、無駄なコミュニケーションがゼロになりました! 

ボタンひとつで購入の承認依頼と購入許可が行えるようになり、そのやりとりは自動的に経理スタッフのもとに送られます。

 誰が、何を、いつ、どれだけ発注したかという情報はkintone(キントーン)に蓄積されていきますので、在庫管理アプリを見ればすべてが分かる環境が構築されたのです。

kintone(キントーン)を開けば必要な情報がわかるのであれば、もう直接発注者を探して個数が合っているか確認する必要もありません。

「kintone(キントーン)上ですべて完結する」
状態になったことで社内の人間それぞれの負担を減らすことができました。

▼kintone(キントーン)化後の部品購入の流れ

月間や年間の購入数が一目瞭然に。経費チェックにも

kintone(キントーン)を使うことで、部品購入(備品購入)に関連する具体的な数が「見える化」されました。
月間/年間で各部品がどれだけ購入されているかも把握できるため、経費管理や予算管理にも役立ちます。

部品ごとの月間/年間 注文個数を表示

在庫管理を強化し、さらに効率的な体制へ

本来の目的である、部品購入(備品購入)に関わる業務の流れを単純明快にし、大幅な手間の削減に成功した伊勢舗装工業株式会社さま。
今後は、実際の使用数を入力できるようにすることで在庫管理の業務全体ができる仕組みづくりを進めていく予定です。

kintone(キントーン)アプリの導入で会社はこう変わった!

ビフォー
kintone(キントーン)化前
アフター
kintone(キントーン)化後
部品購入には工場長の許可が必要だが、工場長が不在だと承認がもらえなかった アプリを通して工場長への購入リクエスト→承認が完結
発注のやりとりは口頭で行われるため記憶に頼った作業となっていた Kintone(キントーン)のアプリを見れば「誰が・何を・いつ・どれだけ」発注したのか一目瞭然に!
発注した部品はオフィスに届くため、現場で誰が何を頼んだか事務スタッフからの確認が必要 事務員と現場スタッフ間の無駄な確認作業が減った
経理スタッフには納品書がバラバラに届くため、都度登録作業が必要 月間の部品購入数が分かり、経費の見える化が進んだ

伊勢舗装工業株式会社さま、ご協力ありがとうございました!