kintoneとLINE WORKSを連携して休暇取得者を自動通知｜株式会社宮崎エレベータサービスさまの開発事例

みなさんの職場では、欠勤者や休暇取得者の情報をどのように共有されているでしょうか。
最近はスケジュール共有アプリも普及してきたものの、メールやチャットで「欠勤･休暇連絡」を配信している現場も多く見られます。

こうした連絡を手作業でおこなう場合、対象者の確認や情報のとりまとめには手間がかかるのが難点です。
仮に1日10分程度の作業であっても、毎日積み重なると月間で約3.5時間、年間では約42時間となり、決して無視できない数字になってきます。

そこで今回は、kintoneとLINE WORKSを連携し、「欠勤･休暇連絡」の自動通知を実現した株式会社宮崎エレベータサービスさまの事例を紹介します。
「ちょっとしたこと」もkintoneで効率化したい、チャットにkintoneからの通知を飛ばしたい、という方は是非ご覧ください。

休暇取得者を手作業で配信するのは大変……kintoneの情報をLINE WORKSで通知したい！

株式会社宮崎エレベータサービスさまは、宮崎県を中心にエレベーターやエスカレーター等の設置、保守、修理を専門に行う企業さまです。
お客さまが安全･快適にエレベーターを利用できるよう、最新の技術と高い品質基準でサービスを提供されています。

株式会社宮崎エレベータサービスさまでは、業務管理にはkintone(キントーン)を、社内のコミュニケーションにはLINE WORKS(ラインワークス)を活用されています。

これまでのkintone開発の様子については、こちらの記事でも詳しく紹介していますので是非ご覧ください。

▼kintoneのアプリ間連携を実現！案件のスケジュール管理から見積管理までの一元化に成功｜株式会社宮崎エレベータサービスさまのアプリ開発事例

株式会社宮崎エレベータサービスさまでは、日々の休暇取得者を担当者が毎日手作業で確認して、社内の全体チャットに投稿することになっています。
しかし、この共有管理方法では、情報のとりまとめと本文作成に手間がかかることが課題でした。
また、欠勤･休暇連絡以外の部分でも、kintone上のさまざまな情報について、対象者を絞ってLINE WORKSに通知したいという思いがありました。

ところが、kintoneの標準機能ではレコードが登録･編集されたとき等にkintone上やメールで通知することしかできません。
細かい条件設定をしたり、編集された内容を表示したりすることも不可能でした。

ゆくゆくは欠勤･休暇連絡だけでなく他の業務に関する通知も自動化したいところですが、株式会社宮崎エレベータサービスさまではまず、既存の休暇申請アプリのデータを活かして、欠勤･休暇連絡を自動化したいと考えられました。

通知はkintone上ではなく、従業員が日頃から業務連絡に使っているLINE WORKSに届けられるのが理想です。
今回は、このご要望を実現するために、kintoneとLINE WORKSを連携して通知ができる「kintone for LINE WORKS」を導入することにしました。

kintoneの通知をLINE WORKSに連携できる「kintone for LINE WORKS」

「kintone for LINE WORKS」は、kintoneとLINE WORKSを連携するためにコムデックが開発したサービスです。
このサービスには、「通知機能」と「チャット登録機能」という大きく2つの機能があります。

「通知機能」を使うと、kintoneレコードが登録･編集されたときに、LINE WORKSのチャットに通知することが可能です。
件名や本文を自由にカスタマイズできるため、チャットを見ただけでkintoneデータの概要を把握できるようになります。

kintoneアカウントを持たない人もLINE WORKSのアカウントさえあれば通知を受け取れるため、アルバイトの方などとの情報共有にもぴったりです。
通知するLINE WORKSのアカウントは、個人だけでなくグループでも設定できます。

通知機能の活用例についてはこちらの記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneとLINE WORKSを連携して通知の抜け漏れを回避！連携のメリットと活用事例を紹介

休暇申請アプリをkrewDataで自動集計してLINE WORKSに通知

ここからは、株式会社宮崎エレベータサービスさまで実際にkintoneとLINE WORKSを連携した方法について解説します。

まず、通知情報の元となる申請者や休暇の種別、日付などの情報が登録されたアプリが必要です。
株式会社宮崎エレベータサービスさまの場合は以前から「休暇申請アプリ」を運用されていたので、そのままこちらを活用します。

このアプリから直接通知を飛ばすと休暇者の分だけ通知が届いてしまうので、かえって通知を確認しにくくなってしまう恐れがあります。
そのため、一度の通知で済むように休暇申請アプリから当日分のレコードを抽出して、チャットに投稿できるよう本文を作成します。
ここではkrewData(クルーデータ)を活用し、休暇取得者の情報を取りまとめて「krewDataお知らせアプリ」に保存するよう設定しました。

krewDataは、kintoneの複数アプリにまたがるデータを自動で集計･加工するためのプラグインです。
プログラミングの知識が無くても、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で設定できます。

集計するデータは数字だけでなく、文字列、日時、チェックボックスなど、あらゆるフィールドに対応しています。
集計のタイミングについても、日次や月次のように定期的に実行する「スケジュール実行プラン」と、アプリの操作と連動して実行する「リアルタイム実行プラン」が選べるのが特徴です。

▼krewDataの使い方完全ガイド！基本操作や活用のコツを徹底解説

続いて、kintone for LINE WORKSの「通知設定アプリ」で、対象者や項目などの通知条件も設定します。
ここで登録された条件や内容に従って、LINE WORKSに通知が送られます。

これで、「休暇申請アプリ」にあらかじめ登録されている休暇情報を、LINE WORKSに自動で毎日通知できる仕組みが完成しました。
傷病等による急な欠勤や休暇については、担当者がレコードを作成することで対応します。

こうして、みなさんのLINE WORKSチャットに届く通知文がこちらです。

株式会社宮崎エレベータサービスさまでは、kintoneとLINE WORKSの連携に際し、まずはテスト稼働から始めました。
導入直後には想定通りに通知が飛ばないケースもありましたが、1つずつ地道に調整を重ねることで解決しています。

今後は「休暇申請アプリ」以外のkintoneデータについてもLINE WORKSに自動通知できるよう、活用の範囲を広げているところです。

kintoneとLINE WORKSの通知を連携するメリットとは

株式会社宮崎エレベータサービスさまは、kintoneの「休暇申請アプリ」のデータを活用してLINE WORKSに連携したことで、休暇取得者を確認したり、本文を作成したりすることなく、自動で社内に通知できる仕組みを実現されました。

kintone for LINE WORKSを使えば細かい条件指定もできるため、必要なメンバーのみに通知が可能です。
これなら、通知が多すぎて大事な情報が埋もれてしまうこともありません。

普段から利用頻度の高いLINE WORKSに通知が届くため、確認しやすいこともメリットです。
デメリットを挙げるとすれば、通知条件の設定後に大幅な変更が生じた場合は、CSVなどでの一括修正が必要になるという点です。

また、kintoneアプリのフィールドコードが予期せず変更されると、通知が届かなくなるリスクもあります。
これらについては、通知連携を設定しているアプリを改修する際に、影響が出ないかを確認しながら進めることで大きなトラブルは回避可能です。

kintoneとLINE WORKSの通知連携で、社内アナウンスを効率化しよう！

株式会社宮崎エレベータサービスさまは、kintoneとLINE WORKSの通知連携で欠勤･休暇連絡の自動化を実現されました。
今後は欠勤･休暇連絡の通知以外でも活用の範囲を広げて行く予定とのことです。

コムデックでは、kintoneとLINE WORKSを連携するサービス「kintone for LINE WORKS」を提供しております。
企業さまの業務フローに応じて、必要な人に･必要な情報を届ける設定が可能ですので、是非お気軽にご相談ください。

「kintone for LINE WORKS」のサービスページはこちら