kintone構築に向けた要件定義も伴走支援でスムーズに！｜シニア事業 ENSOUホールディングス株式会社さまのサポート事例

kintoneを使えば事業のKPI/KGIを管理する仕組みを構築できますが、「どこからどのような数値をどんな条件で集計してくるか」という要件定義に時間と手間がかかります。

とくに、複数事業が絡み合っている場合、ひとつずつ事業内容を紐解き、KPI/KGIのつながりを整理しなければなりません。
通常業務と並行してこうした作業を行うのは負担が大きく、なかなか先へ進まない……というお悩みもよく伺います。

そんな時、コムデックの伴走支援なら、負担を最小限に抑えた形でkintone構築の要件定義を行えます。

今回は、コムデックの伴走支援を活用して、kintoneの仕組みづくりに向けた要件定義をわずか1時間で完了させたENSOUホールディングス株式会社さまの事例を紹介します。
「要件定義に割く時間がなくkintoneの構築に着手できない」「伴走支援を依頼してもかえって時間がかかりそうで不安」という企業さまは、是非ご覧ください。

kintoneの仕組みづくりは要件定義に時間がかかる……的確にニーズを理解してくれる伴走支援で解決！

ENSOUホールディングス株式会社さまは、老人ホーム紹介事業を中心に、シニアを対象としたリサイクル事業や不動産事業、身元保証事業などを幅広く展開されている企業さまです。
常に「社会により良いサービスを提供する、より良い企業となるには？」という問いと向き合いながら、発展し続けることを理念とされています。

そんなENSOUホールディングス株式会社さまでは、複数のシニア事業を展開されており新規事業も増えていくなかで、各事業に最適なKPI/KGIを設定し、最新の達成状況をリアルタイムで管理することが難しくなってきていました。

KPIを確認するのに時間がかかることもあり、見たい指標をリアルタイムに集計して全社の現状を正しく･素早く確認できる、かつ使いやすい仕組みを構築したいと考えたENSOUホールディングス株式会社さまでは、kintoneでそれを実現できないかと検討していました。

確かに、KPI/KGIを管理する仕組みはkintone(キントーン)で構築できますが、アプリを構築するためにはまず現状の整理と要件定義が必要です。
時間がかかるその部分を支援業者に依頼しようとしても、事業内容や理想的な仕組みについて正しく理解してもらうのに時間がかかったり、全体像を理解してもらえなかったりと、かえって負担が膨らむ懸念がありました。

裏を返すと、ENSOUホールディングス株式会社さまのニーズを正しく理解したうえで伴走支援をしてくれるパートナーがいれば、この課題を解決できます。

そこで、全事業のKPI/KGIを把握するための仕組みづくりを行う前に、コムデックが業務フローにおける全体像の作成と集計の要件定義をサポートさせていただくことになりました。

事前共有＋ヒアリングのkintone伴走支援で目標設定と要件定義を1時間で完了

ENSOUホールディングス株式会社さまがkintoneで実現したいことの要件定義を一緒に行うために、まずはENSOUホールディングス株式会社さまの「目指すべき状態」や「ありたい姿」を事前に整理･共有していただきました。

それをもとに現状の課題やニーズを事前に把握し、ヒアリングをしながら必要事項を確認して仕組みの全体像の明確化を進めた結果、わずか1時間の打ち合わせのなかで目標と要件を明確化できました。

ここでは、実際の打ち合わせの流れと、コムデックの伴走支援の特徴を解説します。

ヒアリングの流れ

1時間の打ち合わせでは、次のような流れでヒアリングを実施しました。

1.各事業の業務フローを整理

ENSOUホールディングス株式会社さまは幅広い事業を展開されているため、まずは各事業の業務フローの整理からはじめました。

2.KPI/KGI集計に必要な要件を抽出

続いて、各事業におけるKPI/KGI集計に必要な要件を整理しました。

3.各事業のつながりを整理

各事業のつながりを整理するときは、以下のようにホワイトボードツールMiro(ミロ)を使いながらヒアリングを行いました。

ホワイトボードに事業構造を整理してみると、顧客や業務のつながりが見えてきます。

ENSOUホールディングス株式会社さまの事業では、ある事業を通じて老人ホームを紹介したあと高齢者が老人ホームに移ると、以前住んでいた家が空っぽになるという課題があるため、また別の事業で老人ホームに必要な持ち物を探して持っていったり、不用品を処分またはリサイクルしたりという形でサポートしています。

このように、事業のつながりとあわせてKPI/KGIの構造を整理していくと、必要な要件がわかってきます。

4.kintoneでアプリ化する基本設計を検討・図式化

事業のつながりを整理できたらkintoneでアプリ化するための基本設計を検討し、Miroで図式化しました。
さまざまな工程を踏んでいるため時間がかかっていそうですが、実際は1時間で複数事業の業務フローと構築要件の整理が完了しています。

コムデックの伴走支援の特徴

通常、システム開発や運用を行うSIerとの要件定義は、次の流れが一般的です。

1. ヒアリング
2. 持ち帰って要件整理
3. 顧客確認
4. ズレがあれば再ヒアリング
5. 整理
6. 完了まで3～5を繰り返す

この流れだと、コミュニケーションの往復が複数回必要となり、仕組みの構築までに時間がかかったり、顧客側のリソースを消費したりと負担が大きい傾向があります。

コムデックの伴走支援では、こうした負担を最小限に抑えるため、あらかじめ「目指すべき状態」や「ありたい姿」を共有していただいています。

お客様の目的や目標に沿ってヒアリングしながら、根本理解やゴールに向けてのコミュニケーション、最適解の抽出、マイルストーン設定などを行うことで、1回のなかで密度の高いコミュニケーションを取りつつ、ヒアリングにかかる時間を圧縮することが可能です。

その結果、コミュニケーションにかかるコストやズレを軽減できます。

kintoneの伴走支援を受けて要件定義を行ったメリット

ENSOUホールディングス株式会社さまは、要件定義の伴走支援を受けたことで2つのメリットを得られました。

1つ目のメリットは、当初懸念されていたコミュニケーションの負担を大幅に抑え、短時間で要件定義を完了できたことです。
打ち合わせのなかでリアルタイムに要件定義を進めることで、都度疑問やズレを解消できました。

2つ目は、目的や目標に沿う形で全体像を整理できたことです。
事前に「目指すべき状態」や「ありたい姿」を共有していただいたことで、点での構築よりも効率的かつ迅速にkintone構築のステップへ進むことができました。

ただし、ENSOUホールディングス株式会社さまのようにスムーズな要件定義を実現するためには、あらかじめ自社の「目指すべき状態」や「ありたい姿」を整理いただき、共有してもらう必要があります。

それさえできればリソース不足で進められなかった要件定義を短時間で完了させることが可能です。

要件定義の内容をもとにkintoneの構築･運用定着を目指す

ENSOUホールディングス株式会社さまは、要件定義の伴走支援によって、複雑に絡み合う事業のつながりやKPI/KGIの管理構造を明確化し、スムーズにkintoneの基本設計を構築できました。

今後は、今回要件定義した内容をもとに、kintoneの構築と運用定着を目指します。
kintoneで各事業のKPI/KGIの集計が可能になったら、全社の状況を経営層･管理層が確認できるようにダッシュボード化し、意思決定の効率化を行う予定です。

コムデックは、ENSOUホールディングス株式会社さまが「ありたい姿」を実現するため、継続的にサポートしていきます。

コムデックでは、kintoneの構築･運用の悩みを明確化し、業務課題の改善をサポートする「kintone伴走支援」を提供しています。
「kintone構築前の要件定義を手伝って欲しい」「リソース不足でkintoneの構築が進まない」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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