請求書作成は kintoneとマネーフォワードの連携で効率アップ！｜クレーン設置･点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例
2023年10月からインボイス制度が施行となり、それに合わせてシステムの入れ替えや、従来のエクセルや紙による請求書を脱して請求書の電子化を進めたいと考えている企業さまも多いのではないでしょうか。
請求書を発行できるシステムは数多くありますが、案件管理と請求書発行を別々のシステムでおこなっており、請求データをシステムに手入力したり、CSVで取り込んだりしているという企業さまも少なくありません。
案件を管理しているツールからそのまま請求書を発行できるのならそれが理想ですが、案件管理と請求書発行の機能を備えながら、インボイスや電子帳簿保存法にも対応しているシステムとなると選択肢もかなり狭くなります。
そこで今回は、「案件管理と請求書発行を一つのシステムで実現する」のではなく、それぞれ別のシステムを使いながら両者をkintone×マネーフォワードクラウド請求書連携システムで連携することでシームレスな請求書発行を実現した株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例を紹介します。
今kintoneやマネーフォワードクラウド請求書を使っていて、毎月発生する事務処理の工数を削減したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
請求書発行はシステム化しているけど、CSVの出力･取り込みが面倒…kintoneデータを自動で連携したい！
株式会社クレーンメンテ広島さまは、広島市に本社を構えるクレーン設置･点検業の企業さまです。
クレーンの設置や点検において、万が一にも故障などでお客さまの業務に支障が出ることのないよう「突発修理ゼロ」を目指してサービスを提供されています。
また、業務のDX化にも積極的に取り組んでおり、これまでにもkintone(キントーン)を活用して社内の抜本的な業務改善を進めてこられました。
過去のkintone活用事例については、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼kintone案件管理アプリをタブ表示プラグインで使いやすく！
▼売上管理はkintoneでリアルタイム集計&グラフ化！会計ソフトへの連携も実現
それまで紙で管理していたお客様の情報やクレーンの情報、点検に関する情報を全てkintoneで管理できるようにした株式会社クレーンメンテ広島さまですが、請求書の発行はkintoneではなく別の販売管理ソフトを利用されていました。
案件管理アプリに登録された請求情報をCSV出力し、販売管理ソフトに都度取り込みを行っていたのです。
この方法ではデータを連携するのに毎回CSVの出力･取り込みという手間が発生する他、請求書は毎月80〜100件ほどを紙で印刷して郵送するため、発送業務にも時間がかかります。
請求書発行業務を改善したい理由はそれだけではありません。
2023年10月からは「インボイス制度」、2024年からは「電子帳簿保存法」の改正も控えており、それに向けて請求書発行の仕組みを変える必要性を感じていました。
株式会社クレーンメンテ広島さまが実現したい理想の請求書発行のポイントは以下の3つ。
- kintoneのデータを請求書発行システムに自動で連携したい
- 電子請求(メールの一括送信)や郵送の自動化を導入したい
- インボイス制度や電子帳簿保存法に対応したい
今回は、kintoneとの相性が良い「マネーフォワードクラウド請求書」を導入して、これらの実現を目指すことにしました。
請求書にどう影響が出る？「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」
アプリ開発を解説する前に、請求書発行に関わる重要な法改正をおさらいしておきましょう。
直近で大きな制度変更があるのは、「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」の2つです。
どちらも企業の請求書発行に影響があるため、対応が必須となります。
また、法律の公布以降も運用に関する通達がたくさん出ているため、注視が必要な状況が続いています。
インボイス制度とは
インボイス制度は、2023年10月1日から導入された制度です。
インボイス(適格請求書)とは、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額などを伝える、所定の記載要件を満たした書類のことです。
買手は、仕入税額控除の適用を受けるためにインボイスを保存しなければならず、売手も交付したインボイスの写しを保存することが義務付けられました。
参考:インボイス制度 特設サイト｜国税庁
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、帳簿や領収書、請求書などの書類保存に関する負担を軽減するために、電子データによる保存を認める法律です。
これまでに何度か改正されていますが、2024年1月1日から、さらに次の3点が変更になります。
＜電子取引データの保存＞
電子取引の記録は紙ではなく原則データで、電子帳簿保存法の要件に則って保存することが義務化されます。
これまではシステムやメールで受け取っていた請求書のPDFを印刷して紙で保存することもできましたが、電子帳簿保存法施行以降は原則禁止となる点に注意が必要です。
＜スキャナ保存のタイムスタンプと検索要件＞
タイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月＋7営業日以内になります。
また、検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに緩和されます。
＜紙帳簿の保管＞
国税関係帳簿書類について、一貫してクラウド会計ソフトを使用する場合は、紙帳簿の保管が不要になります。
参考:電子帳簿等保存制度 特設サイト｜国税庁
krewDataでkintoneの請求データを自動集計
お客様に合わせて複数の請求締め日がある株式会社クレーンメンテ広島さまでは、次のような流れでkintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携を目指すことにしました。
案件管理と工事日報を元に請求データを作成するには、「krewData(クルーデータ)」を利用します。
krewDataは、kintoneの標準機能ではできない複数アプリをまたぐ集計や、レコードの自動登録等を実現するプラグインです。
プログラミングの知識が無くても、kintoneと基幹システムや外部SaaS、CSVなどを自動連携できます。
株式会社クレーンメンテ広島さまの場合、顧客によって締日や支払日、支払方法などの支払条件が異なります。
締日が「5･15･20･25･末日」や「都度請求」のように複数あり、請求データは締日ごとに集計する必要があるため、それぞれkrewDataの集計フローを分けて作成することにしました。
kintoneの顧客マスタに登録された情報を元に自動的に支払期日を計算させるよう設定し、自動集計された請求書データはkintoneの請求書アプリに自動登録されるようになっています。
マネーフォワードクラウド請求書なら、kintoneとの連携もラクラク
kintoneの下準備ができたら、あとは請求書アプリとマネーフォワードクラウド請求書を連携させます。
連携には「kintone×マネーフォワードクラウド請求書連携システム」を活用しており、請求データを作成後、専用のアプリからワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書にデータが自動登録されるため、難しい操作が一切必要ないのが特徴です。
マネーフォワードクラウド請求書は、kintoneとの連携が簡単なだけでなく、請求業務の効率化を実現する以下のような機能が備わっています。
- テンプレートで請求書が簡単に作成できる
- 項目の表示･非表示のカスタマイズが柔軟にできる
- さまざまな税率に対応している
- 会社のロゴや印影も登録できる
- 請求書発行の方法として、メールの一括送信や郵送サービスが利用できる
- マネーフォワードクラウド会計とも連携できる
- インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している
請求書発行システムにはさまざまな製品がありますが、クラウドサービスなら今後の法改正にも対応できるので安心です。
請求データの集計から発送までの効率が大幅アップ
株式会社クレーンメンテ広島さまでは、kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携したことで、請求書データのCSVを出力･取り込みする手間が無くなりました。
請求書と合わせて会計システムもマネーフォワードに切り替えたため、仕訳の登録や財務分析もマネーフォワードの中でおこなうことができます。
さらに、請求書の発送業務もボタン1つでメールや郵送代行を利用できるようになりました。
もちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応もバッチリです。
経理担当者は新しい方法の習得が必要でしたが、マネーフォワードは直感的で分かりやすい操作が強みのシステムなので、もともと経理を担当してきた方であれば、あまり心配する必要はありません。
1ヶ月の無料トライアル期間も利用できるので、実際に触ってみてから導入を検討するのもおすすめです。
kintoneなら外部システムとの連携もお任せ！
kintoneは便利な業務アプリが作れるだけでなく、請求書発行システムや基幹システム、電子契約システムなど、さまざまな外部システムとの連携が可能です。
データ連携を自動化することで、事務処理の工数を減らし、ミスを防ぐことにもつながります。
業務効率化をお考えの方は、外部システムとの連携も検討されてみてはいかがでしょうか。
コムデックでは、お客様のお悩みをお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する「対面開発」を行っております。
すでにお使いのシステムにあわせたアプリ開発も可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
