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kintone案件管理アプリをタブ表示プラグインで使いやすく!|クレーン設置・点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例

タブ表示プラグインで案件管理をカスタマイズ

kintoneを使いこんでいくと起こりがちなのが、ひとつのアプリの項目数(フィールド数)が多くなりすぎること。
一元化と言えば聞こえはいいですが、項目数が増えるとその分全体を確認するためにはたくさん画面をスクロールしなければならず、アプリ自体が使いづらくなってしまいます。
とは言えもうデータが入っているから別アプリに分けることも難しい……そんな状況に陥っていませんか?

今回は、「タブ表示プラグイン」を使ってアプリをカスタマイズし、項目が増えすぎたアプリをすっきりと使いやすくしたアプリ開発事例をご紹介します!

業務にkintoneをフル活用!膨大な紙の書類をkintone化

株式会社クレーンメンテ広島さまは、広島県東広島市でクレーン設置・点検業を展開されています。
「作業に影響の出る突発修理ゼロ」を目指し、鳴谷社長のもとで2019年から積極的な業務改革に着手されてきました。

ここまでkintone(キントーン)を活用してさまざまな業務改善をおこなってきた軌跡はコムデックラボでもご紹介中!
単なるエクセルや紙資料の置き換えだけではなく、電子サイン書類作成・送付の自動化など、かなり先進的なkintone活用をされていらっしゃいます。

そんな株式会社クレーンメンテ広島さまがkintoneで最初に取り組んだのは顧客管理と案件管理です。
顧客データはもちろん、過去の点検記録もすべてkintoneへ移し替えることで、「過去のデータは仕方がないから前のまま紙で運用」というkintone導入期にありがちな状態を脱却。
膨大な紙のデータをkintoneに移し替え、見事社内のペーパーレス化に成功されました。

▼【紙での資料管理にお困りの企業必見】膨大な紙資料をkintone化!顧客管理・案件管理をペーパーレスに

その後も勤怠管理をkintone化したり売上集計を自動化したりと、順調にkintone活用を進めているかのようにみえた株式会社クレーンメンテ広島ですが、業務の中核を為す案件管理アプリにひとつの問題が浮上していました。

アプリ内の項目が多すぎて使いにくい……kintoneに情報集約されているが故の悩み

kintoneによる業務改善が順調に進んでいく一方で、株式会社クレーンメンテ広島さまでは新たな問題が発生していました。
その問題とは「アプリ内の項目数(フィールド数)」が増えすぎて使い勝手が悪くなっていこと。

業務のkintone化が進んでいくと、アプリに後から項目を増やすことはよくあることです。
「後から項目を好きなようにドラッグ&ドロップで追加・削除できる」ことはkintoneの強みであり、これまでの紙やエクセルでは難しかった項目を足したり、複数の資料に分かれていた内容を統合したりといったことが可能となります。

運用開始後もカスタマイズしやすく、簡単に項目が追加できるという特性上、kintoneを業務にフル活用されている企業様ほど今回の問題はよく起こります。
特に情報が集約される「案件管理アプリ」や「顧客管理アプリ」では項目が増えやすい傾向にあり、項目数が100を超えていることも少なくありません。

株式会社クレーンメンテ広島さまでも、「案件管理アプリ」「クレーン管理アプリ」「顧客管理アプリ」「メンテナンス予定管理アプリ」など、管理すべき項目が多いアプリや情報が集まりやすいアプリで項目の増加による使いやすさの低下が問題となっていました。

例えば、株式会社クレーンメンテ広島さまの案件管理アプリの項目数は162。
kintoneの仕様上の上限値は500項目なので余裕に思えますが、これだけの項目数があると画面で最下部まで見るためには15~20スクロールが必要です。

項目が増えすぎたのであれば「アプリを分割すればよい」という考え方もありますが、すでに運用しているものを分割しようとすると、分けること自体に手間がかかります。
加えて、別々のアプリを開いて入力をしなくてはならなず手間が増える、集計等ができなくなるという問題もあり、あまり現実的ではありません。

「業務に必要な項目はそのままで、もっと見やすく・使いやすいアプリにできないか」ということで、アプリのカスタマイズの検討が始まりました。

必要な項目だけ表示したい!条件分岐プラグインを設定するも……

案件管理アプリは普段よく使うアプリだからこそ、利便性にはこだわりたいところ。
項目数は変えずに見た目と入力利便性をあげたいということで、はじめにトライしたのは条件分岐処理プラグインを使ったカスタマイズでした。
条件分岐処理プラグインは柔軟な条件指定や条件に応じた表示・非表示の切り替え自動入力や自動コピーなど、kintoneの標準機能では難しい様々な処理を可能にする無料プラグインです。

条件分岐処理プラグインについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

▼入力効率大幅アップ!kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説!

これを使って、案件の状況に合わせた8種のステータスでそれぞれ非表示にしたい項目を設定をするようにしてみた設定画面がこちらです。

コムデック クレーンメンテ広島 kintoneタブ表示

この設定により案件状況に応じて必要な項目だけが表示され、他の項目は表示されなくなりましたが、実際に運用してみると以下のような課題が出てきてしまいました。

  • 全体の項目数が多すぎて設定反映にラグができる(レコードの編集ボタンを押してから、非表示項目が消えるまで時間がかかる)
  • 普段は非表示でよいが、たまに参照したい時もあり、非表示にする条件と項目を決めきれない
  • アプリに項目を追加した際に、都度非表示にするためのの設定も必要となって手間がかかる

条件分岐処理プラグインでは、「この条件の時にこの項目を非表示にする」というように項目一つ一つを指定していく必要があります。
162と多くの項目を持つ株式会社クレーンメンテ広島さまのようなアプリでは、条件に応じてどの項目が必要かを精査するのも、項目ごとに表示/非表示の指定をするのもかなりの手間がかかる作業だったのです。
そのため、表示・非表示で項目を指定して見た目をコントロールするのではなく、項目は全て表示したまま、一ページ内に表示する情報を区切ることで見え方を工夫する方針に転換することになりました。

タブ表示プラグインで画面をスッキリ使いやすく!

条件分岐処理プラグインによる表示設定の切り分けに限界を感じた株式会社クレーンメンテ広島さまが導入したのは、「kintoneタブ表示プラグイン」です。

kintoneの標準機能では、ひとつのアプリに対してレコードの詳細画面はひとつだけしかなく、「この場合の時はこの画面、このケースの時はこっちの画面」といったように画面の使い分けができません。
だからこそ、先ほどご紹介した条件分岐処理プラグインなどの拡張機能で表示条件を指定して項目を制限し、少しでも入力効率を上げる必要があるのです。

しかし、この「タブ表示プラグイン」を導入すると、WEBブラウザのように一つのアプリ内でタブに分けた表示ができるようになります。
タブ表示が実現すればそれぞれが必要な情報を見つけやすくなる上、画面のスクロールも減らすことが可能です。

実際にタブ表示プラグインを設定したレコード詳細画面がこちら!
任意のタブ名を設定し、一つのタブに含まれる情報を分類しています。
全ての項目をどこかしらのタブに入れなくてはならないわけではなく、どの項目を入力するときにも参照したい情報はヘッダーとしてタブの外に表示しておくことも可能です。

コムデック クレーンメンテ広島 kintoneタブ表示

どこの項目を先頭にして、そこから何行分をそのタブに含むかを指定すればよいため、新たに項目を追加した場合も簡単に修正することができます。

コムデック クレーンメンテ広島 kintoneタブ表示

スクロール数が1/5に!タブ表示のメリットとは?

タブ表示プラグインを採用したカスタマイズにより、株式会社クレーンメンテ広島さまの「案件管理アプリ」の最上部から最下部まで移動するために必要なスクロール数は15~20から3~4になりました。
ひとつのタブに含まれる情報は一定のルールに従って区分されているため、どのタブにどの項目があるかも把握しやすく、日常的なアプリ利用のストレスがかなり軽減されたとのことです。

案件管理アプリ同様、項目数が増えてきていた他の「クレーン管理アプリ」「顧客管理アプリ」「メンテナンス予定管理アプリ」にもタブ表示プラグインを導入し、利便性の低下問題を解決することができました。

「タブ表示プラグイン」を活用したカスタマイズでアプリをスッキリさせ使いやすくできる!

kintoneを使い込んでいる企業様ほど陥りやすい、「項目数が多すぎて使いにくくなってしまう」という問題。
今回は、タブ表示プラグインを使ったカスタマイズで解決した株式会社クレーンメンテ広島さまの事例をご紹介しました。

kintoneの標準機能ではなかなか実現しないことも、プラグインをうまく使ってカスタマイズすれば解決することがあります。
とはいえ、無理にプラグインで解決しようとして逆に利便性が下がるような場合には、最終手段として「根本的にアプリを分ける」ということも視野に入れておきましょう。

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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