kintone × AI で日報データを活用！管理者の負担を半減させる方法

みなさんの職場では、日報を誰が･どのように確認しているでしょうか。
日報には現場の課題や改善のヒントなど、重要な情報がたくさん詰まっています。

一方で、多忙な管理者がそれら全てに目を通すのは難しいのも事実です。
ただ記録をつけるだけで、日報のデータを活用できていないという声もよく聞かれます。
そこでおすすめしたいのが、kintoneとAIを連携した日報管理です。 AIを使うことで、膨大なデータを瞬時に要約し、重要な情報をキャッチアップできるようになります。

本記事では、kintoneとAIを連携して、日報管理を効率化する具体的な方法を解説します。
あらゆる業種に当てはまる内容となっていますので、日報を有効活用したいという企業さまはぜひご覧ください。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説しています。

部下の日報を全て読むのは難しい……「未読スルー」問題

日報には、業務の進捗状況だけでなく、トラブルの予兆や成功事例、業務改善のヒントなど、重要な情報がたくさん含まれています。
本来であれば、管理者が全てに目を通してトラブルを未然に防いだり、良かった点をチームに共有したりできるのが理想ですが、それには膨大な時間がかかります。

部下が数人であればまだしも、10人、20人となると、提出状況のチェックだけでも大変です。
このような状況では、小さなトラブルを見逃してしまい、気付いたときには問題が深刻な状態に発展している恐れがあります。

また、日報を書く社員も「どうせ読まれていないだろう」と考えるようになり、日報提出がただの形式的な作業になってしまうこともあります。
しかし、忙しい管理者に「頑張って日報を読んで」と言うだけでは改善が見込めません。

日報をきちんと確認し、重要な情報をキャッチアップするためには、管理者の頑張りに頼るのではなく、仕組みを整えることが必要です。

日報管理の効率化ならkintone × AI がおすすめ

日報管理の効率化におすすめなのが、業務管理アプリのkintone(キントーン)です。
kintoneが日報管理に向いている理由は、大きく3つあります。

1つめは、自社の業務に合わせたアプリを、ノーコードで作成できることです。
例えば、建設業であれば「ヒヤリハット」の報告欄を設ける、介護福祉業であれば日勤･夜勤の申し送り欄を設ける、といった使い方ができます。

2つめは、スマホやタブレットからも入力できる点です。
外出先や現場でも手軽に日報を提出できるため、提出漏れや遅延を防げます。

そして3つめは、データを蓄積･集計できる点です。
日報を紙やエクセルで管理する場合、後から見返したり集計したりするのに手間がかかりますが、kintoneであれば簡単に検索･集計ができます。

このように、日報管理に適した条件が揃っているkintoneですが、それに加えて最近注目を集めているのがAIと連携した活用法です。
kintoneとAIを連携するためのツールにはいろいろなものがありますが、「コムデック 生成AI for kintone」もその1つです。

この連携サービスを使うと、kintoneとChatGPTを連携してさまざまな検索･分析･入力ができるようになります。
AIがkintoneの複数アプリを横断的に参照するので、自社で蓄積した固有データを活用できるのが特長です。

プロンプトの設定や出力結果の保存もkintone上で完結するため、非エンジニアの方でも使いやすいツールになっています。

「コムデック 生成AI for kintone」サービスページはこちら

kintone × AI で日報管理を効率化する方法

ここからは、社労士事務所での日報管理を例に、kintoneとAIを連携する方法について解説します。

はじめに、kintoneで「日報管理アプリ」を作成します。
こちらのアプリでは、日付、担当者、顧客名、業務内容、作業時間、気付いた点･課題、などの項目を設定します。
もちろん、既にkintoneで日報を運用しているのであれば、そのアプリを利用可能です。

続いて、AI連携サービスの「コムデック 生成AI for kintone」を設定していきます。

今回のプロンプトでは、大きく3つのことを指示しました。

1つめが「日報の要約」、2つめが「特に共有したい点」、3つめが「顧客リスクと考えられること」です。
「特に共有したい点」では、上司やチームに報告すべき重要なことや、次のアクションなどを拾います。

また、「顧客リスクと考えられること」では、トラブルの兆候や懸念事項などを拾います。

これで、日報をAIで分析する仕組みの完成です。

実際に使用する際は、「日報要約アプリ」で対象期間を指定して、画面上にある「日報要約ボタン」をクリックするだけなので、操作も簡単です。

分析結果を保存するフィールドは「リッチエディター」にしました。
これなら各項目を一覧表でまとめられるので、管理者が確認するときもひと目で全体像が分かります。

顧客リスクについては優先度が高い順に表示するよう設定することで、管理者が「読む負担」を軽減しつつ、重要な情報を見逃さない仕組みになっています。

kintone × AI で日報データを活用しよう！

日報には、現場の課題や改善のヒントが詰まっていますが、忙しい管理者が全てに目を通すことは困難です。
そんなときにkintoneとAIを連携して活用すれば、集まった貴重な情報を、手間をかけずに効率良くキャッチアップできるようになります。

実際にある企業さまでは、日報確認にかかる時間を、従来の30分からわずか5分程度にまで短縮できました。
みなさんも業務改善の一歩として、日報管理の効率化から始めてみてはいかがでしょうか。

コムデックでは、kintone × AI活用をサポートする「コムデック 生成AI for kintone 導入コンサル」というサービスを提供しております。
「AIに興味はあるけど何から始めれば良いか分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

「コムデック 生成AI for kintone」サービスページはこちら