【動画あり】kintoneで変更前･変更後のデータを考慮して自動アラートを出す方法を解説

kintoneには便利な機能がありますが、「データが”AからBに変更されたときだけ”特定の項目を入力必須にしたい/入力を促したい」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。

プラグインを使えば「この項目が特定の状態になっていたら入力必須」という設定はできますが、それでも「AからＢに変更された場合」のように、変更前と変更後の状態を両方とも考慮する設定はできません。

そんなときにおすすめなのが、無料のプラグインを駆使したカスタマイズです。
本記事では、kintoneの標準機能と「条件分岐処理プラグイン」を組み合わせて、アラートや入力の制御をより便利に使いこなす方法を解説します。

本記事の内容は、こちらの動画でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

kintoneの標準機能による入力制御の限界

kintone(キントーン)では、必須チェックや数値･形式判定など、一定の入力制御とエラー表示が可能です。
ただし、入力内容に応じて特定の項目を必須入力にしたり、入力を促すアラートを出すような制御は標準機能だけでは実現できません。

項目選択フィールド連動各種設定プラグインや条件分岐処理プラグインような拡張機能を活用すれば選択項目に応じた入力必須や入力不可等を設定することもできますが、基本的には「この項目がこの選択肢の状態になっていたら入力必須」のようなケースにしか対応ができません。

一方で、実務では「この項目がAからBに変更された場合に、この項目を入力必須にしたい」という場面が多々あります。

例えば、案件管理におけるステータス変更もその1つです。
「問合せ対応中/アポ済/受注/失注」というステータスで管理している場合を考えてみましょう。

営業活動において「失注」はよくあることですが、その理由が「そもそも相手の目的が問合せのみだった」のか、それとも「商談を実施した上で契約が成立しなかった」のかで、意味合いが変わってきます。後者の場合の失注理由分析は、受注率アップを考えるうえで欠かすことのできない要素です。

そのため、「失注」ステータスのうち「問合せ対応中→失注」なら問題ないのですが、「アポ済→失注」なら必ず理由を入力してほしい、となりますが、既存のプラグインの基本的な設定では、「失注」を全て検出してしまい、本来なら不要な失注理由も入力しないと保存できない、という限界がありました。

高度な入力制御に役立つ「条件分岐処理プラグイン」

上記のように、変更前のデータを考慮した高度な入力制御をしたいときに役立つのが、TISの条件分岐処理プラグインです。
このプラグインを使うと、レコードが条件に該当したら指定したアクションを起こす、という設定ができます。

とは言え、プラグインのみの設定では前述の通り「〇〇に該当したらアラートを出す」という1つの条件しか設定しかできません。
そこで、標準機能の計算フィールドと条件分岐処理プラグインを組み合わせることで、「変更前が△△、かつ、変更後が〇〇に該当したら通知」という高度な設定が可能になります。

このプラグインは無料で提供されているので、ダウンロードすれば誰でもすぐに使えます。

プラグインを使って高度な入力制御を設定する方法

ここからは「案件管理アプリ」の通知を例に、具体的な設定方法を解説します。

はじめに、「案件管理アプリ」のステータス項目として「問合せ対応中/アポ済/受注/失注」の4つがあるとします。

今回はステータスが4種類なので、変更前と後、それぞれのステータスを検知するための計8項目を設置します。
内4つは計算フィールドで、あと4つは数値フィールドです。

まず、計算式項目については「対象のステータスになっていたら1、それ以外は0」が表示されるようにIF文を設定します。
つまりこの項目は、「今現在のステータスが何なのか」を自動計算するための項目です。

では数値項目は何に使うのかと言うと、「変更前のステータスを保存しておくフィールド」として活用します。
条件分岐処理プラグインを使い、「レコードを保存したタイミング」で、その時計算フィールドに入っている値を自動的に保存するので、次レコードを開いたときには前回の保存時点のステータスが記録されている状態です。

これにより、「数値フィールドに前回保存時(変更前)のステータス」が記録され、「計算フィールドに今現在(変更後)のステータス」が記録される状態になります。
数値のフィールドの内「アポ済み」に1が入っていて、計算フィールドの「失注」に1が入っていれば、ステータスがアポ済みから失注に変わったということが判断できるようになりました。

ここでさらに条件分岐処理プラグインで「変更前がアポ済みで、変更後が失注だった時(それぞれ1だったとき)」に理由の項目が入力されていなければエラーで保存できない、という設定を行えば、アポ済みから失注になったときにだけアラートを出すことが可能です。

条件分岐処理プラグインで複数のタスクを設定する場合は、左側のタブから実行されるのが特徴です。
そのため今回は、左側に「失注理由登録のアラート」、右側に「変更検知への反映」のタブを配置しています。

プラグインで入力制御をカスタマイズするメリット

kintoneの標準機能と「条件分岐処理プラグイン」を組み合わせてカスタマイズすることで、より高度な入力制御を設定できるようになります。
この方法なら、やむを得ない理由による「失注」と、改善の余地がある「失注」を区別して情報をキャッチアップできるのがメリットです。

案件管理の他にも、労務管理における「予定外の在宅勤務」や、機器メンテナンスにおける「(定期メンテナンスではない)突発的な修理対応」など、さまざまなシーンで活用できます。
加えて、「条件分岐処理プラグイン」を使えば「AからBに変更された場合のみ通知を送る」という設定もできるため、kintoneの利便性がさらに向上します。

入力制御のカスタマイズで欲しい情報をキャッチしよう！

kintoneには標準機能では、入力内容を制御できる範囲に限度があります。
「変更前がA、かつ、変更後がＢの場合にアラートを出したい」というように、複雑な条件を設定したい場合には、プラグインの活用が有効です。
ユーザーの入力漏れを減らしたい、入力方法を分かりやすく案内したい、という方は、是非こちらのカスタマイズをお試しください。

コムデックでは、kintoneアプリの構築だけでなく、プラグインや連携ツールを使ったカスタマイズも承っております。
「なるべく予算をかけたくない」「現場の業務フローに合うシステムが見つからない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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