Imadoki 2020年9月号が発行されました

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コロナ禍に置けるリモートワークについて

コロナ禍における感染防止策として、御社は「在宅ワーク」への取り組みをはじめていますか?
緊急事態宣言の際に実施したお客様もいらっしゃいましたが、まだまだ実際の就業形態としての「在宅ワーク」については各社課題が山積ではないでしょうか。
当社は、リモートワークに必要なクラウドサービスやPC環境が整っており、日常的に出張先やCafe、自宅で一部業務を行っているのですが、「在宅ワーク」という長期にわたる自宅作業への体制はまだまだ整っていません。

そんな当社の中でも、「IT環境のトラブル対応での駆け付け」、「PC等のIT機器の納品」があるという理由で、特に在宅勤務を敬遠してきたのがITサポート部です。

7月末以降の三重県内での感染拡大の状況から、もし社内で感染者が出てしまった時にサポート・納品担当が不在となる事態は絶対に避けねばなりませんので、「在宅ワーク」なんて無理無理と言っていたITサポート部も在宅勤務を行わざるを得ない状況になってきました。

「Zoom」だけでなく、「LINE WORKS」、「カイクラ(シンカCTI)」、「Kintone」等のクラウドサービスや、MAXHUB等のWeb会議機材を活用して「在宅ワーク」をこなしていますが、自宅からの直行納品やサポートもあることから、サポートにお時間を頂戴するケースが増えてくることも予想されています。対策として電話だけでなく、「LINE WORKS」を利用したチャットサポートにも対応させていただく事で、場所にとらわれないサポート対応もご提供させていただいております。

今月号の「Imadoki」では、あらゆる手段を用いて業務継続を試みているITサポート部の取り組みをお伝えいたします。

事件は現場で起きている!
現場主義のITサポート部はリモートワークできるのか 

緊急事態宣言中も、全社員車通勤であること等からリモートワークへ移行しなかったコムデックですが、7月下旬から三重県内でも感染者が増加傾向にあることなどからついに一部でリモートワークが始まっています!

もともとZoomを使ったオンラインミーティングに切り替えていたクラウド事業部はともかく、トラブル対応やPCの納品等でお客様のところに直接お伺いする機会の多い「ITサポート部」は、果たして無事にリモートワークをできるのか?
コムデックはIT企業とはいえ、ネットワークや機器の障害サポートや納品作業など「直接お伺いすること」に価値があるITサポート部にとっては、通常の企業と同じかそれ以上にリモートワークへの抵抗発言がありました。
そんな状態から、業務フローを組み立て直し、リモートワーク可能な体制を如何に整えたのか?今日はそんなITサポート部のお二人にお話をお伺いします!

ITサポート部 恒例の金曜早朝会議の様子

リモートワークを始める前はどんな不安や期待がありましたか?

濱口「うちにはまだ生後半年の子どもがいるので、リモートワークで感染リスクを減らせるのは非常にありがたいと思いましたね。
ただ、やっぱりITサポート部はお客様のところにお伺いしての納品がメインの仕事になってきますし、出社せずに納品の準備等がしっかりできるのかという点については心配でした。」

杉井「お客様から緊急でトラブルの連絡が入った時に、これまでと同じようにITサポート部としての価値を提供できるのか非常に不安でした。
世間の流れ的には、リモートワークへシフトしていくのはもはや当然と言ってもいいくらいですが、すぐにできるかというとやっぱりお客様あってのことですし、事情もありますよね。」

IT企業と言えどやはり不安はあると。

杉井「一日だけ出張で遠方に行って少しだけカフェで仕事…とかはこれまでにもありましたが、さすがに長期間のリモートとなると経験もないですしね。
IT企業と言えど、お客様のところに直接お伺いする、電話で対応をする、といった仕事が主なITサポート部は、クラウド事業部に比べるとかなり我々のお客様に近い仕事と言えます」

では、どのようにしてリモートワークを実現させたのでしょうか?

濱口「ITサポート部全員が一斉にリモートワークをしてしまうと、突発的なトラブルが発生した時に対応できず、お客様にご迷惑をおかけしてしまう可能性が高いので、一週間ずつ、交代で社内ワークとリモートワークを行いました。いわゆる分散出勤ですね。」

杉井「仕事をする環境面で言うと、PCは会社で使っているモバイルPCをそのまま利用できますし、各種クラウドサービスを利用しているのでほとんど会社にいるのと変わりなく仕事ができました。
リモートワークというとセキュリティ面を心配される方が多いかと思いますが、法人向けのウイルスバスターやシングルサインオン、UTMの活用によりそういった不安はありませんでした。」

リモートワークをする上で気を付けたことはありますか?

濱口「離れて仕事をしているからこそ、いつもよりも意識して丁寧に、スピーディにコミュニケーションを取ることを心掛けました。
情報共有がしっかりできていると、一人で仕事をしていても不安にならずに済みます。そういう点では『常に最新情報に更新する』ことも大事ですね。」

杉井「会社に出勤する日が限られるということで、より入念に準備を行うようになりました。
限られた出社時間を有効に活用し、『その場にいること』で付加価値を出せる仕事に注力できるように尽力しました。」

具体的に活用したツール等はありますか?

濱口「コムデックは元々LINE WORKSを活用したチャットでのコミュニケーションを主軸にしていたので、その点ではストレスなくコミュニケーションができましたね。
リモートワークで電話やメールしか連絡手段がないと、コミュニケーションを取るだけで一日が終わってしまうんじゃないかと思います。
必要に応じて、チャットだけではなくTeamsを使った社内の打ち合わせや、Zoomでのお客様とのミーティングも行いました。
基本はチャットだけど、チャットの文面だけでは伝えられない部分は、表情や身振り手振りのわかるWEB会議で補うという感じで、使いわけをしていました。」

杉井「仕事の管理という点で言うと、kintoneで案件の状況を確認したり、Dropboxで実際の納品現場の写真・動画を確認したりしました。
家から適切なサポート実施したり、仕事を進めるためには、ここでもやはり『登録されている情報が最新であること』重要になります。
他にも、販売管理で見積を作ったり、カイクラで会社にかかってきた電話を確認したり……直接仕事とは関係ありませんが、自分の時間を管理するという意味では、勤怠管理のKING OF TIMEも使っていましたね。」

最後に、リモートワークのメリットを教えて下さい。

濱口「一番のメリットは感染リスクが減らせることですが、それ以外で言うと、移動時間が無くなるのでその分睡眠時間を確保できます!(笑」

杉井「社内での仕事とリモートワークを切り替えることで、いい意味でメリハリが出たなと思います。もちろんまだまだ改善の余地はあると思うので、お客様のご理解とご協力を得ながら、効率の良いリモートワークを目指していきたいですね。」

使った機器・サービス

ITサポート部がリモートワークに利用したツールはこちら!

経営者向け情報:「IT導入補助金ラストスパートです」

既に申請済、6次(8月31日締切)で申請予定のお客様合計は30社以上となり、採択が決定されたお客様も20社近くとなりました。
前回や他の補助金と違って「パソコン」や「Web会議機材」の導入も可能なIT導入補助金C類型は、今回のコロナ禍におけるリモートワークの促進に大きな役割を果たしています。
今月号のImadokiが発行される9月1日時点では、最終7次申請(締切 9月30日)が最終申請チャンスとなります。
ご活用を検討のお客様は、急ぎご検討、ご連絡をお願いいたします。

そして、当社からのお願いですが、補助金申請に絶対必要となる「gBizIDプライム」の取得を早急にご実施ください。各締切時に「gBizIDプライム」が間に合わずに次回送りになっているケースが散見されます。
現在も取得まで約2週間必要となっておりますので、補助金利用をお考えのお客様は急ぎ手配をお願いいたします(取得は無料で簡単です)。

Imadokiアイテム:オールインワンミーティングボード MAXHUB導入しました!

ITサポート部会議でMAXHUBを使って資料共有をしている樋口社長。

WEB会議をしながら画面を共有し、その画面に自由に書き込みを加えることができるため、
口頭だけ、映した資料だけではなかなか伝わらない「ここが…」「これを…」といった指示、説明を漏れなく伝えることができます!

コムデックではリモートワークのWEB会議に特化した大型モニター「MAXHUB」を導入致しました。
MAXHUBが何故WEB会議に特化しているのかというと、このモニターそのものにWindows 10 OSが搭載されており、単体でZoomやTeamsを利用した打合せが可能となるからです。
その他にも、ワイヤレスで自分のPC画面をMAXHUBに表示する機能や、その表示した画面に直接書き込むことができるホワイトボード機能、その書き込んだ資料をQRコードで共有する機能等、
「WEB会議であったら嬉しい!」機能が盛りだくさん。このMAXHUBを活用して、よりお客様にとって価値の高いミーティングをお届けできます!

こちらのMAXHUBもIT導入補助金利用可能です、ご検討中の企業様はお急ぎください!

今月のコムデックラボ<ピックアップ>

■事例1 伊勢自動車整備様の事例

お客様から電話をいただくたびに保留して…何度も同じ情報を聞いて…
受動的な応対しかできておりませんでした。
そこでコムデックから「カイクラ(シンカCTI)」をご提案!
その結果、伊勢自動車整備様がどのように変化したのか、その一部始終をご覧ください!

■事例2 いとう様の事例

「この前頼んだものと同じものをちょうだい!」「頼んだ商品っていつ届く?」
お客様からの問い合わせで多いのはこの2つでした。
今までは一度切り、担当者や配送車に確認の電話をしてから折り返しておりました。
ですがカイクラ(シンカCTI)を導入したことで、その場で対応可能に!
電話応対の時間短縮により、事務員の生産性もアップ!気になる方は今すぐcheck!

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