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kintoneプロセス管理機能でワークフロー設定!複数承認もオンラインで|総合建設業 株式会社太昭組さまのアプリ開発事例

脱紙・脱印鑑 ワークフローをkintoneで実現

社内には、「上長に承認してもらうべき書類」というものが数多く存在します。
稟議書や経費申請をまずエクセルやワードで作成し、印刷して社内で回覧、決済の印鑑を貰っていませんか?

確かに「承認すべき書類が目の前にあると処理を忘れにくい」というメリットはありますが、その分「会社にいるときしか承認できない」「今誰の承認を待っている状態なのかわからない」というデメリットも存在します。

今回は、そんな紙と印鑑による承認フローをオンラインで完結させた事例をご紹介!
kintoneのプロセス管理機能を使いこなしたいと考えている企業さまは必見です。

目指せペーパーレス!次なるkintone活用は…

山口県を中心に島根や広島、東京でも事業を展開しておられる総合建設業の株式会社太昭組さま
前回ご紹介したkintoneアプリ開発事例では、kintone(キントーン)とkrewDataを活用して期別の目標に対する進捗管理を自動化しました。

▼kintoneで予実管理!実績集計はkrewDataで自動化|総合建設業 株式会社太昭組さまのアプリ開発事例

この他にも、工事台帳や顧客管理、メンテナンス管理等をkintone化し、徐々に社内の脱紙・脱エクセルを進めてこられた株式会社太昭組さま。
目標に対する実績が見える化され、目標達成にはあとどれくらい案件が必要なのか、どの案件を契約に導くべきなのかをより効率的に検討できるようになりました。

株式会社太昭組様が次なる効率化として考えたのは当時紙で行っていた各種申請承認。

冒頭でお伝えした通り、社内には様々な「上長に承認してもらうべき書類」があります。
どんな会社でも見積書や経費申請といった申請書類はあるかと思いますが、建設業の株式会社太昭組さまでは実行予算書や発注依頼等、他にも上長の承認を得るべき書類が沢山ありました。
その上承認者は一人ではなく、部長から常務、常務から専務、専務から社長……と複数回承認を行う必要があり、今現在自分が出した申請がどこにあるのか把握するのが難しい状態だったのです。

紙の申請書の問題点…進捗状況が把握しにくい

紙の申請書には、以下のような業務効率を低下させる問題点があります。

  • 作る度にテンプレートを探す必要がある
  • テンプレートが最新かどうかわからない
  • 印刷して回覧する必要がある
  • 今現在誰の承認で止まっているのかが把握できない
  • 会社にいないと承認できない
  • 差戻になったらもう一度作り直し
  • 申請書紛失の恐れがある

これらの課題をクリアできれば、申請の状況がわかるのはもちろんのこと、承認待ちで仕事が止まることも減り業務効率が改善するのではないかと考えた株式会社太昭組さま。

kintoneには、プロセス管理機能と呼ばれる承認フロー設定機能が標準で備わっています。
複数承認ももちろん設定できる他、部署や金額等の条件に応じて自動的にフローを切り替えられるのが特徴です。

株式会社太昭組さまでは、このプロセス管理機能を活用して申請承認の脱紙プロジェクトに取り組み始めました。

kintoneのプロセス管理機能や設定方法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼ワークフローをkintone化!プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介

まずは経費申請アプリから!プロセス管理機能で複数承認ワークフローを設定

株式会社太昭組さまがまず最初にペーパーレス化に取り組んだのは、全社員が使う経費申請でした。

まずは従来の経費申請書を元に経費申請アプリを作成!
部署や役職に合わせて細かくレコードの閲覧・編集権限を設定し、「一般の従業員は自分の申請だけを見ることができる」「部長は自分の部署の申請を見ることができる」ようにしています。

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

所属長の承認から始まり、最後に経理が支払いを行うところまで含めると承認ステータスは全部で10個もあります。
kintoneのプロセス管理では、これだけ細かいワークフローも簡単に組むことが可能です。
kintoneプロセス管理機能を使ってワークフローをkintone化する方法についてはこちら!
▼ワークフローをkintone化!プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

所属長から常務、専務、社長という流れを踏襲するのはもちろんのこと、「申請者が部長だった場合にはいきなり常務に申請できるようにする」「申請者が専務の時には直接社長に申請できるようにする」ように設定。
紙の申請書の時には申請者本人の判断で意識せず行っていたことですが、kintoneの場合にはそれを一つ一つ設定に落とし込んでいく必要があります。

その代わり、一度設定してしまえばあとは自動でkintone側が判断してくれるため、会社のルールを教えなくても自動的にルールに沿った申請を行うことができるのです。

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

見積・発注・入札・実行予算……社内の「承認」業務はkintoneへ集約

経費申請アプリを皮切りに、株式会社太昭組さまでは見積申請や発注申請、入札の確認や実行予算等、これまで紙やメールで承認を依頼していたものをkintone化していきました。
紙からkintoneに移行となったことで最初は戸惑いの声もありましたが、「上長がその場にいなくても申請できる」ようになり、承認する上長も「スマホで通知が届き、その場で確認して承認できる」ことで業務効率が改善しました。

ワークフローをkintone化するメリット

社内の申請書類をkintone化することで、株式会社太昭組さまに生まれたメリットは以下の通りです。

  • 紙で回す必要がなく、今誰の承認待ちなのかがすぐわかる
  • だれがいつ承認したのか履歴でわかる
  • 差戻の際にも、指摘のあった部分を修正してすぐ再申請できる
  • 社内に居なくても、スマホからでも承認できる
  • 通知が来るのですぐ気が付ける

現在の進捗状況が一目でわかり、さらに過去の承認履歴も見ることができるため、ここまでにかかった時間や担当した人も把握することができます。
kintone上ですべての手続きが完結できるため、例えば上長が社外にいたとしても、スマートフォンから承認を行うなど、紙で申請・承認を行っていた時に比べ各段にビジネススピードを速めることができるのです。

脱紙、だけじゃない!業務を効率よく進める工夫も

各種申請書類のアプリ化にあたっては、ただ紙の項目をkintoneに配置するだけではなく、選択した内容に応じて自動的に入力すべき部分が開いたり、自動的に名前や初期値が入力されるようにプラグインを設定。
エクセルや紙では難しかった入力の効率化も実現しています。

また、実行予算については「工事管理アプリに一定の金額以上の工事が登録されたら自動でレコードを作成し、担当者にリマインドを飛ばす」よう設定しました。
これにより、期限までの申請忘れを防ぎ適正な利益を確保した上で工事を進めることができるようになっています。

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

スクロールが多くて見にくい……紙に戻りかけたワークフローを救ったプリントクリエイター

社内の様々な承認が必要な業務をkintone化した株式会社太昭組さま。
一件スムーズにkinton化できたように見えましたが、ひとつ問題がありました。

それは、「kintoneでは必要な情報を一目で確認できない」ということ。

これまでは「A4申請書一枚」に集約され、パッと一目で確認できていた申請書。
それがkinone化したことで、「詳細画面に入ってスクロール」しなければこれまでと同じ情報を得ることができなくなってしまいました。

kintoneのアプリ画面のレイアウトはエクセル程の柔軟性は無く、紙のフォーマットの再現には限界があります。
見にくい、使いにくい…という意見もあり、一度は元の紙による運用に戻そうかという話も出てくる状態だったのです。

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

元の紙の申請書 A4一枚に収まっています

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

kintone画面 縦に長く、何度もスクロールする必要があります。

この問題を解決するため、kintoneアプリ内の情報を「従来の申請書と同じフォーマット」に落とし込めるプリントクリエイターを活用することになりました。

コムデックラボでも何度かご紹介しているプリントクリエイターは、本来であればkintoneのレコード内容をPDFで出力し、印刷するための外部連携サービスです。
このプリントクリエイターを、株式会社太昭組さまの場合には「アプリに登録された内容を効率よく確認するため」に活用することに。

プリントクリエイターであれば、出力したデータをそのままkintoneアプリ内の添付ファイルフィールドに保存することができます。
レコードを登録したら書類を発行してレコード内に保存して申請を行うことで、上長はレコード内をスクロールすることなく、トップに保存されている書類をクリックしてレコード内の情報を確認することができるのです。

コムデック 太昭組 kintoneプリントクリエイター

プリントクリエイターについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼kintoneで帳票を簡単に作成・PDF出力したい!便利なプラグイン5つを徹底比較!

ワーフクローをkintone化して意思決定をスピーディに!

kintoneのプロセス管理機能で、複数承認が必要なワークフローのデジタル化に成功した株式会社太昭組さま。
kintone化するとどうしても紙の頃に比べると見にくいという課題を、プリントクリエイターを活用することで従来と同じフォーマットに落とし込み、承認しやすい環境を整えました。

今、紙の申請書で溢れている企業さまやkintone化したけれどイマイチ……という企業さまは、是非株式会社太昭組さまの事例を参考に自社の申請承認業務も見直してみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

生田智之

『DXの第一想起者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 kintoneをはじめとする、各社に合ったクラウドサービスの提案から導入、伴走まで一貫したサービスを得意としています。 また、youtubeではkintoneのノウハウを大公開する「俺たちkintone芸人」として活動しています。 「DX化したいけど具体的なイメージができない」「こうなりたい!はあるけど手段がわからない」…等の想いをお持ちの企業様、是非一度ご相談ください!

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