DXやkintoneの伴走支援について、皆で考える研究所。

WEB勤怠管理システムで正確・効率的な勤怠管理を!KING OF TIMEがおすすめ

WEB勤怠管理システムのメリット・デメリット

御社では今、どのように勤怠管理をされていますか?タイムカード、あるいは出勤簿でしょうか?
もし今、タイムカードを手で集計したり給与計算ソフトに手入力をしたりしている場合には、WEB勤怠管理システムを導入することで勤怠管理業務の大幅な効率化を実現できます。

この記事では、WEB勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入に向いている企業を解説します。
コムデックのおすすめするWEB勤怠管理システムシェアNo.1のKING OF TIMEについても、特徴や実際の導入事例を紹介していますので、自社の現在の勤怠管理に不満のある総務責任者の方は必見です!

「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら!
▼勤怠管理とは?効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方

この記事でわかること

  • WEB勤怠管理システムとはなにか?
  • WEB勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット
  • WEB勤怠管理システムに向いている企業
  • シェアNo.1のKING OF TIMEの特徴

こんな人に向いている記事です

  • 総務の責任者で現状の勤怠管理に苦労している方
  • WEB勤怠管理システムの導入を検討している方

WEB勤怠管理システムとは?導入のメリットを解説

WEB勤怠管理システムとは、PCやスマホ、タブレットなどで勤怠管理を行うシステムのことです。
クラウド型なので、どこからでもアクセスできリアルタイムに勤怠状況を確認することができます。

従来の勤怠管理は、日報の提出やタイムカードによる管理などアナログな方法によるものが主流でした。

WEB勤怠管理システムを導入することで、紙媒体での管理や手作業での集計が不要になり、業務効率の大幅な効率化が見込まれます。

WEB勤怠管理システムを導入することで、以下の3つのメリットがあります。

  • 勤怠管理業務を効率化できる
  • 不正打刻を防止することができる
  • 他システムと連携できる

各メリットについて、順番に解説していきます。

勤怠管理業務を効率化できる

WEB勤怠管理システムでは、クラウド上に打刻データが蓄積されていくため、タイムカードや出勤簿の作成や配布回収といった業務が不要になります。

打刻漏れはすぐ本人や管理者に通知されるため、月中に修正を行うことが可能です。
残業や休日出勤も「自動で勤務時間に計上する」か「従業員本人から申請してもらい、上長が承認するか」を選択できるものもあり、紙の申請とタイムカードを突き合わせて確認する必要はありません。

打刻や申請によって記録された勤怠を元に勤務時間の集計などは自動で行われるため、手作業での集計業務が不要になり、ミスの削減と時間コストの削減を両立できます。

他にも、有給休暇の取得や付与、繰越の処理もシステム上で行うことができるため、有休管理簿を別途作らなくても良い等、勤怠に関する業務全般を大幅に効率化できるのです。

不正打刻を防止することができる

タイムカードによる勤怠管理では同僚が代わりに打刻することができますし、日報や出勤簿による勤怠管理でも後からまとめて提出することができます。
そのため、記録された時間が本当に正しいものなのかを証明することはできません。

WEB勤怠管理システムでは、「本人しか打刻できない」、顔や指紋、静脈といった生体認証による打刻を行うことができるため、代理打刻による不正を防止することができます。
打刻場所をGPSで記録したり、申請無しでは打刻時間を修正できないようにしたりすることも可能です。

また、後から打刻を修正したとしても修正前のデータは全て記録されており、どのアカウントからいつどのように編集を行ったのかの記録が残ります。

このように、WEB勤怠管理システムでは不正を防止できる仕組みが整っているのです。

コムデック web勤怠管理

顔認証で打刻を行っている様子

他システムと連携できる

WEB勤怠管理システムで勤怠管理を行うことで、他システムとの連携も可能となり、勤怠管理以外の業務についても効率化することができます。

例えば、給与システムへもワンクリックでデータを連携できたり、所定のフォーマットで勤怠データを出力してCSVでデータ取り込みができたり、改めて給与システムへデータを手入力する必要がなくなります。

WEB勤怠管理システムのデメリット

WEB勤怠管理システムを導入するデメリットはほとんどありませんが、これまでタイムカードや出勤簿を利用していた企業からすると、毎月コストが発生するという点はデメリットと言えるかもしれません。
とは言え、WEB勤怠管理システムを使うことでこれまでタイムカードを作成・回収・集計していた時間コストを削減できるため、単純に物理的なコストで比較することはできません。

コスト面以外でのデメリットをあえて挙げるとすれば、勤怠管理業務に直接携わっていない経営層にとっては効率化のメリットを実感しづらく、導入の理解を得ることが難しい場合があります。
総務の責任者として経営層にWEB勤怠管理システムの導入を提案する場合は、現状の勤怠管理の課題と、システム導入後どれぐらい効率化に期待できるのか、具体的な数値を交えて説明し、理解してもらう必要があるでしょう。

また、従業員の多くがスマホやタブレットの使用に慣れていないシニア世代の場合には導入が難しいかもしれません。
この場合、従業員の負担にならないよう、打刻方法をよく検討することと、しっかりと使い方をレクチャーする必要があります。

WEB勤怠管理システムの導入に向いている企業

基本的にWEB勤怠管理システムは、多くの企業におすすめできるものです。
特に、次の3つに該当する企業は導入を検討すべきと言えるでしょう。

  • 会社、自宅、現場、営業先等、様々な場所で打刻したい企業
  • 複数拠点で従業員の数が多く勤怠管理が難しい企業
  • 勤怠管理に苦労している企業

それぞれ、何故WEB勤怠管理システムがおすすめなのかを解説していきます。

会社、自宅、現場、営業先等、様々な場所で打刻したい企業

WEB勤怠管理システムは、豊富な打刻方法を備えているため、PC作業が中心の企業でなくても導入可能です。

いつでもどこでも簡単に打刻、申請が可能なので、オフィス以外で勤務する従業員の勤怠管理も正確に行えます。
現場や、営業先、自宅などさまざまな場所で勤務する従業員の勤怠管理を行いたい企業は、WEB勤怠管理システムを導入するのに向いています。

テレワークにおける勤怠管理の方法とポイントについてはこちら!
▼テレワークでの勤怠管理はどうする?3つの課題と解決方法を解説

複数拠点で従業員の数が多く勤怠管理が難しい企業

従業員の数が多い企業では、タイムカードなどによる方法では、取りまとめを含めた集計作業が困難です。
また、残業時間が上限に達していないか等の管理も、各上長が常に気に兼ねている必要があります。

WEB勤怠管理システムならクラウド上で管理でき、勤怠時間の集計もリアルタイムに行えるため、取りまとめの必要はなくなります。

勤怠管理に苦労している企業

さまざまな理由で従来の勤怠管理の方法に不便を感じている企業には、WEB勤怠管理システムを導入することをおすすめします。
WEB勤怠管理システムによって勤怠管理を一元化することで、タイムカードからの集計作業など面倒な業務から解放されます。

勤怠管理の悩みの多くは、WEB勤怠管理システムを導入することで解決できるでしょう。

WEB勤怠管理システムならKING OF TIMEがおすすめ

WEB勤怠管理システムは、様々な業種に対応できるものから、特定の業界に特化したものまで様々です。
勤怠管理の仕組みや就業規則は会社によって異なり、自分たちでは普通だと思っている勤怠管理が実際には一般的ではないということも多々あります。

そのため、WEB勤怠管理システムを導入する際には、当たり前ですが「自社の勤怠に対応できるか」に注意しなければなりません。

とは言え、対応できるかどうかは実際に使ってみなとわからない……という企業におすすめしたいのがKING OF TIME
業界シェアNo.1の確かな実績がありWEB勤怠管理システムのスタンダードになっていますので、様々な業種、勤怠のルールに対応可能となっています。

KING OF TIMEでできること

KING OF TIMEでは以下のような勤怠管理を実現できます。

  • スマホ打刻、生体認証打刻など、用途に合わせて様々な方法による打刻が可能
  • スマホ打刻を利用すれば、いつでもどこでも簡単に打刻が可能
  • 勤怠を自動集計し、エラーがあればリアルタイムで通知
  • 残業時間の上限規制など、基準値を超えた場合に管理者に通知可能
  • 働き方改革による時間外労働の上限規制にも対応
  • 1ユーザーにつき月額300円で勤怠管理に必要な豊富な機能を全て利用できる
  • 有休の管理を自動化 勤続年数や出勤率から付与日数を自動算出可能

導入のためのサポートも充実しており、従来の方法からの切り替えに不安のある企業でも安心して導入を進めることができます。
随時、バージョンアップを実施しており、導入後のサポートも万全です。

KING OF TIMEの機能やサポートについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください!
https://www.comdec.jp/product/king-of-time/

KING OF TIMEの導入事例

製造業でのWEB勤怠管理システム導入事例

▼勤怠管理業務の時間コストを「KING OF TIME」で軽減|株式会社サカキL&Eワイズさまの事例

コムデック web勤怠管理

事業所が6ヵ所あり、従業員が120名と多くの従業員がいる営業倉庫事業・医療用品製造販売事業を営む株式会社サカキL&Eワイズさまでは、毎月のタイムカードの回収、タイムカードの集計、給与ソフトへの入力という作業に15時間をかけていました。

KING OF TIMEを導入し、打刻データでの勤怠管理に切り替えることにより、タイムカードの回収、タイムカードの集計、給与ソフトへの入力という作業が全て不要となり、毎月15時間の作業時間削減を実現しました。

飲食・接客業でのWEB勤怠管理システム導入事例

▼クラウド勤怠管理導入で集計時間削減|伊勢の老舗精肉・コロッケ店 有限会社豚捨さまのKING OF TIME導入事例

コムデック web勤怠管理

三重県伊勢市で精肉・飲食店を営む有限会社豚捨さまは、工場や店舗等で複数の拠点があり、勤怠の締日から給与支払い日までの期間も短く処理がギリギリになってしまうことも珍しくありませんでした。
そこにKING OF TIMEを導入することで、複雑なシフト勤務であってもクラウド上で自動集計ができるようになり、数日かけて行っていた勤怠締めの処理が不要になったとのことです。

WEB勤怠管理システムを導入して勤怠管理を効率化しよう

WEB勤怠管理システムを導入することで、従来の勤怠管理作業を大きく効率化することができます。

導入の切り替え作業には不安があるかもしれませんが、先ほどご紹介したKING OF TIMEであれば導入のためのサポート体制も万全です。
KING OF TIMEによる勤怠管理が定着すれば、勤怠管理についての不満から解放されます。

WEB勤怠管理システムを導入して、勤怠管理を効率化しましょう!

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

IT導入のお悩みなら、
コムデックラボ

まずはお気軽にお問い合わせください。