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KING OF TIMEで「生産性を上げる」勤怠管理を実現 データ分析機能を使ってみた

残業時間の規制、有給休暇消化の義務化、2019年から始まった「働き方改革」に御社は対応できていますか?

今回は、ただ「法令を守るだけの勤怠管理」「給与計算を行うためだけの勤怠管理」ではなく、「勤怠の情報を生産性向上につなげる」ツールとして、KING OF TIMEデータ分析を活用した事例をご紹介します!

KING OF TIMEデータ分析とは?

コムデックラボでも何回かご紹介している勤怠管理クラウドシェアNo.1のKING OF TIME(キングオブタイム)

それぞれの会社ごとの勤怠管理のルールを落とし込み、勤怠担当者の勤怠管理にかかる時間を大幅に短縮できる、なおかつリモートワークにも対応できるということで今大注目の勤怠管理システムです。
このKING OF TIMEに付随するデータ分析機能として、以前は有料で提供されていたのがKING OF TIMEデータ分析。
2020年からはKING OF TIMEを使っている企業様であれば無料で利用できるようになりました。
そんなKING OF TIMEデータ分析で行えることの一例は以下の通りです
  • 労働時間の上限規制に基づくアラート対象従業員の自動算出
  • 法定休日労働の多い従業員の算出
  • 前月、当月、年間での時間外労働時間の集計と、それに基づく時間外労働の状況一覧の確認
  • 会社全体/個人の時間外労働の推移
  • 有給休暇の取得率 会社全体/個人
  • パソコンのログオン/ログオフの時間と打刻時間の差を集計し、サービス残業の実態を把握

より視覚的に判断できるKING OF TIMEデータ分析

ここまでで、KING OF TIMEをご利用いただいている企業さまは「あれ?同じ機能がKING OF TIME本体にもないっけ?」と思われたことでしょう。
その通り、データ分析にはKING OF TIME本体にもついている機能がほとんどです。
しかし、データ分析の良い所は「視覚的に」勤怠を把握できるということ。

各機能について、KING OF TIME本体とKING OF TIMEデータ分析の分析結果の見え方を比較しました。

労働時間の上限規制に基づくアラート対象従業員の自動算出

KING OF TIME

詳細をクリックするとどれくらい超えていたのかを見ることができます

KING OF TIMEデータ分析

一画面で月刊・年間それぞれ誰が危ないラインにいるのかが把握できます

法定休日労働の多い従業員の算出

KING OF TIME

年別データ集計画面にて確認(表示条件は毎回設定が必要)

 

KING OF TIMEデータ分析

前月、当月、年間での時間外労働時間の集計と時間外が多い従業員の確認

KING OF TIME

KING OF TIMEデータ分析

ランキング形式で見ることができる他、どの程度の残業時間をする従業員が多いのかの割合を見ることができます。

会社全体/個人の時間外労働の推移

KING OF TIME

年別、月別のデータ集計画面にて確認(表示条件は毎回設定が必要)

KING OF TIMEデータ分析

部署ごと、雇用区分ごとに見ることも可能です。

有給休暇の取得率

KING OF TIME

休暇管理画面にて確認(年度で算出)


KING OF TIMEデータ分析
 

会社全体の有給取得率を算出することができます

KING OF TIMEでは年度での判定となりますが、データ分析では各個人の付与日~付与日の取得率を参照することができます

このように、KING OF TIMEでは一覧でしか見ることができなかったり、その情報を見るために検索や絞り込みといったひと手間がかかったりするのに対して、KING OF TIMEデータ分析ではグラフを活用した見せ方が中心となっています。
ただ一覧で名前の横に数字があるよりも、残業の状況がグラフで可視化されれば訴求力が上がります。

これまでは勤怠ソフトから出力したデータを、エクセルで集計しなおさなくてはグラフ化できなかったものが自動で作成されるため、会議資料に役立てることもできるでしょう。

勤務実態を見える化するメリット

これらの見える化した勤務実態から、法令に適さない、あるいは社員の健康を守る上で望ましくない働き方のリスクをキャッチアップできます。
それだけではなく、勤怠のデータと売り上げのデータを結び付け、「忙しくてなおかつ収益性の高い部門」適切な人員配置を行ったり、あまりに残業が多い従業員の業務を棚卸して別の従業員に割り振ったりといった人材配置に活用することも可能です。
残業の申請制を取っている場合には、申請時間と実際の退勤時間の差を自動算出し、サービス残業がいきすぎていないか、モチベーションの面で問題はないか、といった観点から能動的に勤務実態データを活用することもできます。

KING OF TIME×kintoneで人時生産性分析

kintone(キントーン)を活用して、業務日報の作成、工数の算出を行っていらっしゃる会社様に是非お勧めしたいのが、kintoneとKING OF TIMEを活用した人時生産性の分析です。
人時生産性をアップさせるためには、まずは自社の現在の生産性がどの程度なのかを知る必要があります。

どの業務にどのくらいの時間がかかるのかを把握することで、もっと生産性を上げるためにはどこを改善すればいいのか?といった議論に発展させることができます。

kintoneに登録された業務の内容と、KING OF TIMEに登録された残業時間や拘束時間といった勤務の実態から、特定の業務を行うのにどれくらいの時間がかかるのか?を算出し、会社としての基準を検討してそれを人材育成に活かしていく。

また、人ごとの処理能力・速度を測り、適性を見極め人材配置に活用、より時間がかかっている業務についてその要因が人手不足なのか、仕組みを変えることでもっと生産性を上げることができるのか等、データとデータと掛け合わせた様々な活用方法を見出すことができます。

勤怠管理で人時生産性アップへ

これまで、勤怠管理の目的と言えば「従業員に間違いなく給与を支払うための記録」でした。

そのため、いかに勤怠管理者の集計時間を減らすか、いかに有給休暇の管理を簡単にするかといった視点で勤怠管理のメリットが語られてきたのです。

しかし、働き方改革が施行され、リモートワークも広がる中、勤怠管理は紙の出勤簿やタイムカードからどんどんクラウド型へと移行してきています。

そして、クラウド型の勤怠管理ツールには集計を自動化するにとどまらない、企業の業績をアップさせるための鍵となる情報が蓄積されているのです。

ただのコストとしての勤怠管理ではなく、人時生産性をアップさせるための投資としての勤怠管理が求められる今、KING OF TIMEデータ分析で攻めの勤怠管理を始めませんか?

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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