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リモートワークの効率を上げる!中小企業向け6つのポイントを解説

  • いざリモートワークを始めようと思っても、どんな機材で?どうやって?連絡手段は?とたくさんの疑問があると思います。
    モバイルPCの支給や業務のペーパーレス化、チャットツールの導入はもはや当たり前、ではその上で、「中小企業がリモートワークで失敗しない」ために必要なことは何でしょうか?

    今回は、実際にコムデックがフルリモートワークで仕事を行うために変えた働き方と、中小企業がリモートワークを実践するためのポイントをご紹介します!

    ポイント1.社内とは常にTeamsで繋いでおき、聞きたいことをすぐに確認できる環境をつくる

    リモートで仕事をする以上、どうしてもこれまで社内で行っていた一部の業務はできなくなります

    請求書は郵送で送られてきますし、それはできる限りペーパーレスに業務を行っているコムデックでもどうしても残る部分でした。

    加えて、リモートワークになった社員が別の社員に指示を出す立場にある場合、社内にいたときは気軽に聞けていたけれど、チャットで送るとなるとそこまでではない、または文章で説明するために逆に時間を取られてしまう、そんなことが起こります。

    そこで、コムデックでは他の打合せが入っている時間以外は常にMicrosoft Teams(マイクロソフトチームズ)で大きなモニターに繋いでおき、用があるときにはミュートを解除して話しかける、そんな新しい働き方を確立しました。

    互いにストレスなく、社内にいたときと同じように会話できるため、「リモートワークをするようになって社内の人とのコミュニケーション量が減った、一人で仕事をしているようで孤独」「文章だけでは意思の疎通が難しいし、電話は時間を選ぶ」といった問題点を解決することができます。

    何故Teamsを使うのかと言うと、Microsoft Teamsは社内電話の機能もあるため、特定個人対象にビデオ会議として接続しており、URLの発行・招待といった手間がかからないためです。

    また、社内ではお客様向けにZoom(ズーム)での打合せを頻繁に開催しているため、セッションを節約するという目的もあります。

    ポイント2.お客様との打ち合わせには全てZoomで参加

    相互に画面を共有したり、必要に応じてTeamViewerでお客様の画面を遠隔操作しながら打合せを進めることで、直接お伺いしていた時とほぼ変わらない打合せを行うことができています。

    打合せをZoomで行うメリットは、第15回担当者勉強会でもご紹介しましたが、会議の録画を残すことが容易にできますので、後から会議の内容を振り返りたかったり、その日は参加できなかった人に録画を見てもらったりといったシーンで活用することができます。

    ポイント3.社外での打合せに参加する際は、直接赴くメンバーが外部マイクを持って行く

    これは社外で行う打合せに参加する場合ですが、モバイルPCのみの場合どうしても対面に座っている人や離れて座っている人の声が聞き取りづらくなります。

    そこで、実際にお客様の所に赴く社員に外部マイクを持参してもらい、どこに座っていたとしても聞き取れるようにしています。

    上手く聞き取れず何回も聞き直すのはお互いにとっても非効率ですし、何より気まずさが増します。

    WEB会議においては、「音声」の担保がより重要です!

    ポイント4.基本的な連絡は電話ではなく全てZoomで実施

    ポイント1で「常にTeamsで社内とリモートワーカーをつないでおく」とお伝えしましたが、それはあくまで「ちょっと聞きたいこと、伝えたいこと」があるとき用。

    社内で言うなら、立ち話レベルです。

    しっかりと相手に伝えたいこと、聞きたいことがあるときや、その内容が他の人の業務には関係ないことの時は、大きなモニターで話していると公害になりかねません。

    そこで、コムデックでは「個別で確認したいことがあるときはZoomでミニWEB会議」を実施しています。
    電話では映像で伝えることができませんが、Zoomであれば画面共有で自分が伝えたいことを確実に伝えることができる上、例えば仕事の進め方についてのレクチャーであれば全て録画を残し、その映像事態が後のための動画マニュアル、ノウハウとなります。

    ポイント5.WEB会議でも複数画面あったほうが圧倒的に便利!リモートワーク環境を支える機材

    普段から業務はデュアルモニター以上で行っているコムデックですが、リモートワークでもそれは健在。

    むしろリモートワークになってから「WEB会議で複数画面を使えることの利便性」を感じる機会が多いとのことです。

    一つのモニターでWEB会議画面を表示し、もう一つのモニターで議事を取り、そしてモバイルPC本体の画面ではチャット画面を常に表示しておく

    これが現状の「最高に効率の良いWEB会議スタイル」です。

    会社から支給されているのはモバイルPC一台だけ…それで本当に効率的に仕事が行えるでしょうか?

    働く環境を会社が整える手助けをすることも、リモートワークにおいては重要です。

    HP EliteDisplay E243d×2

    今は利用していませんが、モニターそのものにもカメラが内蔵されています!

    なかなか機材の交換や補充が難しいリモートワークだからこそ、「WEBカメラが壊れた時にすぐ代用できる」機能を備えていることもポイントです。

    PCについているカメラを使うと、下から見上げるような構図となり場合によっては相手に威圧感を与えてしまうため、モニターに取り付けて利用しています。

    logicool フルHDウェブカメラ C920n

    ポイント6.LINEWORKSのスケジュールに作業レベルまで予定を入れておく

    リモートワークをしていると、社内にいない分何をしているのかが見えなくなりがちです。

    加えて、社内にいるとき以上に仕事のセルフコントロールが必要になります。

    そこで、社内にいた時には予定登録をせずに行っていたような事務作業も予定に登録し、より時間の使い方を考えて仕事を行うようにしています。

    LINEWORKS(ラインワークス)であれば自分の予定を社内の全員に共有できるため、例えば登録されている予定が作業であればポイント4でお伝えしたようなZoomでのミニ会議を打診しようといった判断ができます。

    チャット利用とクラウド化は大前提、その上で効率よくリモートワークを行うために

    今回ご紹介した6つのポイントは、まず連絡手段にチャットやWEB会議があること、業務の中心から紙が排除されており、社内のすべての情報がクラウド上で確認できる状態であることが不可欠です。

    その上で、「社外でも行える業務」「基本は社外で処理をするが、一部だけ社内で行う業務」「社内でしかできなかったが、仕組みを変えて社外でもできるようにする業務」等、業務の棚卸をしていきます。

    ペーパーレス化やチャットの活用方法、クラウドへの移行といった部分については、コムデックラボでたくさん紹介していますので是非ご覧ください。▼在宅ワーク支援記事一覧

    しかし、どれだけペーパーレスを進めてクラウド化し、業務の切り分けを行っても、やはり「仕組」だけではうまく機能しないことがあります。
    今回の記事では、それらの仕組みを補い、より効率よく・快適にリモートワークを行うためのポイントお伝えしました!

    中小企業がリモートワークを実践するためのポイントまとめ

    1. 社内とは常にTeamsで繋いでおき、聞きたいことをすぐに確認できる環境をつくる
    2. お客様との打ち合わせには全てZoomで参加
    3. 社外での打合せに参加する際は、直接赴くメンバーが外部マイクを持って行く
    4. 基本的な連絡は電話ではなく全てZoomで実施
    5. 家でも複数モニターは当たり前、壊れたときの対策も
    6. LINEWORKSのスケジュールに作業レベルまで予定を入れておく

    この記事を書いた人

    徳田幾美

    『勤怠管理のスペシャリスト』

    日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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