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工程進捗管理をkintone化!自動で進捗管理データを作成|建築業 株式会社中美建設さまのアプリ開発事例

kintoneで工程管理を実現するポイントとは?

建築業や建設業において、工程管理はそれ専門のソフトやアプリがあるほど重要な情報です。

ところが、その工程管理をエクセルや紙でおこなっていると、ひとつひとつのファイルや紙を開いて比較、確認しなければ進捗を把握できません。

そこで、工程管理をkintone化し、全案件の最新状況を一目でわかるようにした建築業の企業様がいらっしゃいます。
一度はkintone化を諦めたものの、krewSheetのXrossモードを使うことで見事アプリ化に成功!
工程進捗管理に課題をお持ちの企業様、ぜひチェックしてください。

原価管理や顧客管理、kintoneを業務にフル活用!次なる目標は工程管理

三重県伊勢市にある株式会社中美建設さまは、「感動の家創り」をコンセプトに掲げ、新築の注文住宅を中心に手がける建築業の企業さまです。

数年前からkintone(キントーン)を活用した業務改善に取り組まれており、それまではエクセルや専用ツールなどでおこなってきた顧客・案件管理や原価管理、スケジュール管理をkintone化してきました。

業務の軸となるのはやはりお客様や工事の情報です。
そこで、従来は複数のエクセルに分散していた顧客・案件の情報をkintoneに一元化。

ひとたび更新があれば複数の資料を手動で更新する必要があった状態から、kintoneで一回情報を更新すれば済むようになりました。
▼kintoneを建築業で活用!年間建築棟数アップに繋げた顧客管理・案件管理アプリの作り方

適正な利益を確保するためには、工事の基本情報に加えて一棟一棟の工事の原価管理も欠かせません。
そこで、顧客管理・案件管理の次は、集計は自動、見積りとの連動もできる原価管理を実装しました。
▼脱工事台帳!kintoneで原価管理

その他にも、スケジュール管理やアンケート管理等、業務の中心にkintoneを据えて、様々な面でご活用いただいています。
▼全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行
▼アンケートの回答転記や集計の作業をスリム化したい!kintoneでアンケート管理業務の効率アップに成功

そんな株式会社中美建設さまが次にkintone化を目指したのは、施工をおこなう上で重要な工程管理でした。

最初はガントチャートで工程管理を試みるも……

株式会社中美建設さまでは、元々はエクセルで工程管理を実施されていました。
ひとつの案件、すなわち1棟ごとに1行で、「着工順」「担当者」「各工程の完了予定日と未・済」などを一覧に。
新規の案件を受注したら手動で行を追加し、引渡が完了した案件は都度削除する運用です。

コムデック 中美建設 krewSheet Xrossモード

エクセルでの工程管理には、新規受注案件の追加作業に手間がかかり抜け漏れが起こりやすいという問題がありました。
加えて、エクセルでは同時編集ができず、どのファイルが最新なのかわからなくなってしまったり、項目が増え一覧が横に長くなったりと使い勝手も良いとはいえず、この課題を解決できるツールを以前から検討されていました。

工程管理=ガントチャート?ひとつの工事の複数期日を一気に見たい

建築業における工程や進捗の管理といえば、ガントチャート形式を採用されている企業さまもあるでしょう。
ガントチャートは視覚的な情報把握と管理がしやすいため、株式会社中美建設さまでもkintoneでガントチャート形式の工程管理アプリ作成を試したことがありました。

kintoneでガントチャートを作る方法はこちらの記事で紹介しています
▼kintoneで工程進捗管理を実現!無料vs有料ガントチャートプラグインを比較

しかし、株式会社中美建設さまで元々管理していたエクセルの工程管理は、ひとつの案件に対する複数の期日を一気に表示・確認できる仕組みです。
ガントチャートの場合、案件内のひとつひとつの工程が左の縦軸に配置され、それぞれ開始日から終了日の期間をバーで表示するような形となります。

結果として、これまで工程管理に使ってきたエクセルから見え方が大きく変わること、さらに株式会社中美建設さまが管理したい項目を集計できないことなどがネックとなり、一度はkintone化を見送ったのです。

krewData×krewSheetXrossモードで実現!工程管理に自動登録

一度、工程進捗管理のkintone化に挑戦したものの正式導入は見送っていた株式会社中美建設さま。
しかし、エクセルでの工程管理には課題も多く、どうにか見直しを図りたいと考えておられました。

株式会社中美建設様が実現したい工程進捗管理のポイントは以下の4つです。

  • これまでエクセルで工程管理していた見た目に近い
  • 新規で契約になった案件は自動で登録される
  • 最新のデータであることが誰にでもわかり、いつでも確認できる
  • 着工までに実施しなくてはならないことの期日が自動で逆算される

 

kintoneには、エクセルのような入力・表示を実現させるkrewSheet(クルーシート)というプラグインがあります。
このkrewSheetがアップデートされ、新たに追加されたのが「Xross(クロス)モード」です。

Xrossモードはエクセルのピボットテーブルのように縦軸と横軸をかけ合わせて集計をしたり、レコード内の行列を変換して表示したりすることを可能にし、krewSheetの使い勝手を大きく向上させました。

Xrossモードを活用すれば建築業に合った工程進捗管理アプリが作れるのではないかと考え、なるべく元のエクセルの見た目を再現できるように設定したアプリがこちら!

コムデック 中美建設 krewSheet Xrossモード

エクセルのような見た目ながら、基準の日付が近づいてきたり過ぎたりしている部分背景色が変わって担当者にアラート通知が飛ぶようになっていたり、引き渡しまで進む進捗管理表からは非表示になったりと、従来のエクセルでは難しかったことができるようになっています。

さらに、原価管理に利用しているkrewDataを活用することで、新規案件を案件管理アプリに登録すれば自動的に工程進捗管理アプリにもレコードが登録されます。
工程をマスタ化してひとつひとつの工程ごとに「着工日から逆算したその工程の期日」を設定しているため、自動で登録されるレコードには期日が自動入力されるようになりました。

例えば、「地盤調査」の工程は、着工日から逆算して79日前までに完了している必要がある、というマスタを作成しておくと、案件の着工予定日に合わせて79日前が地盤調査の工程期日として登録されるのです。

コムデック 中美建設 krewSheet Xrossモード

工程マスタ

これにより、新規登録時の手間が省け、抜け漏れの心配もなくなりました。

krewSheet Xrossモードについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています!
▼kintoneプラグイン機能比較!krewSheetとkrewDashboardどちらを使うべき?向いているアプリを解説!

工程管理をkintone化するメリットとは?最新の進捗状況を共有

建築業において重要な工程管理を、krewSheet Xrossモードの活用によってエクセルからkintoneへ移行した株式会社中美建設さま。
工程進捗管理をkintone化したことで、以下のようなメリットがありました。

  • 最新のデータがいつでも確実に確認できる
  • 工程管理アプリを運用していくことで、kintone上で自動共有される
  • 案件管理へ新規受注を登録すれば、工程管理にも反映されるため情報の二重入力が不要
  • 過去データが自動的に蓄積される
  • 期日の近い工程のアラートや引渡完了案件の自動非表示など、事務作業が軽減

見た目はエクセルそのものですが、一部操作はkrewSheet特有の癖もあり、操作に慣れるまでは使いにくい部分もあります。
また、「マスタに期日を設定している」都合上、工程を足したいときにはまずマスタから追加を行わなければならないというのも、列を足すだけだったエクセルにはなかった手順です。

しかし、これまでのエクセル管理では難しかったデータの自動登録期日に遅れているかどうかの自動判定もでき、担当部門で絞り込むこともできて進捗の更新作業などがスムーズにおこなえるようになりました。
kintone化によって工程管理やその周辺業務の効率があがっただけではなく、抜け漏れなどのミスも減ったなど、デメリット以上のメリットがあったとのことです。

エクセルからの乗り換えで重要な工程管理をよりスムーズに!

一度は諦めた工程管理のkintone化を、新たに追加されたkrewSheet Xrossモードで実現した株式会社中美建設さま。

kintoneで工程の進捗を管理するメリットは大きく、日々その利便性を実感されています。
今後は、全体の進捗を一括管理する工程管理アプリに加え、営業進捗や設計進捗など部門内でより細分化した進捗管理にもkintoneを活用したいと考えているとのことです。

もし御社が工程管理をエクセルで実施しているのなら、工程管理をkintone化して、御社でも業務効率アップやデータ蓄積を進めていってはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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