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KING OF TIMEとMoney Forwardクラウド給与で勤怠管理と給与計算を一気に効率化!|建設業なかむら建設株式会社さまの導入事例

毎月必ず発生する給与計算業務は、期日が明確に決まっているため勤怠締日~振込期日の間に業務が集中しがちです。

今回は、タイムカードとエクセルで給与計算を行っていた建設業の会社がKING OF TIMEとMoney Forwardクラウド給与を導入したことで一連の業務を効率化した導入事例をご紹介します。

何年も前から変わらない…給与計算業務の課題

タイムカードで勤怠を管理し、残業や有休は紙で申請、それらを集計して専用の給与計算ソフトまたはエクセルに数値を打ち込み、給与計算を行う…

このような給与計算の仕組みを取っていらっしゃる企業も少なくないのではないでしょうか?

勤怠の締め日によっては給与支払い日まで余裕がなく、勤怠の集計から給与計算、振込の登録を行うまで経理の方がその業務にかかり切りになるサイクルが常態化してしまうと、「担当者がずっと変わらない」という中小企業の特徴もあって仕組を改善しようという考えは浮かびにくくなります。

そんな中小企業の給与計算業務には、以下のような非効率が潜んでいます。
  • 勤怠はタイムカードまたは出勤簿で記録を取っている
  • 有休や残業申請は紙で行っている
  • それらの紙情報を元に、給与計算に利用する勤怠の数字を手で計算
  • 特定のPCでしか使えない給与計算ソフトや、担当者しか持っていないエクセルで給与計算を行っている
  • 給与計算ソフトやエクセルに数値を手入力、手計算している
  • 振込データは銀行のダイレクトバンキングで手入力している
  • 給与明細を印刷して配布している
  • 支給控除一覧表や賃金台帳等の書類は印刷してファイリングしている
一つでも当てはまった場合は、給与計算業務に関わる時間を大幅に短縮する方法を是非ご覧ください。

KING OF TIMEで勤怠集計を効率化

すでに何度もコムデックラボでご紹介しているなかむら建設株式会社さまは、三重県伊勢市・明和町に二つの事務所を構える建設業の会社さまです。

kintone(キントーン)Zoom(ズーム)を活用して、日々の業務を改善し続けていらっしゃいます。

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そんななかむら建設株式会社さまの勤怠はタイムカード+紙での申請
給与計算はエクセルで行い、それを印刷して全員に配布という、まさに先ほど挙げたような勤怠管理・給与計算の方法を取っていました。

紙のタイムカードから給与計算が行える状態まで集計を行うために半日ほどの時間がかかっているとのことで、まずは勤怠の集計から効率化を開始。

これまでのタイムカードがあった場所に指紋・静脈ハイブリッドリーダーと打刻用のPCを設置し、打刻を習慣づけるところからスタートさせました。

勤怠管理担当者の集計ルール、ノウハウをKING OF TIME(キングオブタイム)に落とし込むことで、これまで手計算で調整していた集計をほぼ自動化

残業や有休についてもKING OF TIME上で従業員自身から申請いただくことで、勤怠管理担当者が別途集計する必要はありません

これにより、タイムカード作成・回収コストや、勤怠の集計を行う時間、有給休暇をエクセルや紙で管理する必要がなくなりました

現在は従業員からの申請をフォローするために、申請漏れや間違いがないか全員分のチェックをしているとのことでしたが、徐々に「自分の勤怠は自分で管理する」考えが根付いていけばこの時間も削減していける予定です。

ワンクリックでMoney Forwardクラウド給与に勤怠情報を連携

これまで、KING OF TIMEを導入してきた多くの会社様が、KING OF TIMEで集計したデータをCSVで出力して専用の給与計算ソフトに取り込みを行ったり、エクセルの給与計算シートに数値を手入力したりしていらっしゃいました。

しかし、なかむら建設株式会社さまではKING OF TIMEと同時にMoney Forward(マネーフォワード)クラウド給与を導入されたため、KING OF TIMEからワンクリックでその月の給与計算に必要な勤怠データを取り込むことができます。

基本の勤怠項目はもちろんのこと、その会社独自でKING OF TIME側で算出した「カスタム項目」も自動で取込を行うことができます。

※取り込みを行うためにはKING OF TIMEとMoneyForwardクラウド給与の項目名を揃える必要があります。

勤怠インポート前のMoneyForwardクラウド給与画面

KING OF TIMEから勤怠データを取り込んだMoney Forwardクラウド給与の画面

勤怠データが取り込まれれば、あとは設定に基づいて自動で基本給や手当、保険料が計算されるため、これまで手入力・手計算していた時間をほぼゼロにすることができます。

Money Forwardクラウド給与では、保険料率等は自動で更新されるため、従業員の給与から控除する金額を間違える心配もありません。

また、事務所勤務の方と現場勤務の方で適用する労働保険の料率が異なることが多いなかむら建設株式会社さまのような建設業であっても、事業所を複数設定することで計算を自動化することができます

振込データもワンクリックで作成、給与明細もペーパーレス化!

給与計算が完了したら、あとは振込データを出力し、それをダイレクトバンキングで登録するだけ。

計算された値がそのまま反映されるため、「ダイレクトバンキングの振込ページで手入力し、金額に間違いがないか上長に確認してもらってから振込処理を行う」必要もありません。

住民税の納付データもMoney Forwardクラウド給与から出力できるため、合わせて振込登録を行えば納付書を記入して窓口で住民税を納付しなくても良くなります。

※給与振り込みや住民税の支払いをダイレクトバンキングから行うためには、銀行に届け出が必要な場合があります。詳しくはお取引銀行にご確認ください。

従業員それぞれにログインIDとパスワードを発行することができるため、給与明細もWEB上でご確認いただくことが可能です。

現在、なかむら建設株式会社さまでは印刷した給与明細をお配りいただいているとのことですが、こちらもオンラインで確認いただくことでさらなる効率化を行うことができそうです。

PCでご確認いただける従業員ページ  給与明細のほか、賞与明細や源泉徴収票もご確認いただけます。

スマートフォンで見たときの給与明細ページ 支給額、控除額共に数字をタップすると内訳が表示されます。

その他様々な帳票類も自動作成、賃金台帳への転記時間を削減!

これまでは、エクセルで給与計算を行っていた後その数値を賃金台帳に転記していたというなかむら建設株式会社さま。

給与計算をMoney Forwardクラウド給与に移行したことで、賃金台帳は自動で作成されるようになりました。

Money Forwardクラウド給与では賃金台帳の他にも給与支払い届や所得税徴収高計算書支給控除一覧表等が自動作成されるため、これらの書類を作るための転記作業の時間を削減することができました。

また、データはクラウド上に保存され、いつでも好きな時に書類を出力できるため、帳票を印刷してファイリングしておく必要もなくなりました。

勤怠管理・給与計算を一気に効率化、ツールを「つなぐ」ことで効果を増幅

なかむら建設株式会社さまでは、KING OF TIMEとMoney Forwardクラウド給与を合わせて導入したことで、データの連携をワンクリックで完了できるようになりました。

それぞれのツールを独立して運用するのではなく、連携させることでより効率化を図ることができたのです。

今後は、kintoneの活用と合わせてさらにバックオフィスの効率化を図っていくとのことでした!

なかむら建設株式会社さまがKING OF TIMEとMoney Forwardクラウド給与を導入したことによる勤怠管理・給与計算業務のビフォー・アフターは以下のとおりです。

KING OF TIME
Money Forwardクラウド給与
導入前
KING OF TIME
Money Forwardクラウド給与
導入後
勤怠はタイムカードで記録
勤怠はクラウド上で記録、いつでもどこでも確認・修正ができるように
有休や残業申請は紙で実施
従業員自身から申請 管理者はそれを承認
給与計算に利用する勤怠の数字を手計算
自動計算されるため、集計の手間はゼロに
エクセルに勤怠の数値を入力し、給与計算
ワンクリックで勤怠データが取り込まれようになり、
保険料率や手当等も自動計算
給与明細は印刷して手渡し
給与明細をWEB上で確認してもらうための環境が整った
給与の内容を賃金台帳へ手作業で転記
賃金台帳を含めた各種書類が自動で作成される

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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