タイムカードで勤怠を管理し、残業や有休は紙で申請、それらを集計して専用の給与計算ソフトまたはエクセルに数値を打ち込み、給与計算を行う…

このような給与計算の仕組みを取っていらっしゃる企業も少なくないのではないでしょうか？

勤怠の締め日によっては給与支払い日まで余裕がなく、勤怠の集計から給与計算、振込の登録を行うまで経理の方がその業務にかかり切りになるサイクルが常態化してしまうと、「担当者がずっと変わらない」という中小企業の特徴もあって仕組を改善しようという考えは浮かびにくくなります。

kintone(キントーン)やZoom(ズーム)を活用して、日々の業務を改善し続けていらっしゃいます。

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そんななかむら建設株式会社さまの勤怠はタイムカード＋紙での申請。
給与計算はエクセルで行い、それを印刷して全員に配布という、まさに先ほど挙げたような勤怠管理・給与計算の方法を取っていました。

紙のタイムカードから給与計算が行える状態まで集計を行うために半日ほどの時間がかかっているとのことで、まずは勤怠の集計から効率化を開始。

これまでのタイムカードがあった場所に指紋・静脈ハイブリッドリーダーと打刻用のPCを設置し、打刻を習慣づけるところからスタートさせました。

勤怠管理担当者の集計ルール、ノウハウをKING OF TIME(キングオブタイム)に落とし込むことで、これまで手計算で調整していた集計をほぼ自動化。

残業や有休についてもKING OF TIME上で従業員自身から申請いただくことで、勤怠管理担当者が別途集計する必要はありません。

これにより、タイムカード作成･回収コストや、勤怠の集計を行う時間、有給休暇をエクセルや紙で管理する必要がなくなりました。

現在は従業員からの申請をフォローするために、申請漏れや間違いがないか全員分のチェックをしているとのことでしたが、徐々に「自分の勤怠は自分で管理する」考えが根付いていけばこの時間も削減していける予定です。

ワンクリックでMoney Forwardクラウド給与に勤怠情報を連携

勤怠インポート前のMoneyForwardクラウド給与画面

KING OF TIMEから勤怠データを取り込んだMoney Forwardクラウド給与の画面

給与計算が完了したら、あとは振込データを出力し、それをダイレクトバンキングで登録するだけ。

計算された値がそのまま反映されるため、「ダイレクトバンキングの振込ページで手入力し、金額に間違いがないか上長に確認してもらってから振込処理を行う」必要もありません。

住民税の納付データもMoney Forwardクラウド給与から出力できるため、合わせて振込登録を行えば納付書を記入して窓口で住民税を納付しなくても良くなります。

※給与振り込みや住民税の支払いをダイレクトバンキングから行うためには、銀行に届け出が必要な場合があります。詳しくはお取引銀行にご確認ください。

従業員それぞれにログインIDとパスワードを発行することができるため、給与明細もWEB上でご確認いただくことが可能です。

現在、なかむら建設株式会社さまでは印刷した給与明細をお配りいただいているとのことですが、こちらもオンラインで確認いただくことでさらなる効率化を行うことができそうです。

PCでご確認いただける従業員ページ　 給与明細のほか、賞与明細や源泉徴収票もご確認いただけます。

スマートフォンで見たときの給与明細ページ　支給額、控除額共に数字をタップすると内訳が表示されます。

その他様々な帳票類も自動作成、賃金台帳への転記時間を削減！