時間コストを1/3に削減!kintone(キントーン)でスケジュール共有が簡単に|建設業なかむら建設株式会社さまの事例

三重県伊勢市・明和町に二つの事務所を構える建設業のなかむら建設株式会社さまでは、社員の行動予定表を手書きで作成していたため、スケジュール管理に時間がかかるというお悩みがありました。
今回、kintone(キントーン)を活用して行動予定表をクラウド化し、スケジュール管理の時間コスト削減に繋げた事例をご紹介します。

予定を共有するのに時間コストがかかる…

「紙で従業員の行動予定表・スケジュール表を作成しているため、FAXで送る必要がある

「各自の予定を共有する際に、FAXや電話で確認するため時間コストがかかる

従業員の予定の管理をエクセルや紙、ホワイトボードで行っていると、どうしても情報共有に時間がかかってしまいます。

さらに、エクセルや紙でのスケジュール管理に加え、なかむら建設株式会社さまのように拠点が複数ある場合には、余計に別の拠点にいる従業員の予定の把握は難しくなります。

従業員のスケジュール管理ができていないと、誰が今どこに行っているのか、どの程度忙しいのかといったことも見えにくくなります。

また、複数人の予定を調整する必要がある会議の際、社員それぞれのスケジュールを口頭や電話、メールで確認していては、それだけで時間がかかってしまいます。

従業員の予定をしっかりと把握しつつ、スケジュール管理にかける時間コストをなるべく減らしたい…そんな会社様も多いのではないでしょうか。

電話で確認/FAXで行動予定表を送信

▼ホワイトボードのスケジュール管理からの脱却を図った株式会社カワチョーさまの事例はこちら!

案件管理はクラウド化!でもスケジュールはアナログなまま

三重県伊勢市を中心に新築、リフォーム、リノベーションなどのを手掛ける建設業のなかむら建設株式会社さま
16名のスタッフが在籍し、「お客様が主役となる舞台づくり」をコンセプトにお客様との対話を大切にされ、高い断熱性、耐震性、遮音性、耐火性を兼ね備えたCLTという木材を使った家づくりにも挑戦しています。

なかむら建設株式会社さまの当時のスケジュール管理方法は以下の通りです。

  1. 以前kintone(キントーン)アプリ化した案件管理アプリから案件の一覧を抽出
  2. 各案件毎の工程表をエクセルで作成
  3. エクセルの工程表を元に一日ごとの各従業員の行動予定表を手書きで作成

案件情報はkintone(キントーン)アプリ化されているため、どちらの拠点であっても確認することができます。

しかし、その案件に誰が携わっているのかという情報を元に組み立てるスケジュールはアナログな管理となっていたため、誰がどの現場に訪問予定なのか、それぞれの拠点内でしか共有できないという課題がありました。

必要があればFAXを使って一方の拠点にスケジュールを共有していましたが、紙の予定表でわかるのはその日一日のスケジュールだけ

会議の予定を入れたい時等、先々の予定を知る必要がある場合には、各自の予定を口頭や電話で確認しなくてはなりませんでした。

▼お問合せが大幅アップ!でも対応漏れの心配は激減!案件管理はkintone(キントーン)で|建設業なかむら建設さまの事例

行動予定表を書いている様子

スケジュール管理をkintone(キントーン)化「一目でわかる」行動予定表に

行動予定表をクラウド化することで作成・共有にかかる時間コストを削減したい、各拠点で手書きでしか共有ができないという場所依存から脱却したいというご要望を受け、
まずは紙をkintone(キントーン)に置き換えることからスタートしました。
なかむら建設株式会社さまが行動予定表をクラウド化したステップは以下の4つです。

ステップ1.行動予定表をそのままkintone(キントーン)でデータ化し一覧表示

まず紙に書かれた行動予定表の情報をそのままkintone(キントーン)に移行しました。
各従業員のスケジュールを一覧表示させることで、誰が何日の何時にどこにいるかということは把握できるようになりました。

ステップ2.見え方をカレンダー形式に変更

一覧表示ではその日の中でその従業員がどのように動くかというスケジュールが分かりづらいため、kintone(キントーン)の表示をカレンダー形式に変更。
これまでの行動予定表に非常に近い見た目となり、紙の行動予定表からの置き換えに成功しました。

ステップ3.カレンダーから直接予定登録で入力の手間を軽減

ここからは、スケジュール登録作業の効率化のため、紙では実現できなかったことに注力しました。

実際にスケジュール登録を行う現場の方がスムーズに登録できるように、カレンダーの画面からそのまま自分のスケジュールを登録する事で、日時入力の手間を省きました。

スマホから予定を登録

ステップ4.カレンダーをより見やすくするための工夫

これまでの行動予定表では、同じ案件に対する仕事のスケジュールが入っていても、現場にいるのか、それとも事務所にいるのか、作業場所が分かりづらい状況でした。

そのため、作業場所に応じてスケジュールの色を分け、各社員がどこにいるのか一目で判断できるようにしました。

kintone(キントーン)化で場所依存から脱却、行動予定表作成にかかる時間が1/3に!

エクセルを元にした紙での管理をやめる事で、これまで1週間の行動予定表を作成するのに3時間程度かかっていた時間1時間程度になり、時間コスト削減に繋がりました

また、別の拠点にいても誰がどこにいるのかがkintone(キントーン)を見れば一目で分かるようになり、ほかの拠点にFAXで行動予定表を共有する必要も、互いの先の予定を口頭や電話で確認する必要もなくなりました。

紙の行動予定表からkintone(キントーン)でのスケジュール管理に変化移行して生まれたメリット、デメリットは以下の通りです。

<メリット>

  • 行動予定表がペーパレス化され、手書きで作成、FAXで共有する必要がなくなった
  • kintone(キントーン)を見れば他拠点の予定も把握することができる(場所依存からの脱却)
  • 現場にいるのか事務所にいるのか、一目で判断できるようになった
  • 先の予定まで入力しておけるため、本人に口頭で確認する必要がない

<デメリット>

  • kintone(キントーン)でのスケジュール管理に慣れるまでに時間がかかるため、定着まで時間が必要
kintone(キントーン)でのスケジュール管理に移行することで発生したデメリットについても、定期的にZOOMでkintone(キントーン)の操作説明会を実施し、現状で入力しづらい部分はないか等のヒアリングを通じて改善を続け、徐々に定着させていきました。

今後の見通し。スケジュールからワンタッチで日報を作成

今回、紙の行動予定表をkintone(キントーン)化することで「スケジュール管理の時間コスト削減」につながった建設業のなかむら建設株式会社さま。
ただ時間と手間が削減されただけではなく、これまでの紙のスケジュール管理ではできなかった見え方の工夫や、どの案件にどれくらい時間をかける予定なのかといったことも把握できるようになりました。

今後は、登録された予定を元にワンタッチで日報を作成する仕組み作りに着手したいとのこと。

スケジュール管理にかかる時間だけでなく、日報の登録コストを削減し、どの現場にどれだけの時間と人をかけたのか?を見える化したいとのことでした!

なかむら建設株式会社さまのスケジュール管理kintone(キントーン)化によるビフォーアフターは以下の通りです。

ビフォー
(kintone(キントーン)導入前)
アフター
(kintone(キントーン)導入後)
従業員のその日の行動予定を紙で管理していた
kintone(キントーン)によりペーパーレス化に成功
週間予定の作成に2〜3時間かかっていた
1時間程度に削減!
他拠点の従業員の予定を知るためには、行動予定表をFAXで送る必要があった
kintone(キントーン)化したため、何処の拠点に居ても全従業員の予定を確認できるようになった
先の予定は予定表になっていないため、会議など先の予定を把握する必要があるときには各従業員に口頭で確認していた
kintone(キントーン)で先の予定まで確認できるため、個別に確認する必要がなくなった
同じ案件に対する業務でも、事務所にいるのか現場にいるのか行動予定表からは判断できなかった
現場と事務所どちらにいるのかを登録してもらうことで、予定を色分けし一目でわかるようになった
案件管理がkintone(キントーン)化されたことでスケジュール管理につながり、さらにそれが日報へと波及することで、業務効率を会社全体で上げていく取り組みはこれからも続きます。

なかむら建設株式会社さま、ありがとうございました!