kintoneとメールワイズの連携方法とは？メリットやよくある質問も徹底解説

最近知名度が向上しているkintoneですが、サイボウズ社が提供しているのはkintoneだけではありません。
メールワイズというメール共有システムも、サイボウズ社が提供するサービスの一つです。

kintoneとメールワイズを連携することで、ステータス管理や対応履歴の管理、一斉配信などが簡単にできるようになります。

本記事ではkintoneとメールワイズの連携方法や連携するメリットについて解説します。

この記事でわかること

• メールワイズとは何か
• kintoneとメールワイズを連携するメリット
• kintoeとメールワイズを連携する方法

こんな人におすすめの記事です

• メールを効率良く漏れなく処理したい方
• 部署アドレスのようにチームでアドレスを共有している方
• kintoeとメールワイズの連携方法を知りたい方

メールワイズとは

メールワイズは、kintone(キントーン)と同じくサイボウズ株式会社が提供するメール共有システムで、業界や業種を問わず12,000社以上の導入実績があります。

メールワイズの主な機能は以下の3つです。

• メール1通ごとのステータス管理や対応履歴の管理、コメント機能
• 任意の宛先への一斉配信
• よく使用する文章のテンプレート化

上記の他にも、送信予約やアクセス権限の付与など、細かなものもあわせると約20もの豊富な機能があります。
メールワイズでは、これらの便利な機能を1ユーザー月額500円で利用することが可能です。

そして、メールワイズはkintoneと連携させることでさらに便利に活用することができます。

kintoneとメールワイズを連携する3つのメリット

kintoneとメールワイズを連携するメリットは、大きく以下の3つです。

• 誤送信を防げる
• 顧客情報と対応履歴を一元管理できる
• 一斉送信の対象者が簡単に抽出できる

それぞれのメリットについて以下で詳しく解説していきます。

ちなみに、kintoneとメールを連携するツールにはメールワイズ以外にも「kMailer」や「SendGrid」などのツールがあります。
こちらの記事で詳しく解説していますので、自社に合った連携サービスを選びましょう。
▼「kintoneから直接メール送信したい…」おすすめの拡張機能3選！

誤送信を防げる

kintoneとメールワイズを連携すると、kintoneの顧客情報アプリに登録されたメールアドレスを自動で連携できます。
そのため、メールの宛先をコピーする手間がなくなり、誤送信が防げるのがメリットです。

個人情報の厳密な管理が強く求められている今、メールの誤送信は大きなトラブルにつながる可能性があります。
一人ひとりが気を付けるだけでは限界があるため、間違いが起きない仕組みを作るためにも、メールワイズの活用が有効です。

顧客情報と対応履歴を一元管理できる

最初にご紹介した通り、メールワイズには対応履歴を管理できる機能があります。
その対応履歴をkintoneと連携させて顧客情報と紐づけることで、お客様とのやりとりを一元管理できるのがメリットです。
これにより、過去のやりとりを受信ボックスの膨大なメールから探し出す手間がなくなります。

また、メールの受信者に関わらず対応履歴をkintone上で確認できるため、担当者を変更する際の引き継ぎもスムーズになります。

一斉送信の対象者を簡単に抽出できる

DMの送信や各種お知らせ等、メールの一斉送信機能が必要になるシーンは多々あります。
一斉送信は、顧客の中から対象者を抽出して契約更新を通知したり、キャンペーンの案内文を送ったりするのに便利な機能です。

一方で、宛先を1件ずつ手入力するとかなり時間がかかりますし、送信先が多くなると間違いや漏れに気付きにくくなります。

kintoneとメールワイズを連携すれば、顧客情報から対象者を抽出し、テンプレート機能を使って簡単にメールの一斉送信が可能です。

kintoneとメールワイズの連携方法

それでは、kintoneとメールワイズはどうやって連携すれば良いのでしょうか？

自分のメールアカウントとkintoneの顧客情報アプリ(顧客のメールアドレスを含む)は準備済みとして、それ以降の手順を解説していきます。

kintoneでメールのテンプレートアプリを作成する

はじめに、kintoneでメールのテンプレートアプリを作成します。
なお、テンプレートアプリには最大100件までテンプレート登録が可能です。
100件以上登録した場合、古いものから使用できなくなります。

1．アプリのフォームに以下のフィールドを配置する

• テンプレート名：文字列(1行)
• 件名：文字列(1行)
• 本文：文字列(1行)、文字列(複数行)、リッチエディターのいずれか

2．1つのレコードに1つのテンプレートを作成する

3．テンプレート内で、顧客情報アプリから値を引用したい場合は、フィールドコードを「%」で囲む

kintoneのアプリにメールワイズ連携プラグインを設定する

次に、kintoneの顧客情報アプリにメールワイズ連携プラグインを設定します。

1．顧客情報アプリを開き、画面右上にある設定ボタン(歯車マーク)から「設定」タブの「カスタマイズ/サービス連携」にある「プラグイン」を選択

2．「追加する」をクリック

3．「メールワイズ連携」にチェックを入れ、画面右下の「追加」をクリック
※メールワイズ連携が一覧にない場合は、システム管理者による追加が必要です。
　kintoneシステム管理＞プラグイン　からインストールしてください。

4.メールワイズ連携を設定する

最後に、以下の手順でメールワイズ連携を設定します。

1.アプリの管理画面の「設定」「プラグイン」を開き、メールワイズ連携の歯車マークをクリック

2.「利用する配信の種類」から「履歴を表示するフィールド」の各項目を設定
※「*」マークの項目は必須

3.「保存」をクリック

「アプリの設定」画面で「アプリを更新」「OK」をクリックして完了

メールワイズの連携についてよくある質問

ここからはkintoneとメールワイズの連携について、よくある質問にお答えします。

無料のお試し期間はあるか

メールワイズの月額利用料金は1ユーザーにつき500円ですが、30日間の無料お試し期間があります。
WEBから企業名やメールアドレスなどを登録するだけで簡単に申し込みができるうえ、無料期間の終了後に勝手に課金されることもないので安心です。

細かな機能や使い勝手を確認するためにも、ぜひ積極的にお試し期間を利用しましょう。

kintoneのライトコースでも連携できるか

kintoneの契約コースには「スタンダードコース(月額1,500円/1ユーザー)」と「ライトコース(月額780円/1ユーザー)」の2種類があります。

ライトコースでは外部サービスとの連携やプラグイン、拡張機能に対応していないため、メールワイズとの連携はできません。

連携したアプリでエラーが表示される

メールワイズと連携したkintoneアプリで、エラーが表示される場合があります。
具体的には、アプリを開いても「メールを作成する」というボタンが表示されず、赤字で「テンプレートとして使用するアプリの取得に失敗しました」というメッセージが出るケースです。

エラーが表示された場合に考えられる原因と対処法は以下の通りです。

1．全ユーザーに該当エラーが表示されている場合

• テンプレートとして指定したアプリが削除されている
  →プラグインの設定画面で、存在するアプリを指定し直す

2．特定のユーザーのみに該当エラーが表示されている場合

• 該当ユーザーにレコード閲覧権限がない
  →アプリの設定ボタン(歯車マーク)から「設定」タブの「アクセス権」「アプリ」をクリックして確認し、権限を付与する
• アプリが非公開スペースに所属している
  →該当ユーザーを非公開スペースのメンバーに追加する
• テンプレートアプリが所属するアプリグループのアクセス権限がない
  →システム管理者が、該当ユーザーにアプリグループのアクセス権限を付与する

kintoneとメールワイズを連携してメールの処理を効率化しよう

メールワイズは、メールのステータスや対応履歴を管理したり、コメント機能を利用したりできるツールです。
kintoneと連携することで、メールに関する業務をより早く、より正確に処理できるようになります。
メールは毎日使うものだからこそ、この機会にぜひツールを導入して効率アップを図りましょう！

kintoneは他のツールと連携したり、カスタマイズすることでどんどん便利になる業務改善プラットフォームです。
メール以外でも「kintoneでこんなことができないか」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

株式会社コムデックでは、お客様のご要望をお聞きして、その場でkintoneアプリを構築する対面開発（開発支援・構築支援）も行っております。
kintoneやプログラミングを熟知した担当者がご相談を承りますので、お気軽にお問い合わせください。