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kintoneでファイル管理を実現!「資料を探す手間」がゼロに|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例

kintone×ファイル管理 「全ての情報がkintoneで分かる」状態を実現

業務に必要なデータやファイルがさまざまなツールに散逸していることで使いにくさを感じたことはありませんか?
ツールによっては社外から参照できないなど、利便性に欠けることも。
kintoneなら社内外からスマートなファイル管理が可能です。

実際に管理にkintoneを活用し、業務の効率がアップした導入事例を紹介します!

「kintoneですべての情報がわかるようにしたい」という想い

三重県伊勢市で電気工事業を営む株式会社アイフク・テックさま
住宅から高圧受変電設備までの工事・メンテナンスや、高所作業車・トンネル点検車などを使用しての工事、消防設備の施工・点検にも対応されています。

既に何度もコムデックラボにご登場いただいている株式会社アイフク・テックさまでは、事業柄、社外で仕事をする従業員さんが少なくありません。

そこで、「社外にいても日報の作成や見積の確認等の仕事ができるようにする」ことをテーマに、kintone(キントーン)販売管理システムを活用して様々な業務効率化を進めて来られました。

まずは、エクセルで作成していたため会社に戻らなければ作れなかった日報をkintone化し、スケジュール管理も合わせてkintone化。

スマホでも日報登録ができるだけでなく、kintone化した日報から各工事の工数を自動集計できるようになりました。

▼【kintone活用事例】工事の原価を見える化し予実管理を!電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例-前編 

さらに、販売管理システムとkintoneを連携させることで見積の情報をkintoneに集約し、予実管理をkintone上で行える状態に。

販売管理を利用することで、見積書そのもののフォーマットも統一され、作成コストが削減されました。

▼【kintone活用事例】予実管理もスムーズに!|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの事例-後編 

これまでは「エクセルで作成→印刷→承認・捺印」というフローで見積書の上長承認を受けていましたが、見積管理をkintone化したことで承認の流れもkintoneでできるようになりました。

社外にいても、スマホから内容確認と承認ができる仕組みで印鑑レスを実現
修正指示も電話やメールではなくkintone上で行うことができます。

▼kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認|電気工事業株式会社アイフク・テックさまの導入事例 

ここまでご紹介したように、着実に業務のkintone化を進めてきた株式会社アイフク・テックさま。

しかしその一方で、どうしても紙で保管が必要な書類や、そもそも紙で受領した資料の存在が業務の効率化を阻んでいました。

紙の資料の場合、「その場にいないと見ることができない、探すのに手間がかかる」といった課題があります。

そこで、紙の書類・資料もkintoneで見られる・検索できる状態を実現できないかと考え始めたのです。

「紙」中心の情報管理の課題

株式会社アイフク・テックさまでは、紙の書類・資料は棚や資料庫に保管し、業務中に必要になると、それぞれの保管場所に探しに行く必要がありました。

書類の種類に応じて保管場所が決まっていたため、同じ工事の書類であっても保管場所は様々。
ひとつの工事の情報を集めてくるのに、保管場所まで移動し、ファイルを探して、そこから書類・資料を探して使用後はまた保管場所に戻して……という作業を繰り返す必要があります。

出先で書類・資料の確認が必要になった場合には社内にいる方に前述のような作業をお願いするため、お互いに仕事の手が止まってしまうのです。

さらに、紙で保管しているため情報共有もスムーズではなく、書類・資料を作成した人以外は存在すら知らない書類もありました。

どこでも情報を確認したい!ファイル管理はkintoneでできる?

株式会社アイフク・テックさまの目標は、必要な紙書類・資料の内容をどこからでもkintone上で確認できる状態を実現することです。

しかし、ファイル管理、データ管理といえばクラウドストレージサービスがメジャーどころ。
kintoneでファイル管理はできるのでしょうか?

株式会社アイフク・テックさまでも、はじめはクラウドストレージサービスの採用を検討されました。

しかし、せっかくさまざまな業務をkintoneに集約し、情報の一元化を進めている中で、できれば他のツールを増やすのではなくkintoneへ集約させたい、という想いがありました。
kintoneには、標準機能として「添付ファイル」機能があり、一つの添付ファイルフィールドに対して1GBまで、複数のファイルを添付できます。

また、容量についても1ユーザー当たり5GBのディスク容量を保持しており、会社全体でユーザー数×5GBのストレージを使用できるのです。

データの大きい画像ファイル等であれば確かにクラウドストレージが向いているかもしれませんが、ユーザー数×5GBの容量があればPDF化した書類・資料のファイル管理ならkintone上でできるのではないかと考え、まずは実際にアプリを作ってみることになりました。

まずは自社でアプリ開発!対面開発で得たノウハウを活用

株式会社アイフク・テックさまでは、kintone化を推進するためにコムデックの対面開発を活用されてきました。

対面開発で得たアプリ開発ノウハウを活かし、まずは自社でファイル管理アプリを開発。
kintoneはプログラミングの知識が無くても、ドラッグ&ドロップで簡単にアプリを作成できるという特徴が功を奏しました。

▼kintoneアプリ開発は難しくない!自社開発と外注のメリット・デメリットを徹底比較 

まずはテストアプリを作成し、PDF化した資料を添付ファイルとして保存して使用感を確認。
標準機能では少し見えにくい部分はプラグインを入れることで表示を調整し、自社が使いやすいものにアップデートして次第に他の従業員の方も利用できるようにしていきました。

kintoneでファイル管理を実現するためのポイント・フォルダ風にルールを決める

実際にファイル管理アプリを運用する上で、株式会社アイフク・テックさまが工夫された点は、全ての書類を同じアプリに入れるのではなく、用途や書類・資料の種類に応じてアプリを分割することです。

kintoneには、一つのアプリにどんな書類も添付することができます。
しかし、全ての書類を一つのアプリに登録してしまうと、後でその書類を探したいときに手間がかかります。

パソコン上でフォルダ分けをするのと同様に、一つのフォルダにファイルを無秩序に放り込むのではなく、例えば「社内お知らせ書類」「経理書類」といったようにアプリを分けることで、後から書類を探したいときにも「まずどのアプリに入っているか」から絞り込むことができます。

「各アプリに登録する情報のルール」を定義することで、kintoneでもファイル管理を実現できたのです。

kintoneファイル管理アプリによって得られたメリット・デメリット

ファイル管理アプリを作成、導入された株式会社アイフク・テックさまでは、どのような書類・資料があるのか、ということが誰でも同じように確認できるようになったため、社内での情報格差は解消しました。
これまでの、「作った人しかその書類の存在を知らない」という状態を脱することができたのです。

また、棚や資料庫へ行っての書類・資料探しの時間がゼロに。
互いの時間を奪っていた「社内でしか確認できない書類」もkintone化によって社外からでも確認できるようになりました。

これまでは工事ごとに管理されている書類の場所がバラバラでしたが、kintoneにある書類は工事名で検索できるため、必要な書類がすべて自席にいながら把握できるようになったのです。

PDFでの添付が難しい書類については、書類が保管されている書庫の場所を記録しておくアプリを作り、資料探しの手間を削減しています。

社外でも閲覧したい書類や資料を、紙からPDFにするには確かに手間も時間も必要です。
しかし、「一度PDF化してkintoneに登録すれば、それ以降はずっとkintone上で確認できる」他、BCP(事業継続計画)対策としても有効な手段と言えるでしょう。

今回、株式会社アイフク・テックさまが自社でアプリを開発し、実現したkintoneによるファイル管理。

「どこからでも情報を見られるようにはしたいけれど、クラウドストレージを使うほどでは…」とお思いの経営者様やIT担当者様も多いのではないでしょうか?

kintoneでファイル管理を行うのに適したデータ、適さないデータはもちろんありますが、kintoneであれば、運用しながら現場に合わせて使いやすいように見やすいように手を加えていくことが可能です。
御社でも、紙で管理されている情報をkintoneで見られるようにしてみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

西道涼

『クラウドサービスの先導者』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主に中小企業のクラウドサービスの提案から導入支援まで、一貫してサポートさせていただいております。 たくさんのクラウドサービスが普及する中、どのクラウドサービスが自社に合っているのか…お悩みではありませんか? 是非一度御社の理想をお聞かせください。ぴったりのクラウドサービスをご提案させていただきます!

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