kintone活用で会議時間1/5に！リアルタイムな情報共有と業務効率化を実現した導入ステップとは？｜製造業 中勢製氷冷蔵株式会社さまのアプリ開発事例
「社内での情報共有ツールが複数あって確認が面倒」「メールやホワイトボードでは情報共有漏れが起こってしまう」そんなお悩みを抱える企業さま必見！
今回は、kintoneを活用して、様々な側面から情報の一元化とリアルタイムな情報共有、業務効率化を実現させた導入事例と、導入効果をご紹介します。
目次
kintone hiveにも登壇！kintoneは「積極的な人生を支援するプラットフォーム」
「継続して地域に貢献できる製氷メーカー」を目指し、積極的な設備投資や従業員さんの安全確保、負担軽減を実現する機械の導入などを積極的におこなわれてきました。
新型コロナの感染拡大により店舗やイベントでの氷の需要が大きく減少しましたが、「こういう状況だからこそできることを」ということでkintone(キントーン)活用をスタート。
社内の業務改革に取り組まれ、導入からわずか半年の2021年6月には日々の業務でkintoneを活用しているユーザーが一堂に会し、業務改善プロジェクトの成功の秘訣を共有するリアルイベント、kintone hiveにもご登壇
kintoneを「積極的な人生を支援するプラットフォーム」として、中小企業目線でのkintoneの良いところや導入の効果をたっぷりご紹介いただきました。
今回は、中勢製氷冷蔵株式会社さまがkintone hiveで講演いただいた内容をより詳しくお伝えします！
新型コロナをきっかけに社内の業務改革に着手！kintone導入をスタート
これまで中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、メールや紙資料、ホワイトボードを使って情報共有やタスク・スケジュールの管理などをおこなってきました。
慣れた方法ではあるものの、担当の従業員さんが情報をエクセルにまとめる手間や、情報が共有されるまでに時間がかかることが課題となっていました。
最初のkintone対面開発ミーティングの様子は、以前コムデックラボでもご紹介させていただきました。
kintone活用を成功に導いた4つのステップとは？
そこで、中勢製氷株式会社さまでは「最短スピードで全従業員さんがkintoneを使いこなせるようになる」ことを目指して、以下のようなステップでkintone導入を進めていきました。
- メールや紙資料、ホワイトボードなどで管理している情報を洗い出し
- 従業員さん全員が使っているものをkintone化して、kintoneに慣れてもらう
- 紙資料やホワイトボードでの作業を徐々にkintoneへ
- 情報共有ツールはkintoneへ完全移行、情報の一元管理
入力項目のシンプルなものをkintone利用の最初の一歩とすることで、kintoneに対する苦手意識を持つことなく活用をスタートさせることができました。
「気軽に使えて便利なツール」としてkintoneの導入を進めていった
より従業員さんがkintoneに触れる機会増やして利用のハードルを下げるべく、部署や職種に関わらず誰もが利用する【休暇申請アプリ】と【スケジュール管理アプリ】も運用開始。
【休暇申請アプリ】はこれまでの【環境整備投稿アプリ】や 【タスク管理アプリ】と同じくスムーズに利用しはじめることができましたが、【スケジュール管理アプリ】については「毎日ほぼ同じスケジュールなのに、毎回登録しなおさなくてはいけないため面倒」という意見が出てきました。
「手間なくスケジュールを登録できる」状態と「従業員全員の仕事の予定が見える化できている」状態を両立できるようになったのです。
また、これにより「現場の声や要望に沿ってカスタマイズができ、使い勝手の良いアプリを作成できる」というkintoneの強みの認知にも繋がりました。
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こうして徐々に、メールや紙資料、ホワイトボードで管理・共有していた情報がkintoneに集まっていきました。
kintoneをチェックすれば全ての最新情報がすぐ把握できるから、会議時間は1/5でOK
現在、中勢製氷冷蔵株式会社さまの社内の情報共有ツールはkintoneへほぼ一元化されました。
導入から半年が経過し、今ではkintoneさえ確認すれば、タスクや共有事項、業務改善報告、スケジュールなどの最新情報を把握可能です。
工場内にはkintoneの画面を常に表示するモニターを設置して、従業員さんたちがデスクに戻ったりスマホで確認したりしなくても最新の情報が確認できるよう、環境を整備して活用度を高めています。
その他にも、kintoneへの情報共有ツールの一元化、さまざまなアプリ開発、全従業員さんでの使用が進み、中勢製氷冷蔵株式会社さまでは多くの導入効果が見えてきています。
これまでは、まず現在の仕事の状況について、互いが持っている情報を共有するための時間が必要でした。
しかし、kintone導入後の会議は情報が共有されたところから議論が始められる形に変化。
事前に情報を見て、状況を把握したうえで全員が会議に参加できるため、毎週5時間かけていた会議は1時間で済むようになりました。
トップページに見ておかなければいけない情報がまとまっている
事前に共有しておきたい内容
会議の前にコメントである程度の方向性がコメントで決まっている。
誰がいくつ投稿したか？という情報も自動で集計されるため、その数値を元に従業員評価を行う際もスムーズになった……等、kintoneに集約した情報に関わる業務全体の大幅なスリム化が実現しています。
また、kintoneで社外からも仕事の最新の情報を把握できるようになったことで、家庭の事情などによるリモートワークにも対応しやすくなりました。
それでは、kintoneを活用出来ている人との情報格差が開いてしまいます。
「全従業員が使える」状態はだれもが使うものからkintone化することで実現できましたが、その先の「より効率化に関わる業務」アプリの活用については、会社全体の底上げが必要そうです。
今後は業績アップにつながる情報管理を推進していく
ワークライフバランスが叫ばれる現代では、いかに全員に素早く正確な情報を伝えるかが重要であると中勢製氷冷蔵株式会社さまの長野社長はおっしゃられます。
kintoneを活用することで「素早く正確な情報共有」を実現し、今度は従業員本人が共有された情報を活用して時間を上手に使うことができる、それによって仕事だけではなく、人生を充実したものに変えていける……そんな想いから長野社長はkintoneを「積極的な人生を支援するプラットフォーム」と定義し、活用の幅をどんどんと広げていらっしゃいます。
今回のkintone導入やアプリ開発は、主に従業員さんの業務効率の向上、負担軽減が目的でしたが、今後は、売上・粗利の向上や製造コスト削減など業績に直結する情報管理にも取り組まれ、会社全体がより成長していくことを目指していかれるそうです。
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