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kintoneで作業自動化!RPA Coopelの連携で作業月20時間のコスト削減|クレーン設置・点検業 株式会社クレーンメンテ広島さまの導入事例

kintone×RPA Coopel 書類送付を自動化!月20時間の作業コスト削減
取引先への報告や情報共有の際に多い、「自社資料をPDF出力してメール添付」「データのコピー&ペースト」などのくり返し作業。

こういった作業は単純ながら手間や時間を要する上、繰り返すうちに確認が漏れてしまいミスも起こりやすいものです。

今回は、そんなくり返し作業をkintoneとRPA Coopelの連携で自動化し、作業コストとミスを大きく削減させた、株式会社クレーンメンテ広島さまの導入事例をご紹介します!

業務改革に取り組むなかで単純なくり返し作業が負担に

クレーン設置・点検業を手がける株式会社クレーンメンテ広島さま

取引先が安全で安定した作業環境を保てるよう、工業用クレーンの定期点検サービスを提供しています。

目指されているのは、取引先の業務を止めてしまう要因となる「突発修理ゼロ」を実現すること。

質の高いサービスを提供しつづけるため、職場環境や業務改善にも積極的に取り組まれ、奮闘されています。

これまでにも何度もコムデックラボにご登場いただき、資料のペーパーレス化や電子サイン導入、案件や勤怠、売上の管理等、kintone(キントーン)をフル活用した業務改善の取り組みをご紹介してきました。

ペーパーレス化の事例はこちら!

▼【紙での資料管理にお困りの企業必見】膨大な紙資料をkintone化!顧客管理・案件管理をペーパーレスに

勤怠管理の事例はこちら!
そんな株式会社クレーンメンテ広島さまでは、 取引先でクレーンの点検実施後に点検表を作成し、発行しています。

点検表はクレーンごとに必要なため、一度に複数の点検表を作成・発行することもあり、取引先によっては50台分以上の点検票作成が必要になることもあります。

この点検表をkintone化し、お客様からのサインを一回で済むように電子サインを導入した事例がこちらです。

▼【kintone電子サイン】手書きサインの手間をなくし、お客さまの負担を軽減する!

以前は紙でお渡ししていた点検表をkintone化することで、点検後に発行したPDFをメールでお送りするという形に変わりましたが、その反面、台数が多いとPDF発行だけでも時間がかかってしまうという新たな問題が浮上しました。

これまでおこなっていた点検表送付までの手順は、以下のとおりです。

  1. クレーン点検後にkintoneへ情報を入力
  2. 点検データをPDFとして出力(点検表出力)
  3. 送付前にPDFファイル名をリネーム
  4. メールにPDFを添付して取引先担当者さまへ送付

クレーン台数が多い取引先にはファイル送付メールも複数に分けるなど、作業自体は単純ながらとにかく手間と時間がかかることがネックでした。

また、送付する点検表があっているか確認するために「確認用の一覧」を作成する等、業務を確認するための新たな作業も発生し、作成した一覧で逐一確認しているものの、人の手による作業のため、まれに送付漏れ等のミスも発生してしまっていたのです。

くり返し作業自動化のためにRPA Coopelを導入したい

そんな折、コムデックの担当者勉強会でRPA Coopelの紹介をさせていただく機会がありました。

RPAとはRobotic Process Automationの略で、パソコンを使用しておこなうくり返し作業などを自動化できるソフトウェアやサービスを指します。

クリックやキーボード入力などさまざまな作業に対応でき、24時間365日の稼働も可能です。

Coopelはクラウド型のRPAで、専門知識がなくても直感的にシナリオを作成して使えることが特徴。

クラウド型でありながら、ブラウザで自動化した動作をチェックできることも、安心して導入できるポイントです。

kintoneとの連携が可能で、kintoneとともに活用する企業さまが増えてきています。

▼コムデックもついにRPA導入!?Coopel勉強会を開催しました

「点検表の出力・送付作業にRPA Coopelを活用できないだろうか」と考えられた株式会社クレーンメンテ広島さまの鳴谷社長。

すでに点検などの案件管理がkintoneに一元化されている株式会社クレーンメンテ広島さまなら、RPA Coopelとの連携や導入もスムーズに進められそうだということで、点検表の出力・送付作業の自動化プロジェクトがスタートしました。

従業員さんと取引先担当者さんの負担が少なくなるようなシナリオに

点検表の出力・送付の作業自動化に向け、RPA Coopelの導入に着手した株式会社クレーンメンテ広島さま。

せっかく自動化するなら、人がおこなう作業をかぎりなく減らそうとじっくり検討した結果、RPA Coopelに実行させる作業は以下の3つになりました。

  1. kintoneの「点検表自動送信対象一覧」からデータを取得、PDFとして出力
  2. GoogleDriveにある取引先ごとのフォルダへPDFを保存
  3. GoogleDriveのフォルダの共有用リンクを取引先担当者さんへメールで送信
当初は、これまでと同じようにPDFファイルをそのままメールに添付する形を想定していましたが、点検台数によってはメールが分割される点が懸念材料に。

かといって一台分ずつメールを送っていては、受け取る取引先担当者さんの負担が大きくなってしまいます。

そこで、メールに直接PDFを添付するのではなく、GoogleDriveへPDFファイルをアップロードしてリンクをメール送付というシナリオに変更することで、メールは一通のみで済むようにしました。

RPAで自動化するときに、重要となるのは「どこまで人の手で作業をして、どこから自動化するか」という定義をしっかりと行うことです。

株式会社クレーンメンテ広島さまの場合には、誤った先に点検表を送ることを防ぐために、「自動で点検表を送付する先」を設定するのはあくまで人の手で行い、そこから先は自動という形で線引き。

その上で、人の手で実施する部分についてはできるだけ簡単な作業となるよう工夫をこらしました。

点検表は一台で一レコードのため、一件一件ステータスを変更していくのは時間がかかりすぎます。

そこで、顧客名で絞り込み、プラグインを利用して一括更新ができるように設定。

データに「準備完了」フラグが立ち、「準備完了」になっているレコードだけRPAの点検表自動送付対象となる仕組みを構築しました。


もうひとつ、RPAで自動化をするときに重要なポイントは、「万が一RPAが止まってしまっても業務を継続できるようにすること」

よく「事務作業を自動化したら、作業がなくなった代わりに自社でその作業をできる人がいなくなってしまった」いわゆるブラックボックス化の事例を耳にします。

RPAが止まらないように、エラーにならないように注意してシナリオを作っていくことはもちろんですが、もし一時的に止まっても業務遂行に支障が無いように、「RPAで何をやっているのか」は明確にしておく必要があります。

今回の株式会社クレーンメンテ広島さまの場合は特に、「取引先へメール送信する」という社外も関係するシナリオのため、エラーが起きたり動作が正しくおこなえなかったりした際の対処には特に注意してシナリオを作り上げていきました。

RPA Coopelの活用により月20時間の作業コストとミスの大幅削減に成功!

点検表出力・送付作業を自動化した株式会社クレーンメンテ広島さまでは、これまで1日1時間ほどを要していた作業がほぼゼロになり、月20時間の削減を実現。

また、人の手による作業でなくなったため、送付先間違いや添付漏れといったミスもゼロになりました。

実際にRPAが送付した点検表送付メール

取引先担当者さんの中には今回初めてGoogleDriveに触れる方もおられ、「どうやって点検表を見たらいいの?」とファイル閲覧についての問い合わせもあるそうですが、今後これは継続して使用していくことで減っていくでしょう。

リンクのGoogleDriveを開いたときに表示されるページ

「やるべきことに時間を使える」環境づくりをさらに進めていく

kintoneとRPA Coopelの連携によって点検表出力・送付作業の自動化を実現し、作業コストやミスの削減に成功した株式会社クレーンメンテ広島さま。

鳴谷社長は一連の業務改善を進める中で「無駄な作業をなくし、ITやロボットの活用で作業はできるだけ自動化して、やるべきことに時間を使いたい」との想いを強くされています。

次は、定期的におこなっているメンテナンス予定を案件管理アプリへ反映させ、設定漏れなどがないようにする自動化を検討中とのことです!

この記事を書いた人

佐田薫士

『kintoneスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 主にkintoneのカスタマイズを得意とし、サイボウズ認定資格である「kintone Associate」「kintone Customization Specialist」「kintone AppDesignSpecialist」を取得しています。 kintoneは他ツール(RPAや販売管理システム等)との連携も得意としていますので、皆様の業務の手助けになりそうな事例を見つけ、是非ご相談ください! youtube「俺たちkintone芸人」で検索!

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