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法人がクラウド会計ソフトを使うべき3つの理由|業務効率化に成功した事例紹介

クラウド会計ソフトを導入すべき3つの理由

これまでインストール型の会計ソフトを利用していた法人様は、どこからでもアクセスできるクラウド型に移行することには漠然とした不安もあるかもしれません。
しかし、クラウド型会計ソフトではさまざまな入力業務が自動化されており、複数人で同時に作業もできることから、大幅な業務効率化が期待できます。

この記事では、クラウド型・インストール型それぞれの会計ソフトのメリットとデメリットや、クラウド会計ソフトの導入で業務効率化に成功した事例などをご紹介します。

この記事でわかること

  • 会計ソフトの種類
  • クラウド型・インストール型会計ソフトのメリット・デメリット
  • クラウド会計ソフトの導入事例

こんな人におすすめの記事です

  • 会計ソフトの導入を検討している方
  • クラウド型会計ソフトの導入事例を知りたい方

会計ソフトの種類

会計ソフトにはさまざまな種類がありますが、利用するための前提条件として「クラウド型」「インストール型」という2つのタイプがあります。
それぞれの特徴について見てみましょう。

クラウド型会計ソフト

クラウド型は、インターネットを利用してサービスが提供されるサイトにアクセスし、オンライン上で会計情報の管理と処理を行います。
そのため初期費用はかからず、サービスの提供元に対して月額料金で支払うのが一般的です。

インストール型会計ソフト

インストール型は店頭やインターネット上で購入したソフトをパソコンにインストールし、オフラインで会計情報の管理と処理を行うものです。
ほとんどの場合費用はソフトの購入代金だけで済みますが、一部保守サービスの加入が必要になるケースもあります。

クラウド型会計ソフトのメリット・デメリット

クラウド型会計ソフトのメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット デメリット
・初期費用が安い
・使う場所や端末を問わない
・操作が簡単
・クラウド上に自動バックアップ
・ランニングコストがかかる
・「この日時点のデータ」に戻すことが難しい

クラウド型は月額料金制なので、基本的には初期費用は必要ありません。

また、インターネットさえつながればどこにいても、どの端末からでも利用できます
テレワークを導入している企業や、経理担当者が複数いる企業にとっては大きなメリットです。

操作や項目がシンプルに設計されているソフトが多いため、会計処理の初心者でも使いやすくなっている他、バックアップを取らなくても自動的にクラウド上にデータが保存されるというメリットがあります。

クラウド会計のメリットはこちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼会計ソフト導入のメリット・デメリットとは?選び方・注意点を解説

一方で、クラウド型会計ソフトのデメリットとしては、ランニングコストがかかるという点が挙げられます。
月額料金を払い続ける必要はありますが、常に最新の機能が利用できることを考えると、必要経費とも言えるでしょう。
他にも、特定の日のデータに切り戻すといったことはできないため、間違ったデータを大量に登録してしまった場合には、手動で一つ一つ消していく必要があるのもデメリットと言えるかもしれません。

クラウド会計のデメリットはこちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
▼クラウド会計ソフトのデメリットとは?対策と導入が向いている企業を徹底解説

インストール型会計ソフトのメリット・デメリット

インストール型会計ソフトには、次のようなメリット・デメリットがあります。

メリット デメリット
・ランニングコストが安い
・インターネット環境が必要ない
・入出金明細データなどを自動取得できない
・利用端末が制限される
・税務のルール変更が自動反映されない
・手動でバックアップを取得する必要がある

インストール型の場合、買い切りのソフトであればランニングコストはかかりません。
また、インターネットに接続する必要がないため、インターネットの利用が制限される環境などでも対応できます。

一方、クラウド型では金融機関やクレジットカード、ICカードなどのデータを自動取得できるソフトが多いのですが、インストール型の場合はこれらとの連携ができません
端末についても、会計ソフトをインストールしたパソコンでしか作業ができないため、利用できる場所と人数が限られてしまいます。
その他にも、手動でバックアップを取る必要があることや、税務のルールが変わった場合には手動で設定しなければ反映されないのもデメリットと言えます。

法人がクラウド会計ソフトを使うべき3つの理由

これから会計ソフトの導入・切り替えを考えている法人様には、クラウド会計ソフトがおすすめです。
これまでの流れで長年同じインストール型の会計ソフトを使っている法人様も多いかと思いますが、クラウド会計ソフトを使うべき理由について詳しく見てみましょう。

業務効率化が可能

クラウド会計ソフトでは、金融機関やクレジットカード、ECサイトと連携できるものが多いため、業務の効率化が可能です。

例えば銀行口座やクレジットカードの取引明細を自動で取得し、勘定科目を自動で提案、仕訳入力までしてくれるソフトもあります。
記帳のために銀行へ行ったり、取引明細を1件ずつ手で入力したりする必要がなくなるため、大幅な時間短縮が可能です。

アカウントさえ作れば複数人で同時に作業ができるため、テレワークを導入している企業や、外部の税理士に情報を共有する際もスムーズに作業ができます。

安全性が高い

クラウド会計ソフトの場合、きちんと管理・保守されたサーバーで処理を行うため安全性が高いのがメリットです。

インストール型の場合は、そのパソコンが故障したりウイルスに感染したりするとデータが破損・流出するリスクが大きくなります。
大規模災害などに備えるBCP(事業継続計画)の観点からも、クラウドであればデータが保全できるのがメリットです。

税制改正に対応している

クラウド会計ソフトなら、税制改正などがあった場合も自動で反映されるため、常に最新のバージョンが利用できます
インストール型の場合はパソコンを一台ずつ手動でアップデートする必要があり、月末や月初など忙しい時期に重なると作業が中断するなど大きなストレスとなりますが、クラウド型ならそのような心配もありません。

クラウド会計ソフトを導入して業務効率化に成功した事例

ここでは、クラウド会計ソフトを導入して業務効率化に成功した事例をご紹介します。

▼バックオフィス全体の効率アップを実現するクラウド会計活用術

コムデックでは、過去にインストール型の会計ソフトを使っていました。
会社にあるパソコンのうち数台に会計ソフトがインストールされており、限られた社員のみが限られた端末だけで会計処理を行えるという状態です。

インストール型の会計ソフトを使っていた時には、届いた請求書と照らし合わせながらエクセルで「支払予定一覧表」を作成し、その内容を元に会計ソフトへ買掛や未払の仕訳を登録する必要がありました。
入力ができたら複数の担当者が目視でチェックをし、支払いが終わると紙でファイル保管します。
そして、インターネットバンキングで振込を行ったら、入出金明細を見ながらまた支払いの仕訳を手で入力するという流れです。

従業員の立替経費は紙の申請書と領収書を元に科目ごと手入力、クレジットカードについては利用明細を見て一件ずつ登録、引き落としについても口座の入出金明細で確認しながら仕訳を手入力……と、全てのデータを手で入力しなければなりません。

もちろんこれらの業務は会計ソフトだけで行っていたわけではありません。
給与計算ソフトは給与計算の専用ソフトで、受け取った請求書の取りまとめはエクセルで、経費精算は紙で、請求書の発行は販売管理システムで……と、それぞれ別のツールで運用していました。

しかし、法人においてお金が動く業務は最終的に全て会計に集約しなくてはなりません。
そのため、エクセルや専用ソフト、紙で行った結果を会計ソフトに入力する必要があったのです。

そこで、コムデックでは会計を中心とした経理業務全体をクラウド化。
クラウド型会計ソフトであるマネーフォワードクラウド会計をはじめとして、マネーフォワードクラウド給与マネーフォワードクラウド経費、受け取った請求書を電子帳簿保存法に対応する形で保存できるマネーフォワードクラウド債務支払などを導入した結果、「仕訳を手入力する」作業は一切不要になり、各業務時間が以下のように短縮されました。

導入前(インストール型) 導入後(クラウド型)
支払業務 24時間 6時間
請求業務 12時間 4時間
経費精算 8時間 0.5時間
給与計算 8時間 1時間
合計 52時間 12時間

どの業務でも劇的な改善が見られ、合計時間は52時間から12時間と75%の削減になりました。
今回、コムデックは経理に関わる業務全体をクラウド化することでこれだけの効果を出すことができましたが、中心となる会計ソフトがインストール型の場合給与計算や経費精算請求書発行などの周辺業務をどれだけクラウド化・デジタル化したとしても手入力が残ってしまいます。
中小企業のバックオフィスの業務改善においては、会計をクラウド化することがカギとなるのです。

無料の会計ソフトと有料の会計ソフトの違い

会計ソフトの中には、無料で利用できるものもあります。
しかし、その多くは使える機能が限定されていたり、サポートがなかったりするため、法人として無料ソフトのみで会計処理をすることはおすすめできません。

一方、マネーフォワードクラウド会計など有料の会計ソフトでも、無料トライアル期間が設けられていることがほとんどです。
使える機能や操作性などを確認するためにも、本契約をする前に一度トライアル利用してみるのが良いでしょう。

クラウド会計ソフトを導入して業務効率化を図ろう

クラウド会計ソフトは、オンライン上で会計情報の管理と処理ができるシステムです。
インターネット環境とログインID・パスワードがあれば、いつでも、どこでも、だれでも同時に利用できるうえ、金融機関や決済サービスとも連携できるため大幅な業務効率化が期待できます。
これから会計ソフトの導入や切り替えをお考えの方は、ぜひクラウド型で検討してみてください。

クラウド会計ソフトの種類で迷ったら、マネーフォワードクラウド会計がおすすめです。
マネーフォワードならAmazonなど3,000以上の決済サービスとの連携が可能で、入力・仕訳がほぼ自動で処理できます。
前述の通り無料のトライアル期間もありますので、まずはどんな操作画面なのかを確認するところからはじめてみてはいかがでしょうか?

この記事を書いた人

徳田幾美

『勤怠管理のスペシャリスト』

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

日本人の心のふるさとである”三重県伊勢市”を拠点に、中小企業のDX化を支援しています。 勤怠管理クラウドKING OF TIMEやMoneyForwardクラウド給与の導入を得意とし、脱タイムカード・給与明細の電子化から人時生産性の向上まで、他クラウドサービスも含めたトータルサポートをご提案しています。 「紙のタイムカードや出勤簿を手で集計していて時間がかかる」「給与明細を手渡ししている」勤怠管理や給与計算でお悩みの企業様、是非一度ご相談ください!

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